지출/수입 결의 업무 매뉴얼 2016-2학기 재무회계팀

목 차 1. 지출결의서 기본사항 지출결의서 기본사항 구매처 마스터 생성 지출결의서 작성 가지급금 요청 및 수입결의 목 차 1. 지출결의서 기본사항 지출결의서 기본사항 구매처 마스터 생성 지출결의서 작성 가지급금 요청 및 수입결의 전표/결의서 조회 법인카드 관리 기타 주의사항

가. 지출결의서 작성 및 대금 결재 프로세스 1. 지출결의서 기본사항 전표작성(숙명포털 시스템) 그룹웨어 결의서 작성 /결재요청 예산승인/결재완료 결의서 출력/ 지출증빙서류 제출 지출결의서 및 증빙서류 적정성 검토 지출결의서 접수 및 지급 지출을 요구하는 학과 및 부서는 숙명포털시스템에서 전표를 작성 전표를 전기 후, ‘결의서 생성’하면 그룹웨어의 전자결재 창으로 연결됨. 우리대학의 위임전결규정에 따라 결재선을 지정하고, 지출결의내역을 작성 결재라인의 각 승인자가 해당 비용에 대한 지출을 승인 지출결의서(무증빙) : 별도 제출 없이 그룹웨어에서 재무회계팀 접수 및 승인진행 지출결의서(증빙제출) : 해당 결의서와 증빙자료를 재무회계팀에 직접 제출 재무회계팀에서 지출결의서의 작성에 오류가 없는지 계정과목, 세금코드, 증빙종류 등과 첨부된 증빙자료를 확인하고, 이상이 있는 경우에는 반려 결의서 접수 및 승인 후 경비지급 (화요일, 금요일)

1. 지출결의서 기본사항 나. 무증빙 시스템이란? 1) 무증빙 시스템이란? ERP와 연동된 전자데이터를 포털시스템에서 전표 작성하여 전자결재에서 승인처리까지 완료 (증빙자료 직접 제출 없이 결재 완결) 2) ‘무증빙’ 가능 지출증빙(지출결의서:전자데이터+인건비/수입결의서/GL대체전표) 구분 데이터 제공처 결의서 작성방법 비고 법인카드 비씨카드 법인카드 사용내역의 ERP 연동 본인명의 카드 전자거래 내역 자동조회/선택 타인카드사용내역 조회: 카드승인번호로 조회/선택 타인에게 사용내역 조회 권한부여 기능 지출증빙용 현금영수증 국세청 국세청 현금영수증 승인자료 매일 업데이트 현금영수증 발행 다음날부터 시스템에서 조회가능 승인번호로 조회하여 데이터 생성 우리대학 사업자등록번호 <106-82-02879> 불가피한 사유를 제외하고 간이영수증 수취 지양 효성 SmileEDI 전자(세금)계산서 효성 SmileEDI를 통해서 발행된 전자세금계산서의 경우, ERP 연동 본인이 승인한 전자거래 내역 조회/선택 2016.10.04 시점부터 국세청에 신고된 전자계산서는 SmileEDI와 무관하게 모두 전재거래내역 조회 가능 인건비 각 부서 및 학과 인건비 입력 대체수취인 별도 지정할 경우, 증빙제출(영수증)

나. 무증빙 시스템이란? 3) 무증빙 지출결의서(그룹웨어 화면) 4) 증빙제출 지출결의서(그룹웨어 화면) 1. 지출결의서 기본사항 나. 무증빙 시스템이란? 3) 무증빙 지출결의서(그룹웨어 화면) 4) 증빙제출 지출결의서(그룹웨어 화면) 전자데이터로 처리되지 않는 지출결의서는 (증빙제출)표시 지출결의서와 증빙자료 제출 불필요 지출결의서 및 증빙자료(영수증 등) 재무회계팀 직접 제출 필수

