성문교회 행정시스템 구축 및 교회활성화 방안 2008년 12월 ISO-9000/ISO-14001/QS-9000/TL-9000/TS-16949/OHSAS-18000/UL/CSA/VDE/CE/CCIBCCEE 성문교회 행정시스템 구축 및 교회활성화 방안 2008년 12월 Homepage:www.imskorea.co.kr E-mail:hjlee@imskorea.co.kr Tel:032)613-1879,1860 Fax:032)663-1860

목 차 1. 행정시스템 구축 필요성 2. 행정시스템 구축 목적 3. 프로세스 개념 4. 프로세스 파악 요구사항 목 차 1. 행정시스템 구축 필요성 2. 행정시스템 구축 목적 3. 프로세스 개념 4. 프로세스 파악 요구사항 5. 프로세스 관리 CYCLE 6. 행정시스템 요구사항 7. 문서화 체계도 8. 표준문서 작성 지침 9. 사업계획서 작성 지침 10. 교회 행정시스템 경영 8원칙 11. 조직관리 활성화 방안 12. 사례 발표(예사봉 )

1. 행정시스템구축 필요성 첫째 : 프로세스중심의 행정경영시스템 구축. 1. 행정시스템구축 필요성 첫째 : 프로세스중심의 행정경영시스템 구축. 둘째 : 교회의 방침 및 목표를 달성하고 유지하며 지속적인 개선을 도모하기 위함. 셋째 : 교역자 또는 국장의 변경에 따른 업무의 손실을 예방하고 일관성 있는 교회 관리로 업무의 질적 개선 위함. 넷째 : 교회의 구성원 및 성도들에게 행정경영시스템에 대한 신뢰감을 부여하기 위함. 다섯째 : 교회의 국제적 행정시스템에 필요한 이행 기준에 대한 투명성과 신뢰감을

2. 행정시스템 구축 목적 첫째 : 국제적인 행정경영시스템 구축 둘째 : 프로세스를 통한 실적관리 셋째 : 문서관리체계 정비 및 행정 관리수준 향상 넷째 : 교회 행정 관리 강화 및 지명도 우위확보 다섯째 : 업무 프로세스 내부감사 및 지도자 양성 여섯째 : 행정시스템 개선 및 일관성 있는 교회업무 유지 일곱째 : 모든 절차의 문서화에 따라 개인의 know-how가 교회로 축척

3. 프로세스( Process )개념 자원 (Resources) 입력(Inputs) 출력 (Outputs) 활동 (Activity) “ 자원을 활용하여 입력을 출력으로 변환시키는 상호 관련되거나 상호 작용하는 활동의 집합 ”

프로세스 내에 사용되는 기계, 자재(시험장비포함), 컴퓨터 시스템, 소프트웨어에 대한 상세한 사항을 기재 4. 프로세스 파악 요구사항 무엇으로 ? (자재 / 장비) 누가 ? (교육훈련, 지식, 숙련도) ③ ④ 프로세스 입 력 ⑥ 출 력 ⑦ ① 어떻게 ? (방법 / 절차 / 기법) 어떤중요한 기준으로 ? (측정 / 평가) ② ⑤ No 상세사항 ① 프로세스 (해당 업무)명을 기재 ② 연계된 프로세스 관리, 지원 프로세스, 절차, 방법 등에 대한 세부사항을 기재 ③ 프로세스 내에 사용되는 기계, 자재(시험장비포함), 컴퓨터 시스템, 소프트웨어에 대한 상세한 사항을 기재 ④ 지원요구사항을 기재하고 요구되는 숙련도, 적격성 기준, 안전장비등에 특별한 주의를 기울인다. ⑤ 프로세스 효과성의 측정치, 즉, 매트릭스 목표를 기재 ⑥ 문서, 자재, 공구, 일정 등이 될 수 있는 실제 입력물의 상세사항을 기재 ⑦ 서비스행정, 문서가 될 수 있고 효과성의 실제 측정치를 연계되어야 할 실제출력물의 상세사항을 기재

5.프로세스 관리(P-D-C-A) Cycle 조치(Action) 계획(Plan) 개선의 이행 식별순서와 상호작용 기준 및 방법 점검 및 분석 계획의 이행 체크(Check) 실시(Do)

6. 행정 시스템 요구사항 행정시스템의 지속적 개선 성도 및 기타 이해관계자 성도 및 기타 이해관계자 목회경영 책임 자원 관리 점검,분석 및 개선 만족 서비스 실현 요구 입력 서비스 출력 범례 : 가치부가활동 정보 흐름.

7. 문서화 체계도 (표준문서+기록문서) 목회 비젼, 방침, 목적의 기술 및 총회규격등에 따라서 행정경영시스템을 기술한다. 매뉴얼 ( 수준A ) 행정경영시스템 절차서 ( 수준B ) 지침서 ( 수준C ) 목회 비젼, 방침, 목적의 기술 및 총회규격등에 따라서 행정경영시스템을 기술한다. (당회장 / 행정목사) 행정경영시스템의 요소를 실행하기 위하여 필요한 개개의 기능 단위에 대한 활동의 기술 (국장 / 기관장 /팀장) 교회 구성원 개개인의 상세한 작업 지침 (팀원 / 부서원) 기록 • 서식 달성된 결과를 명시하거나 수행한 활동의 증거를 제공 (회의록/보고서등)

8. 표준문서 작성 지침 2) 목적 3) 책임과 권한 4) 일반사항 5) 업무 절차 6) 기록유지 7) 관련 표준 매뉴얼/규정 요소별 구성 항목 1) 적용 범위 2) 목적 3) 책임과 권한 4) 일반사항 5) 업무 절차 6) 기록유지 7) 관련 표준

