기록관리 업무담당자 교육 2017년 경상북도문경교육지원청

목 차 기록물의 개념 & 종류 기록물관리 법 & 단계 종이기록물의 관리 전자기록물의 관리 특수유형기록물의 관리 보존서고관리

I. 기록물의 개념 & 종류

1. 기록의 개념 & 종류 I. 기록관리의 이해 기록의 개념 및 종류 기록물 기록물의 종류 기록물관리 단계 보존관리 검색활용 공공기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서 도서 대장 카드 도면 시청각물 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다 (공공기록물 관리에 관한 법률 제3조 제2호) 기록물 문서/대장/도서류 - 문서류, 간행물/도서, 대장류 카드/도면 - 카드류, 도면류 전자기록물 - 업무관리시스템 생산문서 시청각 기록물 - 비디오/오디오류, 사진/필름류 행정박물 - 상장/상패, 메달/훈장, 우표/관인 기록물의 종류 기록물관리 단계 기록은 문자,이미지,소리 등 모든 매체 형식을 취할 수 있지만, 개념적으로 기록은 특정 매체나 용기로부터 독립되어 있다. 경우에 따라서는 문서와 동의어로 사용되기도 하지만, 기록 개념은 매체와 상관없고 분명하게 문서가 아닌 것도 포함되는데, 인간이 기억을 확대하고 설명 책임을 충족시킨다면 박물도 기록에 포함된다. 종이기록물 보존관리 전자기록물 검색활용 특수유형기록물 전시기획

1. 기록의 개념 & 종류 I. 기록관리의 이해 기록의 개념 및 종류 기록물 비기록물 원본 기록물 VS 사본 기록물 - 종이는 원본종이, 전자는 업무관리시스템에 등재된 전자문서) 완성된 기록물 - 최종본, 완성되고 결재를 득한 문서) 기록은 문자,이미지,소리 등 모든 매체 형식을 취할 수 있지만, 개념적으로 기록은 특정 매체나 용기로부터 독립되어 있다. 경우에 따라서는 문서와 동의어로 사용되기도 하지만, 기록 개념은 매체와 상관없고 분명하게 문서가 아닌 것도 포함되는데, 인간이 기억을 확대하고 설명 책임을 충족시킨다면 박물도 기록에 포함된다. 비기록물 업무 참고용 단순출력물(사본 출력물, 교육수첩, 교육법전, 일반책자류, 연보 등) - 개인정보 및 신상정보는 유의하여 처리 완성 전 기록물(단순 문서초안) 원본 기록물 VS 사본 기록물 스캔한 원본기록물 -> 원본 기록물 스캔된 전자이미지 -> 사본 기록물 ※ 종이를 스캔하여 전자화했더라도 종이원본 기록물을 계속 보관해야 함(보존기간 만료시 까지)

II. 기록물관리 법 & 단계

※ 중요한 기록물은 장기보존, 안중요한 기록물은 폐기” I. 기록관리의 이해 2. 기록물관리 법 & 단계 기록관리 법 및 단계 공공기록물관리에 관한 법률 ［전부개정 2006. 10. 4］ ※ 중요한 기록물은 장기보존, 안중요한 기록물은 폐기” 등록 이관 생산 보존 정리 폐기 활용 처리과 단계 기록관 단계

2. 기록관리기준표 & 보존기간 III. 기록관 단계 기록관리 보존기간 기록물 종류 기록물의 보존기간 영구 준영구 국가 30년 학교운영위원회 회의록 및 위원구성 관련 기록, 학교법인이사회. 졸업대장, 포상 및 수상대장관리, 공유재산대장관리, 인사발령대장관리, 학교규칙제개정 기록물등록대장관리 등 준영구 계약대장관리, 계약제교직원채용인사, 학교생활기록부관리, 학교발전기금접수대장관리, 학교시설물도면관리, 학생이동부관리, 장학금지급대장관리, 위원회구성대장관리, 계약제교직원임금대장관리, 사립학교교직원임면관리 등 30년 학교운영계획수립실적관리, 인사 및 징계위원회구성운영, 학생징계대장관리, 국제교육교류활동 등 10년 상담일지관리, 학교폭력자치위원회관리, 교육과정계획수립운영, 채권압류관리, 공용차량관리, 계약사무관리, 민원사무처리대장관리, 영재교육활동, 체육특기자관리, 정보공개대장관리, 학생포상관리 등 5년 예산, 회계, 감사, 복무, 시설, 재난, 평가, 회계, 자율화 및 특색사업, 연구시범학교, 급식, 보건, 소외계층지원, 장학관련, 방과후, 학부모회, 교무(학급)일지, 교내행사, 교육홍보 등 3년 FAX민원신청서, 우표수불부 등 중 요 기 록 물 국가기록원 학교 기록물 관리지침(v1.0)