다. 결재선 1) 지출금액이 1,000만원 미만의 결의서는 학과(부)장 / 학장 / 대학원 원장 전결까지, 1. 지출결의서 기본사항 다. 결재선 1) 지출금액이 1,000만원 미만의 결의서는 학과(부)장 / 학장 / 대학원 원장 전결까지, 지출금액이 1,000만원 이상의 결의서는 반드시 총장 전결이 필수임 담당 학과(부)장 학장 1,000만원 미만 예산승인 재무회계팀 자동접수/승인 학과 1,000만원 이상 담당 학과(부)장 총장 학장 예산승인 재무회계팀 자동접수/승인 담당 전공주임 교수 대학원장 예산승인 재무회계팀 자동접수/승인 1,000만원 미만 대학원 담당 학과(부)장 총장 학장 1,000만원 이상 예산승인 재무회계팀 자동접수/승인 담당 팀(실,센터,원)장 처장 1,000만원 미만 예산승인 재무회계팀 자동접수/승인 행정부서 담당 학과(부)장 총장 학장 1,000만원 이상 예산승인 재무회계팀 자동접수/승인

다. 결재선 2) 그룹웨어 전자결재 진행 시, 결재자는 결의내역 뿐만 아니라 전표 및 증빙의 상세내역 확인하며 결재가능 1. 지출결의서 기본사항 다. 결재선 2) 그룹웨어 전자결재 진행 시, 결재자는 결의내역 뿐만 아니라 전표 및 증빙의 상세내역 확인하며 결재가능 결의서에 대한 상세내역 (승인번호 등) 확인 가능 클릭

1. 지출결의서 기본사항 라. 예산집행기간 및 지급일 1) 예산집행 기간 새로운 학년도가 시작하는 3월부터 해당학년도가 종료되는 2월까지 한 회계연도이며, 해당 기간에 발생한 비용은 해당 기간의 배정받은 예산內에서 지출결의 완료해야 함. 구분 2015학년도 2017학년도 월 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 (세금)계산서 제출일 1분기 2016/04/11까지 제출 2분기 2016/07/08까지 제출 3분기 2016/10/07까지 제출 4분기 2017/01/06까지 제출 2017/04/07까지 제출 2016학년도 예산집행기간 2) 세금계산서/계산서 증빙 제출(부가세신고에 대한 분기별 제출안내 홈페이지 공지사항 참고) 세금계산서/계산서는 분기별로 국세청에 신고되는 부가가치세 신고대상. 지정 기간 內에 비용을 정산하여 지출결의서를 재무회계팀에 반드시 제출 제출 지연 시, 담당자는 ‘기한 내 미제출에 대한 확약서’ 제출. 3) 경비 지급일 재무회계팀에 제출한 지출결의서는 기간에 따라, 매주 2회 지급됨. 월 화 수 목 금 토 일 화요일 지급 금요일 17:00까지 재무회계팀으로 접수된 지출 결의서 금요일 지급 수요일 17:00까지 재무회계팀으로 접수된 지출결의서

목 차 2. 구매처 마스터 생성 지출결의서 기본사항 구매처 마스터 생성 지출결의서 작성 가지급금 신청 및 수입결의 목 차 지출결의서 기본사항 구매처 마스터 생성 지출결의서 작성 가지급금 신청 및 수입결의 전표/결의서 조회 법인카드 관리 기타 주의사항 2. 구매처 마스터 생성

가. 구매처 마스터란 1) 구매처란, 물품 및 용역을 제공한 사업자 및 개인으로 부서나 학과에서 경비를 지급할 대상자 2. 구매처 마스터 생성 가. 구매처 마스터란 1) 구매처란, 물품 및 용역을 제공한 사업자 및 개인으로 부서나 학과에서 경비를 지급할 대상자 학교 서비스, 물품 등 제공자 2) 구매처 마스터 구분 체계 구분 구매처 마스터 외부업체 공급하는 자의 사업자등록번호(10자리) 외부인 인건비 지급 대상자 외부강사, 학생 인건비 및 졸업생 (7XXXX), 내부인 부서코드 (PXXXX) 교원(1XXXX), 직원(2XXXX), 강사(3XXXX), 연구원(4XXXX), 조교(5XXXX, 6XXXX)

