HAMAN OFFICE OF EDUCATION 정부 3.0과 함께하는 기록관리 교육 일시 : 2015. 3. 30. (월) 14:00~ 장소 : 우리교육지원청 3층 대회의실 대상 : 관내 처리과 기록물관리 담당자 경상남도함안교육지원청 HAMAN OFFICE OF EDUCATION

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Ⅰ. 2015년 기록관리 운영실태점검 계획

운영실태 점검 개요 점검대상 : 총 28개 기관( 소속기관1, 단설유치원1, 초등학교 17, 중학교 9) ※ 서면점검과 현장검검 병행 실시. 4년 주기로 현장점검 실시 2012년 현장점검 기관 : 총 5개 기관 -대산초, 유원초, 함안초, 함안여중, 호암중 2013년 현장점검 기관 : 총 8개 기관 -군북초, 산인초, 아라초, 예곡초, 호암초, 칠원중, 칠성중, 함안중 2014년 현장점검 기관 : 총 8개 기관 -중앙초, 법수초, 월촌초, 문암초, 칠원초, 군북중, 법수중, 함성중 2015년 현장점검 대상 기관 : 총 7개 기관 -가야초, 칠서초, 칠북초, 외암초, 대산중, 함안도서관, 함안유치원 => 구체적인 서면점검 증빙자료 제출일 및 현장점검 일정은 10월에 공문으로 별도 안내

운영실태 점검 개요

운영실태 점검 개요 점검내용 · 기록관리 절차 준수 및 업무 처리 내용 적절성 여부 · 기록물 및 문서고 보존 환경 조성 여부 · 기록관리 업무 모범사례 제출 점검 및 제출 방법

변경사항 제출방법: 비전자기록물 제출 -> 전자기록물 제출 - 서면점검 기관의 경우 증빙자료를 제출받지 않아도 검토가능한 것들은 제출하지 않도록 하고, 증빙자료를 제출해야 하는 것들은 공직자메일로 제출하도록 변경 - 현장점검 기관의 경우 증빙자료를 제출받지 않아도 검토가능한 것들은 증빙자료를 준비하지 않고, 증빙자료를 제출해야 하는 것들만 준비 작년도 운영실태 점검의 경험과 결과를 토대로 기존의 항목 및 배점을 조정 새로운 항목 추가 - 기록물 평가(처리과 의견조회)의 적절성 - 기록물 폐기의 적절성

2015년 점검항목 작년과 동일한 항목 시청각기록물의 경우 CD나 인화된 사진으로 보관을 하고 업무관리시스템에 등록을 한 경우에만 등록으로 인정 회의록의 경우 업무관리시스템에서 ‘회의록’으로 검색하여 나온 결과를 프린트스크린 한 경우에만 인정 학교운영위원회 회의록 등 필수 회의록들이 프린트스크린한 검색결과에 없는 경우에는 일부 등록으로만 인정

2015년 점검항목 작년과 동일한 항목 작년의 경우 각 항목에 따른 증빙자료를 갖추지 않고 업무를 수행한 경우가 많아서 점수를 받지 못한 경우가 있었으며, 인계인수서 작성 없이 선생님들이 주신 기록물을 그냥 받은 경우도 많아 기록물에 대한 책임 관계가 명확하지 않음. 문서고가 없어 이관을 받지 못한 기관도 있었으나 문서고가 없더라도 행정실의 캐비닛을 문서고 대용으로 위의 절차를 따른 경우에도 점수를 인정 해드렸음. 이관 교육을 실시한 경우 교육 실적에 포함해서 증빙자료를 제시해도 인정해 드림.

