한국산업교육협회컨설팅 대표 이 응 갑 ek114@hanmail.net/www.ihrd.or.kr 보고서 클리닉 한국산업교육협회컨설팅 대표 이 응 갑 ek114@hanmail.net/www.ihrd.or.kr

1. 보고 보고란 ? 일에 관한 ( )이나 ( )를 “말”이나 “글”로 알리는 것 이다

● 보고의 3박자 보고의 ( ) 보고의 ( ) 보고의 ( ) ● 보고의 3박자 보고의 ( ) 보고의 ( ) 보고의 ( ) 보고의 내용 방법 방법 보고의 타이밍

보고의 내용 ● ( ) ● ( ) ● 업무 관련 정기보고 사항 ● 문제발생 및 발생 예상되는 일 ● 개선 제안 건 ● 출장보고 ● 행사계획 및 보고 ● 메모 및 기타 보고사항

보고의 방법 ● 구두보고 : 언어사용 ● 문서보고 : 보고서 사용

보고의 타이밍 ● ( ) ● ( ) ● 기한이 정해진 것은 반드시 기한 전에 - 검토시간을 주라 ( ) ● 정기보고는 ( )으로

2. 보고서 란 ? ● 보고하는 글이나 문서 ● 일상적인 사항, ( ) 사항, 현안 사항 , ( )한 사항, ● 일상적인 사항, ( ) 사항, 현안 사항 , ( )한 사항, 특정 사건에 관한 사항 등 보고 시 작성하는 문서 ● 전문적인 연구, 검토 결과 등을 보고하거나 건의 하고자 할 때 작성 하는 문서 ● ( )을 수립하거나 ( )을 마련하기 위하여 작성하는 문서 ● 수립된 계획에 대해 ( ) 보고하는 문서

보고서 작성이 어려워요... 논리적 전개(14.6%) 예문 부재(23.5%) 시각적 표현 (16.1%) 설득력 있는 문장 작성(20.3%)

3. 보고서 작성 유의사항 보고서 작성전 - Thinking 1. 목적 - 왜 작성 해야 하는가 2. 방법 – 어떻게 작성 해야 하는 가 3. 보고 - 어떻게 보고 해야 하는가 4. 후속 조치 해야 할 사항은 없는가 ?

“ 관리,사무업무는 보고서로 시작해서 보고서로 끝난다 ” ● 보고서는 왜 작성 하는가 ? 1. Information 2. ( ) 3. Evidence 4. Decision “ 관리,사무업무는 보고서로 시작해서 보고서로 끝난다 ”

문서보존 년한 1년보존 ( ) ( ) 공문철 각종 검사결과지 3년보존 수입전표 및 지출전표 전표의 부속서류 5년보존

( ) 수입 지출의 기본대장 및 영수증 비품 등 고정자산 관리대장 금전출납부 예산서 및 결산 등 부속서류 ( ) 수입 지출의 기본대장 및 영수증 비품 등 고정자산 관리대장 10년보존 금전출납부 예산서 및 결산 등 부속서류 설계도 및 부동산 권리서류 영구보존 - 보존기간의 기산점은 ( 년도 ) 다음해의 1월 1일을 기점으로 한다.

● 어떻게 작성하여야 하는가? ( )을 명백히 한다. ( )가 한 눈에 이해할 수 있게 한다. Point 1 ( )을 명백히 한다. 쓰고자 하는 문서가 무엇인지 명백히 하고 선택한다 메모 – 정보전달, 보고서 – 보고하는 것, 기획서 – 기획을 입안 하는 것 Point 1 ( )가 한 눈에 이해할 수 있게 한다. 무엇을 , 어떻게 요점이 한눈에 파악할 수 있어야 한다. 전부를 읽어보지 않으면 전체를 파악할 수 없는 문서는 설득력이 부족하다 Point 2

( )가 없도록 한다. 보고서가 업무성과에 연결되게 한다. Point 3 오자, 탈자, 숫자나 고유명사의 잘못된 표기는 ( )가 없도록 한다. 오자, 탈자, 숫자나 고유명사의 잘못된 표기는 전체에 나쁜 영향을 준다. Point 3 보고서가 업무성과에 연결되게 한다. 상황, 현황 나열에 그치지 말고 관련사항에 대한 ( )을 제안해 보자. 과제에 대한 결론을 도출하여 성과로 연결되게 한다. Point 4

