2017년 기록물관리 교육 2017. 4. 20.(목) 북부교육지원청 민원감사과 김 혜 령

CONTENTS 기록물관리의 이해 기록물관리 업무절차 학교 기록물관리 보존서고 관리 2017년 기록물관리 업무추진 계획 기록관리시스템(RMS) 검색 및 열람

제1장 기록물관리의 이해

생산·접수한 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물 1-1. 기록물의 정의 및 종류 기록물의 개념 업무와 관련하여 생산·접수한 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물 (공공기록물 관리에 관한 법률 제3조)

1-2. 기록물관리의 의미 및 주체 의 미 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무 (공공기록물관리에 관한 법률 제3조) 기록물관리 주 체 기관장부터 기관에 소속된 모든 업무담당자 (공공기록물관리에 관한 법률 제3조) “모든 공무원은 이 법에서 정하는 바에 따라 기록물을 보호·관리할 의무를 갖는다”

1-3. 기록물관리의 필요성 행정업무 효율화 의 미 알권리 보장 역사적 자료 주 체 기관의 자산 투명성 책임성

1-4. 기록물 관리체계 처리과 기록관 영구기록물관리기관 현용단계 (Current] (Semi-Current) 준현용단계 (Semi-Current) 비현용단계 (Non-Current) 처리과 기록관 영구기록물관리기관 업무관리시스템 각급학교 생산,등록,정리,아관 기록관리시스템 북부교육지원청 활용, 폐기, 보존 영구기록관리시스템 국가기록원 이관, 보존 영구기록물 관리 (30년, 준영구, 영구) 모든 기록물 2년간 보유 보존기간 10년 이하의 기록물 관리 보존기간 30년 이상의 기록물 관리

제2장 기록물관리 업무처리 절차

2-1. 기록물의 생산 공공기관은 효율적이고 책임있는 업무수행을 위하여 업무의 입안단계부터 종결단계까지 업무수행의 모든 과정 및 결과를 기록물로 생산하여야 한다. (법률 제16조)

2-1. 생산의무 기록물 조사연구검토서 회의록 시청각기록물 해당사항 없음 ·법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의 - 학교운영위원회(초중등교육법 제31조) - 학교폭력대책자치위원회 (학교폭력예방 및 대책에 관한 법률 제12조) 회의록 ·주요 직위자 – 학교장 ·주요행사 – 입학식, 운동회, 수학여행, 졸업식 등 ·사라지는 건축물 또는 구조물 시청각기록물

2-2. 기록물의 등록 공식적인 관리대상으로 확정하는 기록관리의 실질적인 시작 등록번호는 기록물의 확인, 검색 등에 유용한 식별정보 구축 등록대상 : 업무수행과정에서 생산 접수된 모든 기록물 등록원칙 : 업무관리시스템 등록, 생산과 동시에 등록 (단, 행정박물, 간행물, 비밀기록물은 별도의 양식 등록)

2-2. 기록물의 등록시기 기록물 종류 등록 시기 방 법 전자문서 결재 완료 후 자동등록 비전자문서 방 법 전자문서 결재 완료 후 자동등록 비전자문서 업무관리시스템 → 문서관리 → 문서함 → 문서등록대장 → 비전자문서등록 첨부물 시행문의 결재 완료 후 업무관리시스템 → 문서관리 → 문서함 → 문서등록대장 → 해당문서 클릭 → 첨부물분리등록 전자문서(본문)+비전자문서(첨부물) * 쪽수 기입시 인쇄한 전자문서(본문) 포함 사진․필름류 촬영물 중 보존대상 기록물로 적합한 작품 선정 비전자문서등록의 등록구분에서 사진․필름류 선택 녹음․동영상류 편집 완성본 비전자문서등록의 등록구분에서 녹음․동영상류 선택 ※접수한 시청각기록물의 경우, 접수와 동시에 등록 미등록 기록물 전년도에 미등록된 기록물이 있을 경우 보존문서기록대장에 등록 행정박물 활용 종료 후 별도의 행정박물관리대장에 등록