나. 구매처 마스터 생성과정 및 구비서류 1) 신규 구매처 코드 생성 과정 입금계좌 변경/추가 입금 계좌 신청서 제출 2. 구매처 마스터 생성 나. 구매처 마스터 생성과정 및 구비서류 1) 신규 구매처 코드 생성 과정 입금계좌 변경/추가 입금 계좌 신청서 제출 구매처코드 조회 신규 구매처코드 생성 2) 신규 구매처 마스터 생성시, 제출서류 구분 제출서류 사업자 입금계좌신청서(법인용)/통장사본/사업자 등록증 사본 개인 외부인: 입금계좌신청서(개인용)/ 통장사본/신분증 사본 외국인: 입금계좌신청서/통장사본/여권사본 또는 외국인 등록증

2. 구매처 마스터 생성 다. 사업자등록 구매처 마스터 생성하기 1) 화면경로: 포털시스템 > 재무> 지출관리 > 종합지출결의 > 구매처생성(사업자) 2 1 가) 구매처생성(사업자) 전자세금계산서/계산서 발행시 필수항목 (E-mail, 팩스번호, 영업사원이름/ 전화번호) 사업자 구매처코드: 공급자의 사업자등록번호 은행코드 및 계좌번호 입력 구매처 생성 후 사업자등록증사본/통장사본/입금계좌신청서(법인용) 재무회계팀 제출

2. 구매처 마스터 생성 라. 원천징수 대상자 구매처 마스터 생성하기 1) 화면경로: 포털시스템 > 재무 > 지출관리 > 종합지출결의 > 구매처생성(원천징수) 1 2 나) 구매처생성(원천징수-사람) 외국인은 주민등록번호 대신 여권번호/외국인등록번호 사용 <외국인등록증/국내계좌가 없는 경우> 인건비를 미리 지급하여 계좌지급 구매처코드: 7XXXX 생성 구매처 생성 후 통장사본/입금계좌신청서(개인용) 재무회계팀 제출 <원천세코드 구분> 구분 코드 대상자 원천세징수 기타소득 40 강의료/일회성 용역 제공 건 등 25만원초과시4.4% 사업소득 25 평생교육원/공개강좌 등 정규과정 강사 전문직 프리랜서 3.3%

마. 구매처 관련 유의사항 2. 구매처 마스터 생성 구매처가 사업자(회사, 업체)일 경우 - 사업자등록번호=구매처코드 - 업체의 경우 개,폐업 및 등록번호 변경 등으로 현재 우리 대학 시스템에 등록되어 있는 구매처코드와 실제 사업자의 등록번호가 불일치할 가능성 있음 - 사업자가 발행한 전자세금계산서에 기재되어 있는 공급하는 자의 사업자 등록번호가 우리 학교에 등록되어 있는 구매처코드 번호와 일치하는지 꼭 확인해야 함 - 해당 사업자가 구매처코드와 다른 사업번호를 사용하고 있을 경우 새로 구매처생성을 해주고 재무회계팀에 입금계좌 신청서 및 통장사본, 사업자등록증 사본을 제출하되 폐업된 사업자 번호에 대해서 재무회계팀에 통보함 2) 구매처가 원천징수 대상자(사람)일 경우 - 구매처가 사람일 경우 지출결의 화면의 구매처코드 버튼을 클릭하여 해당 구매처의 이름으로 검색하면 해당 구매처의 생년월일과 주민번호 뒷자리의 1번째 숫자, 주소까지 확인 가능 - 구매처의 이름과 생년월일이 본인이 지출결의할 사람이 맞는 경우 해당 구매처를 그대로 사용하고, 해당 구매처의 은행계좌가 맞는지 구매처 본인에게 확인 (잘못 지급되는 경우 방지 목적) - 구매처의 은행계좌 변경은 입금계좌변경신청서와 통장사본 재무회계팀에 제출 - 구매처코드 조회에서 검색되지 않는 사람은 구매처 생성 후 입금계좌 신청서와 신분증사본, 통장사본을 재무회계팀에 제출

