2014 기록물 관리지침 2014. 1.

순 서 2014년도 기록관리지침의 구성 Ⅰ 주요 내용 및 특이 사항 Ⅱ 2014년 주요 일정 Ⅲ 정부산하 공공기관 지침 Ⅳ

2014년도 기록관리지침의 구성 Ⅰ

제1장 정리·생산 · 이관 · 평가 및 폐기 제2장 기록물의 종류·형태별 관리 제3장 전자기록물 관리 * 행정사항

주요 내용 및 특이 사항 Ⅱ

기록물 정리 및 생산현황 통보 개요 영구기록물 관 리 기 관 기 록 관 처 리 과 기록물관리지침 수립 시행 기 록 관 기록물 정리계획, 생산현황 통보지침 수립 시행 (관련교육 포함) 처 리 과 [기록물 정리] : 2월말까지 - 업무관리시스템 문서관리카드, 메모보고 지시사항 등 종결수행 - 전자문서시스템 분류기준표 변경, 신설확인 기록물철별 보존기관 확정 [생산현황 통보] : 5월 31일까지 - 업무관리시스템 이관처리 - 전자문서시스템 생산현황 통보 [생산현황 확인 및 취합] - 인수일정 수립 - 검수, 인수 및 인수 통보 - 생산현황 누락처리과 확인 [생산현황 통보]: 8월 31일까지 - 처리과 생산현황 취합 후 - 국가기록원에 통보 ※ 통합온나라시스템은 처리과에서 이관처리 후 기록관리시스템에서 생산현황을 통보(자료관시스템은 SORA시스템에 입력) [생산현황 접수 및 취합] -향후 이관 Data 활용 -기록물 이관 중장기계획 반영

기록물 정리 전 점검사항 ('12.12월말까지) 업무관리 시스템 전자문서 시스템 공통 생산자 정리 과제담당자 정리 확인 열람범위, 공개, 편철 조정 메모보고 단위과제 지정 업무관리 시스템 과제담당자 정리 내용 및 취지, 과제이력 보완 열람범위 재조정 기록물분류기준표 확인 분류기준표 단위업무 확인 누락/변경 단위업무 기록원 신청 전자문서 시스템 점검사항 기록물철 확인 보존분류 사항 확인 결재 및 편철완료 미등록기록물 확인 등록누락 기록물 추가 등록 등록대장과 실물 확인 공통 비전자기록물 확인 기록물철 면수 일치 확인 색인목록과 실제 기록물 확인

기록물 분류 및 기준표 운영 기록물분류기준표 기록관리기준표 정부기능분류체계(BRM) 도입기관 영구기록물관리기관과 협의하여 보존기간 확정 후 고시 기록관리기준표 신설 및 보존기간 변경 단위과제 통보 의견접수 (부동의시 추가협의) 보존기간 확 정 기록관리기준표 고 시 기록관 (10.31) (12.31) 영구기록물 관리기관 단위과제 접수 보존기간 검토의견 통보 BRM 미도입 기관 : 기록물분류기준표 운영 처리과변경, 소관부서변경, 폐지는 직접변경 - 기록물분류기준표 온라인시스템(http://cora.archives.go.kr) 접속 후 직접변경 단위업무 신설, 일부항목 변경은 국가기록원 담당자가 처리·회신 기록물분류기준표

대규모사업 개별 단위과제 운영 1사업 1단위과제, 보존기간 준영구 이상 책정 보존기간 책정 예시 적용대상 적용방안 ※ 「대규모 투자사업에 대한 정책실명제 강화방안」(’12.8 국회보고, 행정안전부) 보존기간 책정 예시 적용대상 ① 중앙행정기관 : 예비타당성 검토사업 및 민간투자심의사업 ② 지방자치단체 : 총사업비 300억 이상 *모든 투자사업 적용방안 단위과제명 : 구체적인 사업명으로 설정 보존기간 : 준영구 이상으로 책정 대규모 정부 투자사업명 현황조사 결과 (잘못된 예) 시정요청 (올바른 예) 단위과제 보존기간 ○○○도시개발사업 도시개발사업 준영구 준영구 또는 영구 중 택일 도시개발사업 시행 도시개발사업 특별회계운영 5년