2-2. 기록물 등록번호 표시

2-2. 기록물 등록시 유의사항 비공개 정보는 꼭 ‘비공개’로 설정! 비공개 정보는 꼭 ‘비공개’로 설정! ‘공개’로 설정하여 정보공개 청구할 경우, 정보공개 혼란 발생 기록관리시스템에서 ‘공개’를 ‘비공개’로 변경 불가 ‘공개’로 설정된 문서는 원문정보공개사이트에서 원문 공개 문서 기안 시 붙임에 압축파일, 문서암호 설정, 연결정보(링크) 금지! 추후 기록관리시스템에서 해당 문서의 열람이 불가능 스캔한 문서 등록시 원본 반드시 보관! 스캔문서는 원본인정이 되지 않으므로 가급적 지양(진본성 미확보)

2-3. 기록물의 분류 기록물을 체계적으로 관리하기 위한 과정 기록물의 상호연관성에 따라 묶어주는 행위 보존기간을 규정하여 기록의 효율적 관리 도모 기록관리기준표 공문서 분류번호 및 보존기간표 기록물분류기준표 구전자문서시스템 전자문서시스템 업무관리시스템 ~2003 2004~2010 2011~현재

2-3. 기록물의 분류 기록은 기록물철 (단위과제카드) 단위로 관리 업무영역 포괄범위 단위업무 > 단위과제 기록물분류기준표 기록관리기준표 대 ㅣ 중 소 단위업무 기록물철 건 정책분야 ㅣ 정책영역 대 중 소 단위과제 단위과제카드 (기록물철) 건 기록은 기록물철 (단위과제카드) 단위로 관리 업무영역 포괄범위 단위업무 > 단위과제 단위과제마다 보존기간 책정 [1년, 3년, 5년, 10년, 30년, 준영구, 영구 총7종류]

2-3. 기록물의 분류 학교 공통 단위과제(카드) 표준 적용 - 적용 : 2016.1.1. - 내용 : 111개 단위과제, 191개 단위과제카드 - 생성 : 기존 생성 단위과제 및 단위과제카드를 충분히 검토 후 반드시 필요한 경우에만 생성 가능 3월 학교 단위과제(카드) 의견 수렴하여 취합

2-3. 기록물의 분류 학교 공통 단위과제카드 추가 생성 가능 - 일과운영관리 → 교육홍보관리 - 일과운영관리 → 교육홍보관리 - 교육행정서무관리 → 유관기관협조 - 교육과정계획수립운영 → 자유학기제운영 - 선별적교육비지원 → 교육복지투자사업 - 학교시청각 기록물관리 → 관련업무 단위과제

2-4. 기록물의 정리와 편철 기록물 정리 점검 항목 대상 : 업무가 종료되어 직접적 활용이 끝난 전자, 비전자 기록물 등록사항과 실물기록물 일치여부를 종합적으로 확인, 물리적 정리 완료 2월 말까지 진행 점검 항목 미완료 문서 처리(결재 진행중, 단위과제카드 미지정, 미발송 등) 적절한 단위과제카드에 편철되어 있는지 확인 열람범위 점검 (※기관 내 직원 공개여부) 대국민 공개여부 점검 (※기관 외 대국민 공개여부 – 정보공개법) 비전자기록물의 색인목록과 실제 편철상태 일치 여부 점검 (건목록, 쪽수 확인) 미등록 기록물의 등록 및 편철

2-4. 기록물의 정리와 편철 업무 진행 중 비전자등록 후 진행용 파일에 편철

2-4. 기록물의 정리와 편철 업무 종료 후 (1) 최근 문서가 맨 아래로 가도록 배열 업무관리시스템에서 표지, 색인목록을 건단위 면표시 철단위 면표시 업무 종료 후 (1) 최근 문서가 맨 아래로 가도록 배열 업무관리시스템에서 표지, 색인목록을 인쇄하여 기록물의 맨 앞에 배열 - 색인목록과 건목록 일치여부 확인 표지 및 색인목록을 제외하고 면표시 양면일 경우, 뒷면에도 쪽 표시 2권 이상 분권 시 1권에 이어 면표시