III. 종이 기록물의 관리

II. 처리과 단계 기록관리 3. 종이기록물의 관리 학교 기록관리 취약 사례

II. 처리과 단계 기록관리 3. 종이기록물의 관리 학교 기록관리 우수 사례

4. 비전자 기록물의 관리 II. 처리과 단계 기록관리 비전자기록물 관리방법 구분 세부내용 처리방법 1. 기록물 및 비기록물의 구분 구분 세부내용 처리방법 기록물 공공기록물관리에 관한 법률상의 기록물 보유목록 및 이관신청서를 작성하여 보존관리 2. 보존기간만료 기록물은 기록물 평가심의회를 거친 후 폐기 비기록물 기록물이 아닌 문서로 업무참고용 출력물, 일반책자류 등 즉시파기 가능 개인정보 불포함 문서는 일반책자류와 동일하게 처리 개인정보 포함 문서는 파쇄기로 갈아서 처리

4. 비전자 기록물의 관리 II. 처리과 단계 기록관리 비전자기록물 관리방법 2. 기록물의 편철 및 정리 - 기록물철은 종류별(단위과제별)로 편철하여 // 보존상자에 종류별 또는 연도별로 편성 “보존상자 표지 양식”

4. 비전자 기록물의 관리 II. 처리과 단계 기록관리 비전자기록물 관리방법 3. 기록물 상자의 서가배치 - 서 가는 과별, 실별, 업무별, 보존기간별로 정하도록 권장 - 보존상자는 종류별, 연도별로 서가에 비치하여 검색이 용이하도록 함 감 사 감 사 초과근무 지출증빙서 보안점검 지출증빙서

(보존기간 30년 이상은 반드시 작성)

4. 비전자 기록물의 관리 II. 처리과 단계 기록관리 비전자기록물 정리방법 구 분 주 요 내 용 1단계 비기록물 처리 (관보, 연보, 법령집, 교육수첩, 물가통계 등) ※ 기록물이 아니므로 언제든지 처분가능 2단계 1. 모빌렉에 비치된 기록물 중 중요 또는 활용기록물 선별 - 업무활용에 계속 필요한 경우 보존기간이 지나더라도 계속 모빌렉에 비치 - 업무담당자 입회 하에 기록물 선별 2. 보존기간 경과(보존기간 5년 기록물은 2011년 포함 그이전) 또는 업무 미활용 기록물은 담당별로 단프라 상자에 수거(상자에 초등담당 등 간단하게 표시) - 단프라 상자에는 불필요한 문서를 수거 - 모빌렉에는 업무에 계속 활용이 필요한 기록물을 비치 3단계 업무미활용으로 단프라 상자에 수거된 기록물의 포장 및 라벨링 작업 - 보유기록물 목록대장을 활용하여 우선 단프라 상자에 보관된 기록물 목록화 및 포장 - 여유가 있는 경우 모빌렉에 비치된 기록물의 전수조사 ※ 일용인부 채용하여 작업 4단계 포장상자 적재 및 각과 보유기록물 이관 - 이관계획, 이관신청서 및 목록, 이관결과

II. 처리과 단계 기록관리 4. 비전자 기록물의 관리 비전자기록물 정리방법

3. 종이기록물의 관리 기록물 보존용품 【진행문서파일】 【보존용표지】 【보존용클립】 【보존상자】 II. 처리과 단계 기록관리

3. 종이기록물의 관리 II. 처리과 단계 기록관리 비전자문서 편철 및 정리 종이문서류 업무진행 중에는 진행문서파일에 발생순 또는 논리순으로 편철.관리함 처리 완결 후에는 진행문서파일에서 기록물만 분리하여 기록물철 표지 및 색인 목록을 업무관리시스템에서 출력해 보존용표지를 씌워 편철용 클립(집게)으로 고정 보존용 표지를 씌워 클립 또는 집게로 고정한 후 보존상자에 넣어 보관