기록물 등록 첨부물의 분리 등록 전자문서 붙임 파일 첨부시 암호화 또는 압축파일 금지 기록물 등록 첨부물의 분리 등록 기록물의 본문과 첨부물의 규격차이가 심한 경우 (도면, 사진, 녹음동영상, 카드류, 정부간행물 등) 상호 다른 기록매체로 구성되어 별도 관리가 필요한 경우 등 (사진·영화필름, 녹음테이프, 마이크로필름, 광디스크 등) 전자문서 붙임 파일 첨부시 암호화 또는 압축파일 금지 암호화시 비밀번호 지속관리 불가로 문서효력 상실 등록파일(압축파일) 수와 실제 파일수가 달라 진본성 입증 곤란 암호 또는 압축파일은 문서보존포맷 변환 불가 ※ 기록물관리법 제36조 제1항(기록관 및 특수기록관의 전자기록물 보존)

개인정보 포함 기록물 유형별 관리 【 유형1 】 업무관리·전자문서시스템 기록물에 포함된 개인정보 【 유형1 】 업무관리·전자문서시스템 기록물에 포함된 개인정보 - 공공기록법에 따른 기록관리 절차에 따라 관리 - 붙임파일 첨부 시 암호화 금지 【 유형2 】 행정정보시스템 보유 개인정보 (행정정보 데이터세트) - 기록관리 대상이므로 공공기록법의 규정에 따라 기록물 보존기간까지 보존 ·관리하며 시행령 제43조에 따라 평가 및 폐기 업무 수행 【 유형2 】 홈페이지, 서면신청 등 기타방식으로 수집한 개인정보 기타방식으로 수집한 개인정보 중 공공기록법 및 개별 법령에 따라 기록관리 대상에 해당하는 경우 공공기록법에 따라 전자기록생산시스템*에 등록·관리 * 업무관리시스템, 전자문서시스템, 행정정보시스템 ※ 개인정보가 포함된 기록물은 개인정보 보유기간이 경과한 경우에도 공공기록법에 따라 보존기간까지 관리하여야 하며, 개인정보보호법(21조)에 따른 즉시 파기 대상에서 제외

처리과→자료관 생산현황 통보처리 후 취합한 목록파일 제출(SORA로) 도입 시스템별 일반기록물 생산현황통보 방식 유형구분 전자문서시스템 업무관리시스템 자료관시스템 기록관리시스템 유형 ① ○ ○ 유형 ② ○ ○ 유형 ③ ○ ○ 유형 ④ ○ (○) 유형1 : 통합온나라 – RMS 사용기관 (처리과 – 기록관으로 이관처리) 후 RMS에서 생산현황 통보 유형2 : 통합온나라 도입, RMS 미도입기관 (광역자치단체 등) ---통계추출 쿼리문 이용 유형3 : 통합온나라 미도입기관 (전자문서시스템 사용) --- 유형4 : 통합온나라, 자료관시스템 미도입기관 (일부 지자체 및 대학) --- 기록원 홈페이지에 있는 생산현황 통보용 전산프로그램(Anyproduct) * 사전 오류검사 실시 유형 ① 처리과→기록관 이관처리 후 RMS에서 생산현황 통보(CAMS로) 업무관리시스템에서 직접 통계 추출하여 제출 ※ 목록은 기록관리시스템 도입 후 소급 제출 유형 ② 유형 ③ 처리과→자료관 생산현황 통보처리 후 취합한 목록파일 제출(SORA로) 유형 ④ 통보용 프로그램(Anyproduct) 이용하여 목록 추출 후 제출(SORA로)

생산현황 통보 시 유의사항 (1) 전자 및 비전자 기록물 구분하여 통보(서식1, 서식2) 일반기록물 법령 제 · 개정, 대규모 사업 · 공사관련 조사연구검토서 통보 조사연구검토서 속기록 작성 대상 회의 등 주요 회의록 통보 회 의 록 주요행사, 홍보동영상, 기관장 동정 등 시청각기록물 통보 시청각기록물 생산 후 3년이 지난 연도, 보존기간 30년 이상 비밀기록물 통보 비밀기록물 기관 발행 간행물 발간번호부여 후 통보 정부간행물 관인류, 상징류, 기념류 등 보유 행정박물 통보함 행 정 박 물 ※ ’14년도 생산현황 통보 지침 특이사항 - ‘이중보존매체 생산·보유현황’ 통보대상에서 생략 - 생산현황목록 파일명명규칙 제시 - 행정박물 보유목록에 ‘등록번호’ 항목 추가 등