2-4. 기록물의 정리와 편철 업무 종료 후 (2) - 보존용 표지를 씌우고 클립으로 고정 2권 이상 분권할 경우, 표지에 권수 기재 예) 2-1, 2-2

2-4. 기록물의 정리와 편철 업무 종료 후(3) 단위과제카드(철)별로 보존상자에 편성 보존상자 전면에 생산연도, 처리과명, 보존기간, 단위과제카드명을 기재

2-4. 기록물의 정리와 편철 업무 종료 후 (4) 보존상자는 각 처리과 캐비닛에 보관 최대 2년 범위 내에 처리과에 보관 이관시기가 도래시 문서고로 이관

2-5. 기록물의 이관(비전자) 이관의 정의 이관장소 및 시기 이관방법 이관 유의사항 기록물의 보존장소 및 관리권한을 보존서고로 이전 이관의 정의 이관장소 : 업무담당자의 캐비닛 – 문서고 시기 : 각 부서 보관후, 업무 종료 후 2년 범위 내 이관 (학교의 경우 1년 단위 이관 권장) 이관장소 및 시기 각 업무담당자 : 기록물 정리·편철 후 이관목록 작성 기록물업무담당자 : 목록검수 후 문서고 편성 및 보존대장 기재 이관방법 기록물 이관목록과 실물 기록물 검수 기록물 이관목록 반드시 내부결재 득 이관 유의사항

2-5. 기록물의 이관(비전자) 기록물 이관 목록

2-5. 기록물의 이관(비전자) 기록물 이관시기 연장신청서

2-5. 기록물의 이관(전자) 목적 : 업무관리시스템 생산 전자기록물을 기록관리시스템으로 이관하여 기록물의 안전한 보존 및 활용기반 조성 이관대상 : 2011~2013년 전자기록물 ※2014~2016년 전자기록물은 2018년 이관 예정 이관일정 : 2017.8월 중 북부 기록관 관할 기관 전자기록물 이관 이관방법 : 대용량송수신 및 기록관리시스템 기능을 통해 온라인 이관 향후계획 : 이관 완료된 전자기록물은 기록관리시스템에서 검색 및 열람 가능

2-6. 기록물의 평가 및 폐기 목 적 심의대상 심의절차` (법령의 처리절차) 보존기간이 경과된 기록물의 폐기 목 적 보존기간이 경과된 기록물의 폐기 중요기록물의 안전한 관리 환경 구축 심의대상 보존기간 경과 기록물 1년, 3년, 5년, 10년만 해당 30년 이상은 국가기록원 이관 후 평가심의 후 폐기 심의절차` (법령의 처리절차) 청내 각과 및 관내 각급학교 평가의견서(폐기/재책정/보류) 제출 처리과에서는 기록물을 폐기 할 수 없음 기록연구사 기록물의 역사적, 정보적 가치 기준으로 평가 평가심의서 작성 기록물평가심의회 평가심의에 대한 최종 결정 기록물의 보유가치에 대한 종합 판단

2-6. 기록물의 평가 및 폐기 관련법규 유의사항 공공기록물 관리에 관한 법률 (제27조) 공공기관이 기록물을 폐기하려는 경우 처리과 의견조회, 기록연구사 심사, 기록물평가심의회 심의를 거쳐야 한다 공공기록물 관리에 관한 법률 (제50조, 제51조) 무단파기 : 7년 이하 징역 또는 3천만원 이하 벌금 유의사항 보존기간 하향 책정 (10년 → 5년)불가 보존기간 재책정, 보류, 폐기의 의미 재책정 : 잘못 책정된 보존기간 수정 보 류 : 다음해로 평가 연기 폐 기 : 보존기간 만료되어 보존할 가치 없음

폐기 사례(현장파쇄 및 용해)

폐기 사례(현장파쇄 및 용해)