9. 사업계획서 작성 지침 1.표지(제목/부서명/결재칸) 2.내용기술 1) 취지 및 목적 2) 2009년 중점 사업 방향 3) 조직도 4) 책임과 권한 5) 월별 행사 계획내용 6) 예산안(수입/지출) 7) 조직명단 첨부 ; 예사봉 명단

10. 교회 행정시스템 경영 8 원칙 성도 중심 : 현재 및 미래의 성도 욕구를 이해하고 성도 요구사항을 충족시키며 성도의 기대를 넘어서도록 노력할 것 2) 리더쉽 : 리더는 구성원 들이 교회의 목표를 달성하는데 전적으로 참여할 수 있는 내부환경을 조성, 유지할 것 3) 전원 참여 : 전원이 참여함으로써 그들의 능력이 교회의 이익을 위하여 발휘될 수 있도록 할 것 4) 프로세스 접근 방법 : 관련된 자원 및 활동이 하나의 프로세스로서 관리될 때 원하는 결과가 보다 효율적으로 얻어 짐 5) 경영에 대한 시스템 접근 방법 : 교회의 목표를 달성하는 데에 있어서 효과성 및 효율성에 기여 함 6) 지속적 개선 : 교회의 총체적인 성과에 대한 지속적 개선은 교회의 영구적인 목표이어야 함 7) 의사결정에 대한 사실적 접근 : 데이터 및 정보의 분석에 근거하여 효과적인 의사결정을 할 것 8) 상호 유익한 파트너 관계 : 상호 의존적이므로 상호 이익이 되도록 가치를 창조 위한 양쪽 능력 증진

11. 조직관리 활성화 방안 자원관리 : 은사 발견 세미나 통한 적절한 배치 및 양육 훈련 자원관리 : 은사 발견 세미나 통한 적절한 배치 및 양육 훈련 2) 책임과 권한 : 책임만 부여하지 말고 권한까지 주어 수동적 자세를 자발적/능동적 자세로 전환 3) 사업기간 명확화 : 전년도 12월부터 익년도11월까지를 1월부터 12월까지 통일 4) PDCA프로세스 정착 : 사업계획서 작성 및 워크샵 / 실행/점검(월례회 등)/ 조치(각팀별 보완사항 해결) 5) 운영회의 실시 : 분기별 모든 부서 국장(부 국장) 참여 운영회의로 각 국 별 행사 계획 및 결과 보고 6) 문서화 : 행정시스템 절차/규정 작성 및 회의록 등 기록문서 작성유지 7) 섬김의 리더쉽 : 국장/팀장은 Open Mind로 부서원의 애로사항을 듣고 메모하여 해결 또는 조치 결과를 알려주도록 하며 헌신에 대한 격려표시 (작은 선물/식사 등)한다. 8) 내부 감사(행정/재정 )강화 : 상호 견제 및 벤치마킹 할수 있도록 행정업무 및 재정감사 강화로 신뢰성 및 투명성 확보

12. 사례발표( 예사봉 주요활동 이력 ) 1) 2005.10. : “예수 사랑지기” 동아리 형태로 자발적 조직으로 발족 (이미용/진료봉사). 2) 2006.4. : “예수사랑 이웃사랑” 소식지 창간 발행 (분기별) 3) 2006.7. : 취약계층 지역 주민 위한 외부봉사로 전환.(언덕위에집,샘터지역아동센터,중앙병원) (목욕봉사, 반찬/쌀 나눔봉사,피부관리 봉사 추가 시행) 4)2006.12. : 예사봉 WorkShop실시( 봉사자특강,사업계획서 발표 및 각 팀 별 발표등) 5) 2007.1. : 조직정비(집행부/운영부/봉사부),수혜자 확대 봉사 ,및 모금함 설치 및 봉사자 조끼 제작 . 6)2007.10. : 예사봉 헌신예배 및 후원의 밤 행사(후원보고회). 7)2008.2. : 호스피스 팀 및 생활봉사팀 추가 시행 8) 2008.6. : 교회 홈페이지안에 “ 예사봉 홈페이지” 개설

13. 사례발표 (예사봉 시스템 구축) 1) 조직 개편 및 팀 별 업무 책임과 권한 부여로 업무 분장 실현. 1) 조직 개편 및 팀 별 업무 책임과 권한 부여로 업무 분장 실현. 2) 매년 Work Shop실시, 팀별 봉사 실적 평가등을 통하여 미흡한점은 반성하고 좋은점은 서로 벤치마킹 3) 후원 참여 방법 다변화 : 작정후원헌금, 자판기 모금함, 온라인 별도 후원계좌 통장 개설등 4) 홍보강화로 관심과 참여 확대기여 : 분기별 “예수사랑 이웃사랑” 소식지 발행 , 봉사활동 게시판 , 홈페이지 제작 및 동영상 제작 5) 문서관리 시스템 구축 : 사업계획서, 각 팀별 봉사 일지, 각종 품의 보고서, 회의록,활동자료, 서기록 및 회계보고서, 예사봉소식지, 사진자료등 Hard copy 및 전산매체자료(홈페이지,컴퓨터)를 지정위치( 2층 회의실 캐비닛)보관 검색활용 . 6)조직강화 : 정기적인 모임, 상/하반기 수련회, 경조사 , 헌신예배 및 후원의 밤 행사등 친목과 단결 도모. 7)섬김의 리더쉽 : 현장 봉사에 참여, 애로 사항 등 현장확인 및 해결, 헌신자에 대한 격려(휴대폰SMS등) 8) 후원조직 확대: 후원자 관리팀 (실업인선교회/남전도 연합회/여전도 연합회)