생산현황 통보 시 유의사항 (2) ① 생산현황 통보 방식 - 사전 오류검사 실시 : 오류발생시 오류사항 수정 (전자문서시스템) - 사전 오류검사 실시 : 오류발생시 오류사항 수정 (전자문서시스템) - 기록물생산현황통보시스템 (SORA) 접속, 통계 입력 ② 기록물분류기준표 운영 기록물분류기준표 온라인시스템(CORA) 접수 및 처리 ③ 생산현황통보 법정기일 준수 【처리과→기록관】 5월 31일까지 【기록관→국가기록원】 8월 31일까지

도입 시스템 유형별 기록물 이관(처리과→기록관) 유형구분 전자문서시스템 업무관리시스템 자료관시스템 기록관리시스템 유형 ① ○ ○ 유형 ② ○ ○ 유형 ③ ○ ○ 유형 ④ ○ 유형 ⑤ ○ ○ 유형 ① 통합온나라시스템 ➨기록관리시스템 [중앙부처 및 일부 지자체] 유형 ② 기록관리시스템 도입 후 이관업무 추진 [광역자치단체 및 일부 지자체] 유형 ③ 전자문서시스템 ➨자료관시스템 [일부 지자체 및 대학] 유형 ④ 기록관리시스템 도입 후 이관업무 추진 [일부 지자체 및 대학] 유형 ⑤ 전자문서시스템 ➨기록관리시스템 [대검찰청, 국가정보원, 일부 대학]

전자기록물 보존포맷의 변환 전자기록생산시스템으로부터 인수한 보존기간 10년 이상 전자기록물은 문서 및 장기보존포맷으로 변환 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제36조 제1항 문서보존포맷 변환 - 전자기록물 건의 본문과 첨부물 변환 ※ 문서형식이 아닌 시청각, PDF 등과 손상파일, 암호파일 등 가독 불가능 파일 제외 장기보존포맷 변환 - 전자기록물 철과 건을 각각 변환 전자기록물철 : 메타데이터 + 전자서명 전자기록물건 : 원문 + 문서보존포맷 + 메타데이터 + 전자서명

2014년 주요 일정 Ⅲ

국가 주요 기록물의 선별 관리 세 부 내 용 현황(2013) 기록물 보존기간 준칙 작성 및 시행(’14. 1.~3.) 국가 주요 기록물의 선별 관리 현황(2013) 기록물 보존기간 준칙 제개정안 마련 - 교육청·지자체 기록물 보존기간안 마련 - 특수유형 기록물 보존기간 준칙 분야 선정 세 부 내 용 기록물 보존기간 준칙 작성 및 시행(’14. 1.~3.) 지방자치단체 및 교육청 준칙 시행 (2월) 중앙행정기관 기록물 보존기간 준칙 보완 (3월) 특수유형 기록물 보존기간 준칙 마련(3월) 추진내용(2014) 기록물의 보존기간 준칙 확산 기록물 보존기간 준칙 활용 확산 추진(’14. 4.~6) 기관별·권역별 보존기간 준칙 활용교육 (4~5월) 국가적 중요사항 기록물 폐기방지 지침 시달 및 확산(6월)

’15년도 전자기록물 의 차질없는 이관 준비 세 부 내 용 추진 배경 전자기록물 이관대비 지침 마련 시행 세 부 내 용 ’15년 본격 이관되는 각급 기관 전자기록물의 차질없는 인수를 위한 사전준비에 만전 전자기록물 이관대비 지침 마련 시행 RMS→CAMS 이관 절차 및 각 기관 유의사항 마련 국가기록원 전자기록물 수집방침 및 실무지침 마련 추진내용 전자기록물 이관 지침 마련 및 시행 각 기관 기록물 이관준비 현황 점검 및 지원 각급 기관별 전자기록물 이관준비 현황 점검 및 지원 전자문서시스템 기록물의 RMS 이관현황 점검 ’15년 이관기록물의 보존포맷 변환현황 등 점검 및 지원