4. 보고서 작성 Process 보고 및 Follow up 보고서 작성 자료수집 및 분석 해결안 도출 과제의 명확화 및 목표설정

Key Point “보고서를 쓸 때 보는 사람의 입장에서 생각해 보고 작성하라”

● 칭찬 받는 보고서 작성법● 보고 목적에 적합한가 보고내용이 정확한가 보고서를 간결하게 정리했는가 보고서를 이해하기 쉽게 썼는가 완결성을 갖췄는가 적절한 시점에 보고했는가

보고서 작성 유의점 보기 쉽게 이해가 쉽게 ‘보고서는 커뮤니케이션을 위한 Tool’ - 공감을 얻을 수 있게 - 간결하게 하라 - 공감을 얻을 수 있게 - 시각화 하라 간결하게 하라 보기 쉽게 이해가 쉽게 그래프, 지도, 사진, 차트 등을 활용 효율적 메시지 전달을 하라

보고서 작성 유의점 논리적으로 설득력 있게 ‘보고서는 커뮤니케이션을 위한 Tool’ - 공감을 얻을 수 있게 - - 공감을 얻을 수 있게 - 체계적으로 기술 Data, 근거 제시 논리적으로 설득력 있게

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5. 보고서의 검토 1) ( )으로 잘 구성 되었는가 ? - 작성자 스스로 질문을 던져 점검하라 - 작성자 스스로 질문을 던져 점검하라 1) ( )으로 잘 구성 되었는가 ? 중요한 것 부터 차례에 맞게 구성 서술되었는가 ? 2) ( )하고 명확한가 ? 해당주제를 분명하게 제시 하였는가 ? 의사결정에 미치는 애매한 부분은 없는가 ? 3) 문장은 구체적이며 ( ) 정리되었는가 ? 목적을 서두에 잘 진술하였는가 ? 의사결정이 필요한 부분은 강조 하였는가 ? 한 문장이 최대 3줄을 넘지 않게 표현하였는가 ?

4) 설득력이 있는가 ? 과장을 피하고 사실중심으로 피력하였는가 ? 5) 간단 명료한가 ? 4) 설득력이 있는가 ? 과장을 피하고 사실중심으로 피력하였는가 ? Reader의 궁금한 사항에 대해 설명 되었는가 ? 5) 간단 명료한가 ? 보고서 작성에 가장 범하기 쉬운 오류는 장황하게 쓰는 것이다 따라서 잘라내기가 중요하며 잘라내면 가장 필수적인 사항만 남게되고 읽는 사람도 시간을 절약할 수 있다 6) ( )한가 ? 모든 사실과 숫자를 재 점검 했는가 ? 오, 탈자는 점검 하였는가 ?

6. 보고서의 유형 목적 성격 내용 대상 보고서

●보고서의 유형● 구분 종류 내용 목적 대상 성격 공문서 사문서 대내문서 대외문서 보고문서 기안문서 비밀문서 공개문서 일반문서 특별문서

일반 보고서 형식 표지 차례 서론 : 보고배경, 보고목적, 본론 : 현황과 실태, 문제점 또는 쟁점, 원인분석 등 결론 제목 작성일자 작성자 차례 서론 : 보고배경, 보고목적, 본론 : 현황과 실태, 문제점 또는 쟁점, 원인분석 등 결론 대책 또는 개선 방안 제시, 기대효과, 건의사항, 향후 조치계획(예산조치 사항, 관련부처 협의 사항등), 향후 추진일정 등 참고자료

● 작성방법 제목 제목만 보고도 ( )을 알 수 있도록 내용을 최대한 포괄해야 한다. (가능한 1줄로 작성 핵심사항 표현) ● 작성방법 제목 제목만 보고도 ( )을 알 수 있도록 내용을 최대한 포괄해야 한다. (가능한 1줄로 작성 핵심사항 표현) <제목 예시> 정보보고서 : 서울지역 상반기 생활필수품 물가동향 보고 회의보고서 : 유성지구 부동산 안정 대책회의 결과보고 행사보고서 : 산딸기 축제 홍보계획보고

개요 보고받는 사람이 전체 보고서의( )을 간단히 파악할 수 있도록 해야 한다. 보고서 작성의 목적, 배경 등을 간략하게 정리 보고받는 사람이 전체 보고서의( )을 간단히 파악할 수 있도록 해야 한다. 보고서 작성의 목적, 배경 등을 간략하게 정리 개황이나 배경 등을 간략히 기술 보고 받는 자의 이해와 관심을 유발 간단한 보고 사항에는 생략해도 무방

본문 주제와 관련한 현황, ( ), 대책 등의 내용을 사안별로 짜임새 있게 정리한 부분 가급적 육하원칙에 따라 작성한다. 주제와 관련한 현황, ( ), 대책 등의 내용을 사안별로 짜임새 있게 정리한 부분 가급적 육하원칙에 따라 작성한다. 보고사항의 주요내용, 현황등을 제시하고 원인을 분석 기술 하여야 한다. - ‘무엇을 왜, 어떻게’ 가 기술되어야 한다. 한 문장이 가급적 2줄 이내, 최대 3줄이 초과하지 않도록 하고 시제를 분명히 한다.