폐기사례(개인정보유출) 33

제3장 학교기록물 관리

3-1. 개인정보 포함 기록물 관리 공공기록물 관리법에 따라 관리되어야 하는 기록물은 개인정보가 포함되어 있더라도 보존기간까지 관리 후 폐기 공공기록물 관리법의 관리 대상이 아닌 개인정보는 개인정보보호법에 따라 보유기간이 경과하면 파기 업무관리시스템 기록물에 포함된 개인정보 - 업무관리시스템 본문 및 붙임파일 개인정보는 기록관리대상 - 붙임파일 첨부 시 암호화 금지(문서보안 및 열람제한 기능 활용) 홈페이지, 서면신청 등 기타 방식으로 수집한 개인정보 - 온라인 및 오프라인 방식으로 생산한 기록물에 포함된 개인정보 기록관리 대상

3-2. 학교 생활기록부 생활기록부 1의 장기보존을 위한 교육부 주관 프로젝트 추진 중이므로 출력 보류(시교육청 교수학습기획과-645, 2015.1.19.) 학교생활기록부 훈령 개정 중이므로 개정훈령이 안내되기 전까지 출력보류 (시교육청 교수학습기획과-645, 2015.1.19.) 나이스 이전 학교 생활기록부 분실 및 훼손되지 않도록 주의 학교 사정에 따라 열람 빈도 높을 것으로 예상되는 생활기록부부터 순차적으로 학교 자체적으로 이중보존 방안 마련

3-3. 학교 간행물 학교 간행물 : 졸업앨범, 학교연혁지, 학교교육계획서 간행물 인쇄 전 간행물관리대장에 등재하고 관리번호 부여 간행물 표지에 관리번호 표기하여 인쇄 업무담당자는 인쇄된 간행물 1부를 학교 기록물업무 담당자에게 제출 학교 기록물업무 담당자는 보존문서기록대장에 등재 후 문서고 보존 관리

3-3. 학교 간행물 간행물관리번호 표기 방법 - 교육지원청명+학교명+연도(4자리)+일련번호(3자리) - 예) 북부교육지원청감전초등학교2016001 간행물관리대장 서식(예시) 관리 번호 생산 연도 생산 부서 등록일 제목 내용 용도 매체 공개 구분 비고

3-4. 학교 성적관련 기록물 학교 성적 관련 기록물 대상 - 평가원안(지필평가, 수행평가) 및 학생이 작성한 답안지 단, 초등학교는 최종결과표(단위과목별 결과기록표) 관리 비전자등록은 [학업성적평가관리] 단위과제카드에 등록 - 예시 : 00학년도 0학기 중간고사 평가원안 00학년도 0학기 중간고사 답안지(0학년) 시험유형별, 학년별 또는 반별 등 학교 실정에 따라 자체적으로 편철 NEIS에서 전자적으로 생산·관리되는 기록물은 전자적 관리 - 이원목적분류표, 각종 성적일람표

3-5. 행정박물 정의 - 공공기관에서 업무수행과 관련하여 생산 활용 - 행정적, 역사적, 문화적, 예술적 가치를 지니는 기록물 등록 : 행정박물관리대장을 별도로 마련하여 수기등록 및 관리 (업무관리시스템 등록 기능 없음)

3-5. 행정박물 유형 및 선별기준 대분류 소분류 선별기준 관인류 폐지 관인 학교의 설립 등 주요 사건 주요인물의 행정관련 학교의 변천과정, 학교상징적 학교간 교류나 외부인사 선물 교육, 전시 학교에서 받은 상장(개인제외) 교구류 악기, 작품(회화, 조각)등 상징류 교복, 배지, 현판, 비석, 교기 선물, 명패, 증서류(양해각서, 교류협정) 상장/ 상패류 상장, 트로피, 메달, 깃발 등 기념류 유니폼

3-5. 행정박물 행정박물관리대장 및 보유목록 서식(예시)

3-6. 회의록 대상 - 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 및 심의회 - 교육감 및 교육장이 참석하는 회의 - 그 밖의 회의록 작성이 필요하다고 인정되는 주요회의 학교 회의록 작성 위원회(예시) - 학교운영위원회, 인사자문위원회, 교육과정위원회, 조기진급 졸업 진학 평가위원회, 학업성적관리위원회, 학교폭력대책자치위원회, 학교급식소위원회, 장학생선정위원회, 학교도서관운영위원회 등