2015년 점검항목 작년과 동일한 항목이나 세부내용 및 점수배점 변경. 해당 항목은 증빙자료 불필요. 작년의 경우 1기관을 빼고 모든 기관이 일부 작성 점수를 받음. 회의록 생산현황, 간행물 생산 및 보유현황, 행정박물 보유현황을 적절하게 기입하지 않거나 아예 기입하지 않은 기관이 많아 점수가 낮았음. 일부작성을 받은 기관들을 살펴보면 편차가 심한데도 불구하고 동일한 점수를 받은 기관이 많았음. 따라서 올해는 서식을 모두 작성했는지 여부와 작성된 내용이 적절한지 여부로 나눠서 판단(감점제). 수정 제출한 기관의 경우 최초의 보고를 토대로 평가

2015년 점검항목 작년과 동일한 항목이나 세부내용 및 점수배점 변경. 해당 항목은 증빙자료 불필요. 작년의 경우 대부분의 기관이 일부 작성 점수를 받음. 단위업무를 기입하지 않거나, 잘못 기입한 경우가 많았으며 시작~종료연도 및 보존기간 만료일을 잘못 작성한 경우가 많았음. 일부작성을 받은 기관들을 살펴보면 편차가 심한데도 불구하고 동일한 점수를 받은 기관이 많았음. 따라서 올해는 서식을 모두 작성했는지 여부와 작성된 내용이 적절한지 여부로 나눠서 판단(배점제). 수정 제출한 기관의 경우 최초의 보고를 토대로 평가

2015년 점검항목 신설항목 해당 항목의 점검 부분은 처리과 의견조회 기한 내 제출 여부 및 처리과 의견조회 항목의 적절성, 항목 내용의 누락여부로 전수조사의 적절성과 유사하게 진행 증빙자료 제출 불필요 수정 제출한 기관의 경우 최초의 보고를 토대로 평가

2015년 점검항목 신설항목 실제 폐기 집행 전 기록물 검증 작업 때 검토(증빙자료 제출 불필요) 지정한 기록물을 노끈으로 잘 묶었는지 여부, 기록물 순번지에 포함된 기록물 목록과 묶여진 기록물의 일치 여부, 지정한 일자에 기록물을 잘 가져왔는지 등을 검토하여 해당 항목을 점검

2015년 점검항목 작년과 대부분 동일한 항목이나 배점 조정 소화기는 분말용 소화기는 인정하지 않고 가스식 소화기만 인정 필수대장은 보존문서기록대장, 기록물 반입반출대장, 기록물 열람대장, 문서고출입대장

2015년 점검항목 기록관리 모범사례의 경우 작년과 동일하게 일반적인 기록관리 이외에 수집이나 전시활동과 관련하여 교육지원청의 업무에 적극적으로 협조를 하거나 자체적으로 기록관리 모범사례로 제출할 수 있는 것을 인정해 드림.(작년에는 과거사기록물 수집, 사진기록물 수집 등이 있었음.) ‘제출’은 신설항목. 하반기 공문을 보내드릴 때 기한과 증빙자료의 제출형식을 알려드릴 예정이므로 이에 맞추어 제출하시면 됨.(수정 제출한 기관의 경우 기준은 최초 제출된 공문 및 자료)

Ⅱ. 절차별 기록물관리

기록물의 전자적 생산․관리 VS 원본 중심의 관리 기록물의 개념과 기본원칙 기록물의 개념 : 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물. 즉, 매체를 불문한 모든 형태의 기록물을 의미 기록물의 기본 관리 원칙  - 업무와 관련하여 생산•접수된 모든 기록물을 등록  - 기록물의 전자적 생산•관리(공공기록물관리법 제6조) => 처음부터 전자기록물로 생산하고 관리할 것  - 원본 중심의 관리 :처음부터 생산된 원본을 보관해야하므로 비전자문서로 생산했을 때는 비전자문서를 보관(비전자기록물을 생산했을 때 PDF등으로 변환하여 업무관리시스템에 등록시키는 것은 사본에 불과.) 기록물의 전자적 생산․관리 VS 원본 중심의 관리 처음부터 기록물을 전자적으로 생산하되, 비전자로 생산이 되었을 경우 전자적으로 업무관리시스템에 등록을 하고 원본을 관리 업무관리시스템의 비전자문서등록·첨부물분리등록 기능을 사용