보고 내용에 대한 결론을 요약하고 건의사항 등을 제시하는 부분 결론은 실천이 가능하고 구체성 있는 제안을 한다. 행정적으로 향후 조치해야 할 내용이 있으면 기술한다. “의견 제시, 방안 등이 없이 Fact만 나열한 보고서는 ……….,, 보고서임”

메모 보고서 ( 작성방법 ) - 언제 사용하나 ? 작성 Point ( 3요소 간단히 기술) ● ( ) 상황으로 ( ) 보고 해야 하는 경우 ● ( )이 어려운 경우의 긴급 보고 사항 발생시 ● 간단히 제목, 메모 만으로 내용을 알 수 있을 경우 작성 Point ( 3요소 간단히 기술) ● 수신자 : oo 국장님께 , oo 과장님께 ● 보고내용 : 1~`2줄로 간단히 기술 금일 2시 oo법 국회 통과 되었슴 ● 보고자 : 총무과 이 센스 주사 ( 018-399-3355, 3690 ) - 사용용지 : A4지, 메모지 등 사용

메모 보고서 ( 작성예시 ) OOO 과장님께 보고자 : 총무과 이 센스 주사 ( 전화 3690 )

반쪽 보고서 ( 작성방법 ) - 언제 사용하나 ? 작성 Point (3요소 간단히 기술) ● 보고의 ( )보고 하는 경우 ● 보고의 ( )보고 하는 경우 ● 총괄내용에 대한 ( ) 하여 보고 하는 경우 작성 Point (3요소 간단히 기술) ● 수신 : oo 국장님 , oo 과장님 ● 제목 : 보고내용을 알수 있게 압축 표현 (기관내 업무 양식 표준화 추진 ) ● 보고내용 - 서두 : 보고의 개요 취지 1~`2 줄 본문 : 보고의 핵심사항 말미 : 본 내용에 대한 조치사항, 계획사항 ● 보고자 : 총무과 이 센스 주사 - 사용용지 : A4지 반쪽

반쪽 보고서 ( 작성예시 ) 수신 : 총무국장님 제목 : 기관내 업무 양식 표준화 추진 보고자 : 총무과 이 센스 주사

1매 보고서 ( 작성방법 ) - 언제 사용하나 ? 작성 Point ( 3요소 간단히 기술) ● 수신 : oo 국장 , oo 과장 ● 보고자 : 이센스 주사 ● 제목 : 보고 내용을 알수 있게 압축 표현 ( 대전 도시발전 포럼 개최 ) ● 보고내용 - 서두 : 보고의 취지, 배경 1~`2 줄 본문 : 보고의 핵심사항 ( 현황, 분석, 대안 등 핵심내용 ) 말미 : 결론, 조치계획, 건의사항 등 * 참고자료는 첨부 - 사용용지 : A4지 1매

1매 보고서 ( 작성예시 ) 서울 도시발전 포럼개최 2011.4.28. 총무부 이센스 주사

주(월)간 업무 보고서 ( 작성방법 ) - 언제 사용하나 ? 작성 Point ( 3요소 간단히 기술) ● 표지 : 보고서 명 , 작성일 , 작성부서 ● 내용 : 과별, 팀별 월간 추진사항 및 추진계획에 대해 기술 제목과 개요 정도 ( 무슨 일 인지 알수 있을 정도 만 ) * 참고자료가 있을시는 첨부 - 사용용지 : A4지 3~4매 또는 5~6매

주간 업무 보고서 ( 작성예시 ) 주간 업무 계획 1. 청사 안전점검 (총무과 2011. 4. 18. ~ 4. 23.) 1. 청사 안전점검 2. 냉방기 교체 공사 실시 3. 유관 시설 지원