3-6. 회의록 회의록 구성요소 위원의 서명이 필요한 회의의 경우 서명자료도 붙임으로 함께 관리

3-6. 회의록 생산 및 등록 - 생산과 동시에 업무관리시스템으로 등록 관리 - 회의록을 단독으로 등록하거나 붙임으로 첨부할 경우 회의록임을 명확히 확인 할 수 있도록 문서제목 명기 예시) 00학교운영위원회 제0차 회의결과 보고 및 회의록 - 보존기간은 해당업무의 단위과제 보존기간 적용

3-7. 시청각기록물 유형 사진 필름류 학교장의 인물 및 업무활동 사진 학교 시설 공사 전후 각종행사 (입학식, 졸업식, 축제, 학교장 이취임식) 녹음 영상류 학교장 이 취임식 해당 학교와 관련된 방송자료 및 홍보영상 역사적 중요사건과 관련된 증언 등 구술기록 각종행상 영상 등

3-7. 시청각기록물 시청각 기록물 선별 - 하나의 사안(주제, 행사 등) 기준으로 - 시행전, 시행과정, 시행 후 선택 - 일정한 순서에 따라 배열

3-7. 시청각기록물 시청각 기록물 등록 - 사안(주제, 행사 등)에 따라 업무관리시스템에 등록 - 비전자문서 등록 또는 첨부물 분리등록 기능 이용하여 등록 등록 표기

3-8. 대외비(비밀기록물) Ⅰ, Ⅱ, Ⅲ급 비밀 이외에 직무수행상 특별히 보호를 요하는 사항은“대외비” 비밀기록물에 준하여 관리 보호기간 : 대외비 작성부터 대외비 상태를 유지해야하는 시점 보호기간 종료시에는 일반문서로 재분류 보존기간 : 대외비가 생산된 년도를 기준으로 보존하는 범위 예) 보호기간 : 1년 / 보존기간 : 3년 사본은 예고문에 따라 파기 실시 원본은 보호기간 종료시 문서고로 이관하여 보존문서기록대장에 등재 후 보존기간 만료 후 폐기목록 제출 → 폐기 실시

3-9. 계약관련기록물 계약의 종류 - 계약방법 : 경쟁입찰 및 수의계약 - 계약목적 : 공사계약, 물품.제조.구매계약, 용역계약 계약과 관련하여 생산되는 기록물 - 계약서, 설계서, 규격서, 감사조서, 시방서 등 원본은 지출담당자에게 제출하여 지출원인 행위의 증빙서류로 활용(지출증빙서 보존기간 5년) 복사본은 해당 업무 단위과제카드에 편철하여 단위과제카드 보존기간까지 관리 – 계약사무관리(10년)

제4장 보존서고 관리

4-1. 보안환경 구축 제한구역 표시 및 서고관리책임자 지정

4-1. 보안환경 구축 서고출입대장(기록물 반출입대장)

4-2. 보안환경 구축

4-2. 보안환경 구축

4-2. 보안환경 구축 기록물의 상자정보는 기록물의 신속한 검색 및 활용을 위해 꼭 필요 보존기간별, 생산연도별, 생산부서별 순서로 배열

4-3. 보존문서기록관리대장 보존문서기록대장 권장서식에 따라 엑셀파일로 관리 관리방법 매년 한 번씩 업무관리시스템상으로 내부결재 학교별 보유기록물 현황(보존문서기록대장) 제출 유의사항 문서고 보존현황과 보존문서기록대장은 항상 일치 보존기간 준영구 이상 중요기록물 분실되지 않도록 주의 권장서식

제5장 2017년 기록물관리 업무추진 계획

5-1. 생산현황통보 처리과에서 전년도(2016년) 생산.접수한 기록물의 생산현황을 제출하는 행위 기록물의 수집 및 이관을 위한 기초자료가 됨 제출기한 : 5월 31일까지(법정기한) 작성대상

5-2. 기록물관리 지도점검 대상 : 관내 공립유치원 및 공·사립 초·중학교 학교 전체 자체점검 실시하여 자료집계 제출(5월중 공문 발송) 현장점검 : 대상학교 전체 4년주기로 현장점검 실시(5, 10월) 점수제 지표 도입(100점 만점) 현장점검 학교 대상으로 최우수 학교 담당자 교육감 표창