기록물의 개념과 기본원칙

생산·등록·편철 생산․등록․편철: 오늘 날에는 대부분의 기록물이 생산․접수됨과 동시에 등록․편철 과정이 이루어짐(because 전자기록체계)

생산·등록·편철 but 비전자문서를 생산하거나 우편․인편․팩스 등으로 접수된 경우? 업무관리시스템>문서관리>문서함>문서등록대장>비전자문서등록 ① ② ④ ③

생산·등록·편철 but 생산된 기록물의 본문과 첨부물이 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 별도 관리가 필요한 경우? 업무관리시스템>문서관리>문서함>문서등록대장>첨부물분리등록 ① ② ③ ④ ⑤

←------------- 6㎝-------------→ 생산·등록·편철 번호표시(예시) 등록번호 ↑ ｜ 4.5㎝ ↓ 등록일자 공개여부 보존기간 ←------------- 6㎝-------------→

생산·등록·편철 번호표시(예시)

생산·등록·편철 유의사항 전자문서 생산 시 붙임파일 첨부 할 때 암호화, 압축파일 금지 생산 시 공개여부를 잘 선택(1~8호) 기록물 등록 시 과제카드를 남발하지 말 것 ( 예시> 지출증빙서는 하나의 단위과제카드에 편철해 줄 것) 원문정보공개서비스 시행(2015.3.27~) - 업무담당자가 업무관리시스템에서 공문을 생산할 때 공개로 분류한 문서를 국민들이 별도의 정보공개 청구 없이 정보공개포털시스템에서 바로 볼 수 있게 하는 서비스

생산·등록·편철 ▶ 문서 및 정보목록 작성시 유의사항 문서공개 분류 문서목록 작성 공개여부 선택 ■ 문서 작성시 공개여부 분류철저(강조사항) - 기안문, 첨부 문서에 개인정보 등 비공개 정보가 포함된 경우 반드시 부분공개· 비공개로 분류 * 비공개 정보 포함 문서 및 정보공개 사례 참조 - 특히, 이미지 파일이 포함한 글 문서와, PDF(스캔문서)에 포함된 개인정보는 필터링이 안되므로 특히 주의 문서공개 분류 ■ 문서제목에 성명(개인정보)을 포함하지 않도록 교육(강조사항) - 성명이 포함되는 경우 문서제목과 연관되어 사생활 노출 및 침해 사례 발생 - 필요시 개인을 식별할 수 없도록 ‘홍○○’, ‘홍*동’ 등으로 비식별화 문서목록 작성 ■ 공개여부 : ‘문서’의 공개여부와 ‘목록공개’ 여부를 구분하여 선택 - 문서 ‘대국민공개‘ → ‘목록공개’가 기본 - 문서 ‘비공개(부분공개)’ → ‘목록공개’가 기본, 체크항목 해제시 ‘비공개’됨 공개여부 선택

생산·등록·편철 단위과제와 단위과제카드 단위과제란? BRM(정부기능분류체계)의 최소단위로 우리의 업무에 해당 과제카드란? 기록물 철과 유사(기록물 철보다 크거나 같다.) => 단위과제 아래 만들어지는 과제카드는 해당 단위과제의 보존기간을 상속받음

생산·등록·편철 단위과제와 단위과제카드

생산·등록·편철 단위과제와 단위과제카드

정리 정리기한 : 매년 2월 말까지 표지와 색인목록 출력

정리 표지와 색인목록 출력

정리 편철 및 상자에 넣기 - 업무가 진행 중이거나 업무에 활용중인 문서는 진행문서파일 위에서부터 아래로 사안의 발생순서에 따라 끼워 넣어 관리 (1월 문서가 위, 12월 문서가 아래) 처리완결 후에는 진행문서파일에서 분리하여 기록물철 표지 및 색인목록을 업무관리시스템에서 출력하여 보존용 표지를 씌워 편철(100매 단위로 분철) 편철순서 : 기록물철 표지>색인목록>비전자기록물 동일한 기록물이 여러권 일 때 => 제목: (전체권수)-(해당권) 예시>12월 지출증빙서 12-8