월간 업무 보고서 ( 작성예시 ) 월간 업무 계획 ( 지방행정국 2011.4.1. ~ 4.30. ) ( 지방행정국 2011.4.1. ~ 4.30. ) 주민 생활 서비스 민관 협력 우수사례 발굴 , 전파 - 사무배분 및 사무구분 체제 개선

회의결과 보고서 ( 작성방법 ) 표지: 제목 , 일자 , 보고자 Ⅰ. 회의 개요 목적 또는 개최배경 (필요시) : 일시 및 장소 : 안건 : 참석자 : 필요시 배석자 기록 Ⅱ. 회의 결과 1. 안건 명 2. 논의사항 요지 또는 결정사항 등을 요약 정리 필요 시 회의자료 및 발언요지 별첨

출장 보고서 ( 작성방법 ) - 언제 사용하나 ? 작성 Point (3요소 간단히 기술) ● 표지 : OO출장 보고서, 작성일 , 작성자 ● 내용 : - 출장 개요 - 출장 결과 - 향후 계획 또는 건의 사항 * 참고자료가 있을시는 첨부 - 사용용지 : A4지 1~2매 ☞ 출장시 유의사항 : 명함, 준비물 , 일정확인, 가능하면 자료 사전부탁 등

출장 보고서 ( 작성방법 ) 표지: 제목 , 일자 , 보고자 1. 출장 개요 - 출장 목적 2. 출장결과 가. - 출장기간 - 출장장소 - 출장자 - 출장비용 2. 출장결과 가. 나. 다. 3. 추진 계획 및 기대효과 4. 건의 및 제안사항 필요 시 세부자료 별첨

대책 보고서 ( 작성방법 )  보고 개요  현황과 문제점  수단과 대안  추진계획  건의 및 제안 원인분석 예상효과 보고 목적 및 필요성  현황과 문제점 현황 및 실태 원인분석  수단과 대안 대책 및 소요자원 예상효과  추진계획  건의 및 제안 보고 목적은 명확한가 진행경과가 잘 정리되어 있는가 문제의 현황과 실태는 어떠한가 문제의 원인은 무엇인가 지금까지 어떻게 대응해 왔는가 명확한 대책대상이 결정되었는가 문제를 해결하기 위한 대안이 제시되었나 대책을 통해 기대되는 효과가 제시 되었는가 인적/물적자원 활용계획은 포함되었는가 향후 추진전략과 추진일정표가 제시되었는가 수요자에게 건의 또는 제안하고 싶은 사항이 요약되었는가

행사 계획서 ( 작성방법 ) 1. 행사개요 2. 행사구성 3. 예산편성(안) 4. 축제일정 5. 축제 행사내용 - 전야제 및 본 행사 - 부대행사 - 볼거리 - 기타놀이 6. 홍보계획 7. 축제위원회 구성 및 활동 8. 관련 기관 협조사항

행사 결과 보고서 ( 작성방법 ) 1. 행사명 : 2. 행사기간 : 3. 행사장소 : 4. 행사내용 : 5. 행사 소요금액 가. 행사비용 : W - 전야제 및 본행사 : - 부대행사 : - 볼거리 : - 기타놀이 : 나. 홍보비용 : W 다. 기타비용 : W ------------------ 총계 6. 입장객 7. 수입금액 입장 수입 : W 광고수입 : W 기타수입 : W

행사 결과 보고서 ( 작성방법 ) 8. 효과분석 가. 유형효과 - 손익 분석 행사소요금액 – 행사수입 = W 나. 무형효과 1) 지자체 홍보 효과 2) 대국민 서비스 및 일체감 증진 3) 유관기관과의 관계증진 9. 건의 및 제안사항 가. 2012년 행사시에는 행사 계획을 행사일 6개월전에는 수립 하여야 ~~~~ . 나. 행사내용이 더욱 다양화 되어야 할 것 이며 어린이를 위한 놀이 가 집중 개발 되어야 입장객이 증가~~~~ 끝

7. 문서 작성 실습 1. 출장보고서 작성하기 2. 상황보고서 작성하기 3. 실적보고서 작성하기 4. 대책보고서 작성하기

● 사례연구 - 기업에서 배우는 리포터 - One Page 보고서

Hit 치려면 ? (보고이슈)를 적시에 찾아낼 수 있어야 한다 !!

● 보고이슈 착안점 ERRC Blue Ocean Up Value Down Cost Raise 행정만족 국가발전 Create 고객만족 행정만족 국가발전 Raise Create Blue Ocean Reduce Up Value Down Cost Eliminate

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