3. 종이기록물의 관리 II. 처리과 단계 기록관리 면 표시 방법 건별 면 표시는 중앙 하단 철별 면 표시는 우측 하단 2권 이상으로 분철 시 전권 마지막 면수 다음의 일련번호 이어서 표시 문서의 양면을 사용한 경우 양면 모두 순서대로 면수 부여 기록물철별 면수는 최초 연필 표시 후 기록물 정리가 끝난 후 잉크 등으로 표시

3. 종이기록물의 관리 II. 처리과 단계 기록관리 기록물 등록 업무수행 과정에서 생산 또는 접수한 모든 기록물을 업무관리시스템에 등록하여 등록번호를 부여함으로써 공식적인 관리대상으로 확정하는 기록관리의 실질적인 시작 비전자로 생산된 기록물은 반드시 업무관리시스템에 수동 등록하여 관리대상에서 누락되지 않도록 해야 함 회의록(학교운영위원회, 급식소위원회, 학교폭력자문위원회 등) 대장일지류(인사발령대장, 초과근무대장, 당직근무일지 등) 지출증빙서 시청각기록물(주요인사의 방문, 교내행사 등) ※ 전자로 생산이 가능한 것은 전자로 등록 ex) 기록물평가심의회(회의록 포함) 비전자로 생산한 것은 업무관리시스템 수동등록 ※ 행정박물이나 간행물은 업무관리시스템 별도의 대장을 만들어서 등록

3. 종이기록물의 관리 II. 처리과 단계 기록관리 업무관리시스템 비전자기록물 등록방법 ① ③ ② 비전자기록물의 등록시기? 12월? 2월? ③ ②

3. 종이기록물의 관리 II. 처리과 단계 기록관리 기록물 등록 시기 일반문서 - 결재 또는 보고가 끝난 후, 그리고 접수와 동시에 바로 등록 시청각기록물 – 적합한 대상을 선정한 후에 등록. 녹음.동영상류는 편집이 완료된 직후에 등록 행정박물 – 상.훈장류, 기념류 등은 생산단계에서 선별 등록. 관인류.상징류의 기관상징, 사무집기류 등은 불용결정을 내리기 전 선별하여 등록 공개여부 설정? 비공개 대상정보: 주민등록번호, 계좌번호, 휴대폰번호, 민간인(학부모, 학생) 성명 및 주소포함 문서 학교생활기록부,졸업대장 등 학적기록물 학교일지, 졸업앨범 등 학교역사기록물 보안점검대장, 제증명 접수/처리대장 등 업무관련 대장 생산이 종료된 시점 또는 기록물 정리기간(2월말까지) 업무관리시스템에 등록 회계장부, 지출증빙서류 등 학교예산회계기록물 연중 수시 또는 기록물 정리기간(2월말까지)업무관리시스템에 등록 종이문서로 생산하여 대면결재를 득한 기록물 회의 종료 후, 결재를 득한 즉시 업무관리시스템에 등록

3. 종이 기록물의 관리 이관 절차 이관 효과 III. 기록관 단계 기록관리 이관 절차 및 이관 효과 생산한 후 2년이 경과한 뒤에 이관 ex) 2010년 생산기록물은 2013년에 이관 (생산년도 +1년) 이관 절차 및 이관 효과 이관 절차 전자기록물 이관 절차 : 행정전자서명 및 시점확인 정보를 포함하여 이관 비전자기록물 이관 절차 : 이관대상 기록물철을 단위과제별로 구분하여 보존상자에 넣은 후 이관목록과 함께 제출. 원본과 목록일치 여부, 물리적 상태 확인 등 검수 기록관에서 전문적으로 보존.관리함으로써 사후 위.변조 및 은폐를 방지 각 처리과별 문서 보존에 따르는 비용 절감, 관련 기록물들을 연계하여 추후 활용이 가능함 이관 효과

3. 종이기록물의 관리 III. 기록관 단계 기록관리 기록물 이관 【이관연기신청서】 처리과에서 생산 후 일정기간이 지나 활용도가 떨어진 기록물을 기록관 또는 영구기록물관리기관으로 옮겨서 집중 관리하는 절차 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물은 10년 범위 내에서 즉, 9년까지 단위과제카드 단위로 이관시기를 연장할 수 있음(‘이관연기신청서’작성) 처리과에서 보존기간의 기산일로부터 2년의 범위 내에서 보관한 후, 기록물철 단위로 이관하며 업무관리시스템에서 생산된 기록은 1년 단위로 이관 【이관연기신청서】