이관 이관이란? 정리가 끝난 기록물을 학교 문서고 or 기록관리시스템으로 옮겨 통합관리하는 절차 이관시기 – 기록물 정리가 끝난 후 예시> 2013년 생산 기록물-> 2014년 2월까지 정리를 끝내고 2014년도 안에 이관 실시 절차 - 기록물이관계획 수립 및 공람(이관대상 기록물, 이관일정, 이관내용 등 포함) - 이관 실시 (인수인계서를 교부받아 이관결과 보고 공문에 첨부물분리등록) - 이관을 할 때에는 인수인계서와 이관목록이 필요하나 이관목록을 인수인계서에 갈음해도 됨 <예시>

생산현황보고 처리과 생산현황보고 법적 기일 : 매년 5월 31일까지(공공기록물관리법) 생산현황보고란 ? - 학교에서 생산한 기록물의 체계적 관리를 위하여 전년도에 생산한 기록물의 각종 현황을 관할 기록관으로 보고하는 절차 - 조사 항목 : 전자/비전자기록물 생산 및 보유현황, 회의록 생산현황, 시청각기록물 생산 및 보유현황, 비밀(대외비)기록물 보유현황, 행정박물 보유현황, 간행물 생산현황

생산현황보고 서식(회의록)

생산현황보고 예시(회의록): 잘못된 것

생산현황보고 예시(회의록): 잘못된 것 개별법 및 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 : 학교운영위원회(초중등교육법), 학교폭력대책자치위원회(학교폭력예방 및 대책에 관한 법률) 등 => 이 2개만이라도 제대로 분류해주시기를 부탁드림

생산현황보고 서식(시청각)

생산현황보고 예시(시청각): 잘된 것

생산현황보고 서식(행정박물)

생산현황보고 예시(행정박물): 잘된 것

생산현황보고 서식(간행물)

생산현황보고 예시(간행물): 잘된 것

생산현황보고 예시(간행물): 잘된 것

평가 개념: 보존기간이 경과한 기록물의 다양한 가치를 검토하여 가치 있는 기록물을 추가 보존하고 가치를 다한 기록물은 폐기 결정하는 과정 절차: 처리과 의견조회(기록물평가심의서에 의견 및 사유를 작성하여 제출) → 기록물관리전문요원의 심사 → 기록물평가심의회 심의 2015년도 기록물 평가 예상 시기 : 4월 말 또는 5월 내용: 처리과 의견조회 시 폐기, 보류, 재책정으로 구분하여 작성

폐기 개념: 보존가치를 다한 기록물을 물리적으로 완전히 제거하는 행위 2015년도 기록물 폐기 예상 시기 : 9월~10월 절차 : 기록물 묶기(학교) -> 기록물 목록과 실물 일치 점검(연구사)-> 기록물 폐기

폐기

Ⅲ. 유형별 기록물관리

시청각기록물 관리 출처: 2013.12. 김해여중 발표자료

간행물이란? 학교의 사명이나 업무수행의 내용을 전달하기 위해 발간하는 자료. 교지, 사료집, 교육자료, 업무편람, 학교신문, 리플릿, 수첩 등이 있음. 책자, CD, 전자파일 등의 형태로 생산되며 문서와 달리 여러 부 간행 간행물의 유형 업무편람, 매뉴얼, 교육자료, 회의자료, 지침서, 사업보고서, 용역보고서, 기관사(史), 연간업무계획, 도록집, 수첩, 팸플릿, 리플릿, 홍보물 등 예산을 수반하여 인쇄업체로부터 발간하는 자료