지방이전 기관 기록물 관리 세 부 내 용 현황(2013) ’13년도 지방이전 기관 점검 및 지원(’14. 1.~3.) ’13년도 이전 대상기관 기록물 조기이관 - 교육부 기록물 3천여권 등 ’14년도 이전기관 기록물 조기이관 협의 - 16개 이전기관 자체 보유현황 실시 - 기록물 조기이관 협의 세 부 내 용 ’13년도 지방이전 기관 점검 및 지원(’14. 1.~3.) 기록물 보존설비 구축 점검 기록물 이송 및 재배치 현황 점검 등 추진내용(2014) ’14년도 지방이전 대상기관 현황 조사 및 지원 ’14년 및 ’15년도 지방이전 대상기관 기록물 관리 점검 및 지원 이전 완료기관 기록관리 현황 점검 14년도 지방이전 기관 기록관리 지침 시달 (’14. 1) 15년도 이전대상 기록물 조기 이관 협의 (’14. 9~11)

정부산하 공공기관 지침 Ⅳ

기록물 관리 지침 주요 내용 ① 중점 추진 사항 과거사 관련 기록물 실태조사 및 수집 추진 협조 요청 주요 정책 및 사건 사고 관련 기록물의 철저한 관리 나로호 발사, 원전납품비리 사건 등과 같이 국민의 관심사 또는 영향이 큰 기록물은 영구 보존토록 조치 회의록, 시청각, 조사검토서 등의 관리 철저 공공기관 기록관리 현황 조사 실시 기관 일반 현황, 기록물 생산 및 보유현황, 인프라 구축 등에 대한 일제 조사 추진 지방혁신도시 이전 완료 기관에 대한 현장 점검 추진 신청사 인프라 및 기록물 이송 재배치 현황 등에 대한 점검 실시 공공기록물 폐기 절차 준수 및 관리 감독 철저 폐기과정에 대한 전문요원 등 담당직원의 관리감독 철저 폐기 집행을 담당하는 용역업체에 대한 보안관리 철저 용역업체 대표 및 실제 업무담당자 보안각서 징구 및 보안교육 실시

기록물 관리 지침 주요 내용 ② 주요업무 보유 기록물 전수 조사 실시 기록물 분류기준에 대한 협의 기록물관리 전문요원의 배치 보유기록물 전수조사를 실시하여 중요기록물의 안전한 관리 환경 구축 기록물 분류기준에 대한 협의 직접관리기관만 대상, 연중 상시 협의 기록물관리 전문요원의 배치 유예기간(11년)이 경과되었으므로 전문요원의 신속한 배치 추진 중요 기록물의 국가기록원 이관 협의 보존환경 미비로 국가적 보존가치가 있는 중요기록물이 훼손되지 않도록 이관에 관한 협조 요청 특히 지방이전 기관은 중요기록물의 안전한 관리를 위해 국가기록원 이관 등 필요한 조치 강구

기록물 관리 지침 주요 내용 ③ 행정사항 2013년도 생산현황 통보 단위과제 보존기간 협의 전년도 지침 중 수정 사항 각 기록관은 5. 31.까지 처리과의 생산현황을 취합 관리할 것 직접관리기관은 8월 31일까지 국가기록원으로 통보 단위과제 보존기간 협의 협의기간 : 2014. 1. 1 ~10.31 대상 : 직접관리기관(분류체계 정비 완료 즉시 협의 요청) 전년도 지침 중 수정 사항 공통 업무 보존기간 중 ‘재난관리’’10년’ 조직정원관리는 ‘영구’로 변경 평가심의회 구성과 관련하여 심의위원을 7인으로 구성할 경우 영구기록물관리기관의 예를 준용하여 3인의 민간전문가를 위촉하는 것을 권장 ※ 대학기록관리지침은 2월 중 배포 예정임 24