기록관에서 소장중인 보존기간 만료 기록물 선별 III. 기록관 단계 기록관리 3. 종이기록물의 관리 기록물 평가 & 폐기 절차 평가대상 기록물 선별 처리과 의견 반영 기록관에서 소장중인 보존기간 만료 기록물 선별 전문요원 1차 심사 기록물평가심의회 심의 폐기/재책정/보류 폐기여부 결정 기록물관리전문요원 평가의견 작성

III. 기록관 단계 기록관리 3. 종이기록물의 관리 기록물 평가 & 폐기 절차

IV. 전자기록물의 관리

4. 전자기록물의 관리 II. 처리과 단계 기록관리 전자기록물이란? 1. 기록물의 전자적 생산원칙 (공공기록물 관리에 관한 법률 제6조) - 공공기관의 장은 기록물이 전자적으로 생산/관리되도록 필요한 조치를 해야하며 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물도 전자적으로 관리되도록 노력해야 함 2. 전자생산이 가능한 기록물은 되도록 전자로 생산 - 회의록, 시청각 자료, 계약서, 근무상황부 등 (전자파일로 생성 또은 스캔하여 업무관리시스템으로 관리) 3. 전자생산이 불가능한 기록물 - 지출증빙서, 당직근무일지, 초과근무대장, 보안점검표 등 (업무관리시스템에 비전자기록물 등록을 하여 등록번호를 발급받아 관리)

II. 처리과 단계 기록관리 4. 전자기록물의 관리 전자기록물이란? 업무관리시스템 생산 기록물(2011~)

4. 전자기록물의 관리 II. 처리과 단계 기록관리 전자기록물이란? 업무관리시스템 이전 생산 기록물 (2004~2010): 기록관리시스템

< 미완료 문서의 정리 및 기록물이관 준비작업 > II. 처리과 단계 기록관리 4. 전자기록물의 관리 업무관리시스템 기록물 정리란? < 미완료 문서의 정리 및 기록물이관 준비작업 > 매년 2월말까지 기록관리책임자가 주관하여 추진 업무관리시스템에 미등록된 기록물 여부를 확인하여 누락된 기록은 추가등록 접근권한, 공개여부, 보안여부를 확인하여 해당 항목의 변경이 필요한 경우 등록정보를 수정 등록정보와 실제 기록물 상태의 일치 여부를 확인하여 미비사항을 보완 생산 또는 접수등록번호가 표시되지 않은 기록물은 확인하여 표기 구분 문서처리상태 조치방법 미완료문서 확인 회수 또는 반려 삭제처리 진행 회수 후, 삭제, 기안자재지정, 결재경로 변경 등 처리 접수 결재자경로변경 후, 과제카드 지정 기록물이관 준비작업 과제카드 수집 기록물정리 완료 처리

4. 전자기록물의 관리 기록물 생산 (회의록) 학교에서 gkrry ※ 학교에서 작성해야 하는 주요 위원회 및 회의록

4. 전자기록물의 관리 기록물 생산 (회의록) ※ 회의록 작성 및 등록 양식 학교에서 gkrry 구 성 요 소 설 명 회의명 회의의 정식 명칭 기재 회의 개최 부서(기관) 회의 주관부서(기관) 일시 및 장소 회의가 개최된 일시와 장소를 기재 참석자·배석자 명단 참석자·배석자의 성명과 직위 기재 회의 진행순서 회의 개최부터 폐회까지 전체적인 진행상황 기재 상정 안건 회의에 상정된 안건명을 순서대로 기재 발언요지 참석자들의 상정안건에 대해 발언한 내용을 정리하여 기재 결정사항 및 표결내용 회의에서 결정된 사항, 표결이 있는 경우에는 표결의 결과도 기재