간행물 발간등록번호 신청 등록방법 : 별건등록 및 첨부물 분리등록 결재를 받기 전에 발간등록번호 신청 간행물 원고 확정 발간등록번호 확인 및 인쇄의뢰 결재를 받기 전에 발간등록번호 신청 간행물관리대장을 통해 신청 인쇄를 위한 결재&회계부서에 인쇄 의뢰 기입요소: 간행물의 제목, 발행일자(월일), 발간형태, 발간주기, 발간용도, 쪽수, 저작물 이용 및 공개 간행물관리 담당자 -간행물 발간등록번호 확인 -확정된 원고는 업무관리시스템에 등록을 하고 결재를 맡은 후 그 결과를 첨부하여 회계 부서에 인쇄 의뢰

발간 간행물 송부 학교 업무담당자는 간행물 발간 후 5일 이내, 기록물담당자에게 2부를 송부해야 함. 간행물(책자)의 전자파일이 있을 때는 이를 CD, DVD 등 이동식 저장장치에 수록하여 송부(책자2부, 전자매체 1부) 전자적형태(e-book, 전자파일 등)로만 생산된 간행물은 CD, DVD 등 이동식 저장장치에 수록하여 송부(전자매체 2점) 유의사항 수첩, 팸플릿, 리플릿 등 간행물의 특성상 간행물 발간등록번호를 해당 간행물에 표기하는 것이 적절하지 않는 경우 발간등록번호만 부여받고, 해당 간행물의 인쇄 시 발간등록번호를 표기하지 않고 인쇄

행정박물 관리 출처: 2013.12. 김해여중 발표자료

시험지기록물 관리 출처: 2013.12. 김해여중 발표자료

회의록이란? 위원회, 심의회, 협의회 등 회의체의 심의•협의•조정•의결•검토 등 의사결정과정을 수록한 기록물 회의의 시작부터 종료까지 모든 의사에 관한 발언을 기록하는 동시에 의사일정, 안건 등 회의에 관한 모든 사항을 게재하는 기록 다양한 학교 위원회 학교운영위원회, 교육복지위원회, 졸업앨범제작위원회, 방과후학교소위원회, 발명교사기자재선정위원회, 학교폭력전담기구협의회, 학교폭력대책자지위원회, ,학교폭력전담교사협의회, 성적관리 협의회, 학생선수보호위원회, 학생건강체력향상위원회, 학교교육과정위원회 등

회의록의 등록 등록방법 : 별건등록 및 첨부물 분리등록 생산 즉시 업무관리시스템에 등록 회의록 접수•생산 결재 등록 주의! 개념상 위원회•심의회•협의회에서 생산된 기록물이라 해도 업무담당자가 보관하고 있는 이상 업무관리시스템에 등록해야 함 생산 즉시 업무관리시스템에 등록 업무담당자와 관리자의 도장 및 수기 결재 해당 공문의 오른쪽 아래에 3단 or 4단 결재도장을 찍고 결재 비전자기록물 등록기능 사용 업무관리시스템의 비전자문서 등록 기능을 사용, 문서제목과 공개여부, 과제카드, 담당자, 쪽수 등 기입 비전자문서의 오른쪽 위에 고무인을 찍고 생산/접수 체크 후 업무관리시스템 상의 문서번호 기입

업무관리시스템에서 ‘회의록’으로 검색 시 결과로 나올 수 있게 함 등록시 회의록 제목 별건등록 시 개최연도와 차수를 포함하여 정식명칭으로 기재 Ex> 0000년도 제0회 000위원회 회의록 업무관리시스템에서 ‘회의록’으로 검색 시 결과로 나올 수 있게 함 첨부물분리등록 시 문서 작성 시 회의록이 명확하게 드러날 수 있도록 문서제목에 명기 Ex> 000위원회 제0회 회의결과 보고 및 회의록 000위원회 제0회 회의 결과(회의록) 예시

감사합니다. -끝-