5-2. 기록물관리 지도점검 기록물관리 지도점검 지표 변경사항 - 학교 주요기록물 등록·관리 → 간행물, 행정박물 지표 추가 (학교교육계획서, 생활기록부 지표 삭제) - 생활기록부 이중보존 방안 마련 학교 가점 부여 - 지표별 점수 수정 - 문서고 관리현황 사진 첨부 ★서고관리책임자 지정 및 제한구역 표시 ★문서고 내 고정식(혹은 이동식) 서가 전체 (기록물 보존박스 배치상태가 다 보이도록 전체 촬영)

5-3. 기록물 평가 및 폐기 기록물 평가 및 폐기 절차 절차 2017년 일정(예정) 1단계 2017년 6월 2단계 각급학교 및 기록관 보존기간 만료 기록물 추출 절차 기록연구사 평가 의견 작성 후 각급학교 및 청내 각과 의견 조회 기록물 평가 심의회 개최 및 기록물 폐기 2017년 일정(예정) 1단계 2017년 6월 2단계 2017년 7~8월 3단계 2017년 9~10월

5-3. 기록물 평가 및 폐기 기록물평가심의서 작성 방법 - 보존기간 만료는 최대 2016년 - 처리과 의견 : 재책정(보존기간 상향조정), 보류, 폐기 - 2016년 평가심의 중 보류 되었던 기록물 포함해서 작성 - 목록 제출시 기록물철분류번호 및 기록물철설명 기재 ※ 편철된 기록물의 내용을 쉽게 알 수 있도록 설명 혹인 건목록 기재 - 처리과 의견조회 시 기록물철별로 담당자 기재 - 처리과 의견조회는 구체적으로 기재

5-4. 기록물평가심의 결과 후속조치 폐기결정 기록물의 정리 폐기결정 기록물 목록 확인 후 보존상자에서 반출 북부교육지원청 폐기 계획에 따라 기록물 폐기

5-4. 기록물평가심의 결과 후속조치 보존기간 재책정·보류 결정 기록물의 정리(재편철) 보류 결정 기록물 : 보존문서기록대장 및 보존상자 표지의 수정없이 관리

6-1. 기록관리시스템 업무포털 – 통합로그인 – 기록관리 클릭 (SSO 자동 로그인)

6-1. 기록관리시스템(검색, 열람) 메인페이지 좌측 하단 – Active X 설치파일, 장기보존포맷뷰어 다운로드

6-1. 기록관리시스템(검색, 열람) 검색활용 – 열람 – 열람신청 – 기록물철,건 - 추가

6-1. 기록관리시스템(검색, 열람) 생산(처리)부서 입력(돋보기 모양 클릭), 부서 모를 경우 지우개 모양 아이콘 선택 생산년도, 건제목 입력 – 조회 – 왼쪽 체크박스 체크 - 선택

6-1. 기록관리시스템(검색, 열람) 기록물건 (앞서 추가 버튼을 눌러 선택한 기록물) – 왼쪽 체크박스 체크 - 열람신청

6-1. 기록관리시스템(검색, 열람) 열람신청서 작성(열람요청일자, 열람사유) - 저장

6-1. 기록관리시스템(검색, 열람) 기록관리시스템 열람신청 후 내부메일 또는 유선으로 김혜령에게 승인요청 기록물열람 – 기록물건 – 조회 – 건제목 클릭(건 정보보기 화면으로 자동 이동)

본문/붙임의 숫자로된 파일 클릭하면 내용 볼 수 있음 6-1. 기록관리시스템(검색, 열람) 기록물건 정보보기(전자기록물) 본문/붙임의 숫자로된 파일 클릭하면 내용 볼 수 있음

6-1. 기록관리시스템(검색, 열람) 기록물건 정보보기(비전자기록물) 비전자기록물 중 준영구 이상의 기록물은 스캔 파일을 볼 수 있음

감 사 합 니 다 ! 기록, 아는 만큼 잘 관리할 수 있습니다!! 김 혜 령(기록연구사) 김 혜 령(기록연구사) E-Mail : khrth@korea.kr Tell : 3301-354