V. 특수유형기록물의 관리 (시청각, 행정박물, 간행물)

5. 특수유형기록물의 관리 기록물 생산 (시청각 기록물) ※ 학교에서 작성해야 하는 시청각 기록물 학교에서 gkrry 구 분 대 상 사진·필름류 ·기관장의 인물(역대 기관장 사진) 및 업무활동 사진 ·청사의 시설공사 관련 전·후 사진 ·중요 업무활동 및 기능 등을 묘사한 사진 및 이미지 ·각종행사(기관장 이·취임식, 체육대회, 워크숍 등)의 사진 및 이미지 ·간행물, 전시물 및 홍보물 등에 사용하기 위하여 생산하거나 수집된 사진 및 이미지 등 녹음·동영상류 ·기관장 이·취임식 ·해당 기관과 관련된 방송자료 및 홍보영상 ·역사적 중요사건과 관련된 증언 등 구술기록 ·각종 행사 영상 등 - 기관장 업무, 시설공사, 각종 행사 및 홍보활동 등과 관련한 시청각 기록물의 생산 생산한 시청각 기록물은 업무관리시스템에 비전자문서 등록(사진·필름류 등)

5. 특수유형기록물의 관리 II. 처리과 단계 기록관리 시청각류 편철 방법 [사진 · 필름류 보관앨범] [보관앨범에 편철된 사진] 사진.필름류는 보존대상에 적합한 작품 등을 선정해 업무관리시스템에 등록 후, 사진.필름류 보관앨범에 넣어 편철 관리함 인화사진 혹은 필름류를 앨범에 한꺼번에 관리하는 경우 구분이 가능하도록 편철해야 하며, ‘제목’, ‘등록번호’, ‘ 등록일’ 등을 기입함 디지털사진의 경우 등록대상을 선별 후 파일원본을 사안별로 업무관리시스템에 등록해 관리함 [보관앨범에 편철된 필름] [사진 · 필름류 보관파일]

5. 특수유형기록물의 관리 <경상북도교육청 맛쿨멋쿨> 특수유형 기록물의 관리 <경상북도교육청 맛쿨멋쿨> http://blog.naver.com/2mcool?Redirect=Log&logNo=220191417361 <배려교통문화> https://www.youtube.com/watch?v=19i50beJZXc <교육장님 이임식 영상자료> https://www.youtube.com/watch?v=aPcVGM2UTeY

5. 특수유형기록물의 관리 특수유형 기록물의 관리

5. 특수유형기록물의 관리 행정박물의 관리 학교에서 gkrry ※ 경기도 행정역사관

5. 특수유형기록물의 관리 역사자료 수집 학교에서 gkrry

5. 특수유형기록물의 관리 역사자료 수집 학교에서 gkrry

5. 특수유형기록물의 관리 역사자료 전시 학교에서 gkrry

5. 특수유형기록물의 관리 행정박물의 관리 학교에서 gkrry 행정박물 관리대장 <식별정보> 등록번호 관련번호 유형분류 재질분류 <관리정보> 이미지 제 목 생산부서 생산일자 종료일자 입수일자 입수경위 수 량 크 기 주 기 비 고 보존장소 서가위치

5. 특수유형기록물의 관리 행정박물의 관리 학교에서 gkrry 유형 범 위 관인류 - 국새 및 기관장의 직인, 청인 등으로 활용 종료된 것 견본류 - 화폐, 우표, 훈ㆍ포장 등의 견본류 및 도안류 상징류 -공공기관 및 공공업무와 관련하여 상징성을 지니는 현판, 기, 휘호, 모형, 의복, 공무용품 등의 상징물 기념류 -공공기관의 주요 홍보, 행사, 활동 중에 생산된 포스터, 팸플릿, 기념엽서, 방명록, 초청장, 기념품 등의 각종 홍보물 및 기념물 상장ㆍ훈장류 - 국가를 위한 공로로 수여받은 훈장 및 포장 - 공공업무와 관련하여 기관이 수여받은 상장, 상패, 트로피, 메달 등 사무집기류 -대통령, 국무총리 등 주요 직위자가 업무수행에 사용하였던 사무집기류 그 밖의 유형 - 영구기록물관리기관의 장이 지정한 그 밖의 유형 ※ ｢공직자윤리법｣시행령 제29조 제2항에 해당하는 선물류 포함

5. 특수유형 기록물의 관리 II. 처리과 단계 기록관리 간행물의 관리 간행물 등록대장 일련 번호 기관 구분 생산 부서 제목 발간등록번호 발행일자 납본 여부 쪽수 비고 ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩

II. 처리과 단계 기록관리 5. 특수유형 기록물의 관리 간행물의 관리 간행물 발간등록번호 신청

VI. 보존서고관리

6. 보존서고 관리 III. 기록관 단계 기록관리 기록의 유형별 보존환경 기준 구 분 종이기록물 전자기록물 시청각기록물 행정박물 온도(℃) 18 ~ 22 필름매체류 -2 ~ 2 자기매체류 13 ~ 17 습도(%) 40 ~ 55 35 ~45 필름매체류 25 ~ 35 자기매체류 35 ~ 45 40 ~ 50 조명 보존서고 100 ~ 300 lux 공공기관 실내온도와 비슷함. 학교교실 조도(150~300)와 비슷<대한민국표준조도> 출처 :「공공기록물 관리에 관한 법률」

6. 보존서고 관리 보존서고 필요물품 III. 기록관 단계 기록관리 보존서고 운영에 필요한 물품 각급학교 및 기관에서는 소장하고 있는 기록물에 대한 보존관리를 위해 독립된 공간의 서고를 갖추어야 하며, 정수점검과 상태점검을 정기적으로 실시해야 함 기록물 서고의 관리책임자를 지정하고 서고 내 제한구역 표지판을 부착하여 서고의 출입과 기록물의 입.출고를 통제하여 보존기록물의 관리를 철저히 해야 함 서고에 입고되는 기록물은 형태별.보존기간별로 구분하여 보존상자에 편성하고 서가에 배치한 후 기록물의 위치정보를 부여하고, 보존기록물 관리대장을 작성하여 관리해야 함 서고 내 공기의 원활한 통풍과 수해에 대비할 수 있도록 하기 위해서 지하층이나 지상 1층보다는 지상2층으로 장소를 선정하는 것이 좋음 보존서고 필요물품 모빌렉 자동 살균. 살충제 햇빛 차단 블라인드 온.습도계 가스식휴대용소화기

III. 기록관 단계 기록관리 6. 보존서고 관리 보존서고 운영에 필요한 물품

※ 효과적인 기록물관리 방안 1. 생활기록부 전산화 작업 - 기록물의 검색 및 활용 용이 2. 모빌랙 설치 - 기록물 보존공간 적정화

1. 생활기록부 전산화 작업

2. 모빌랙 설치

기록물 관리를 잘하려면? 중요한 기록물 VS 안 중요한 기록물 구분 - 보존기간 30년 이상 기록물이 중요 2. 기록물철명의 표준화 - X : 학교운영위원회 관계철, 비정규직 관계철 - O : 학교운영위원회 회의록, 방과후 강사채용 3. 기록물의 전자화 - 모든 기록물의 전자등록 - 생활기록부 등 DB화

자주 묻는 질문? (1) 1. 비전자 기록물의 등록시기? - 12월? 다음해 2월? 2. 공개여부 설정 - 개인정보 포함문서 (주민번호, 계좌번호, 핸드폰번호, 민간인(학생, 학부모) 성명 및 주소 포함문서) - 내부검토문서 3. 단위과제카드 신설 여부 - 111개 단위과제, 191개 단위과제카드 4. DB구축 관련 - 학적관련 기록물 (생활기록부, 졸업대장, 제적부 등) 5. 열람제한이 걸린 문서의 열람 - 보안공유, 과제카드 관리자(왕관) 지정 6. 기록물의 폐기 - 기록물 VS 비기록물 (개인정보 및 내부정보 포함 문서 유출 X) 7. 보유기록물의 목록현황 - 넘버링, 보유기록물 목록

자주 묻는 질문? (2) 8. 생활기록부 출력? - 생기부, 졸업대장, 수상대장 등 9. 보존기간 - 1년, 3년, 5년, 10년, 30년, 준영구, 영구 10. 졸업앨범의 CD 관리 - 드라이브, 카페 등 11. 행정박물, 간행물 등 관리 - 별도 양식, 간행물의 등록여부 12. 기록물 생산 시 문서제목 - 기록물철명의 표준화, 보존기간을 알 수 있도록 13. 보존기간이 다른 기록물이 섞여 있을 경우 - 보존기간별로 분철하여 관리 14. 스캔한 비전자 기록물 - 종이 기록물이 원본

감사합니다