목 차 3. 지출결의서 작성 지출결의서 기본사항 구매처 마스터 생성 지출결의서 작성 가지급금 신청 및 수입결의 목 차 지출결의서 기본사항 구매처 마스터 생성 지출결의서 작성 가지급금 신청 및 수입결의 전표/결의서 조회 법인카드 관리 기타 주의사항 3. 지출결의서 작성

법인카드 / 지출증빙용 현금영수증 / 세금계산서, 계산서/ 인건비 / 간이, 세금무관 3. 지출결의서 작성 가. 기본정보 및 지출결의 구분 1) 화면경로: 포털시스템 > 재무> 지출관리 > 종합지출결의 비등록금 회계 지출결의구분 선택 ※ 도움말: 사용자 매뉴얼 참고 구분 선택항목 설 명 회계구분 등록금회계 / 비등록금회계 예산 편성된 회계를 구분하여 선택 증빙종류 법인카드 / 지출증빙용 현금영수증 / 세금계산서, 계산서/ 인건비 / 간이, 세금무관 수취한 지출증빙 종류 및 인건비 지급을 구분하여 선택 처리항목선택 일반GL항목/ 자산항목 자산항목(기계기구, 집기비품 등) 또는 그외 지출항목 구분하여 선택 보통 일반행정부서에서는 ‘일반G/L항목’선택하면 됨.

나. 증빙종류에 따라 전표 작성하기-법인카드(무증빙) 3. 지출결의서 작성 나. 증빙종류에 따라 전표 작성하기-법인카드(무증빙) 1) 화면경로: 포털시스템 > 재무> 지출관리 > 종합지출결의  법인카드의 경우 1 1-① 1-② 1-④ 1-③ 법인카드내역조회 본인의 카드사용내역이 기본적으로 조회 타인카드 사용내역 조회는 <추가사용내역조회>의 두가지 조건 중 하나를 이용 - 승인번호: 법인카드 매출전표에서 확인가능 - 권한부여 된 타인카드: 권한 부여 받은 타인의 교번을 입력 (권한부여메뉴: 법인카드관리 > 카드마스터조회) <지출결의 할 금액> 이용금액보다 적은 금액으로 지출결의시 해당금액 입력 지출결의 할 카드사용내역을 클릭한 후 <선택>버튼 클릭 (조회된 다수의 영수증을사업별로 묶어 1개의 전표 생성가능)

나. 증빙종류에 따라 전표 작성하기-법인카드(무증빙) 3. 지출결의서 작성 나. 증빙종류에 따라 전표 작성하기-법인카드(무증빙) 1) 화면경로: 포털시스템 > 재무> 지출관리 > 종합지출결의  법인카드의 경우 3 2 필수입력항목: 구매처코드, 전표적요, 계정코드, 사업코드, 송금내역 (송금 받는분 통장에 기재되는 내역) , 기부목적코드(비등록금회계의 기금약정항목 사용시 필수입력사항) 전표 생성: ‘전표생성’을 클릭하면, 아래에 전표가 한 줄 생성된다.

나. 증빙종류에 따라 전표 작성하기-현금영수증(무증빙) 3. 지출결의서 작성 나. 증빙종류에 따라 전표 작성하기-현금영수증(무증빙) 1) 화면경로: 포털시스템 > 재무> 지출관리 > 종합지출결의  지출증빙용 현금영수증의 경우 3 1-① 1-⑤ 1 1. 현금영수증조회 현금영수증의 승인번호를 입력하면 해당 내역이 조회됨 현금영수증조회는 현금영수증 수취일 다음날부터 가능 현금영수증 취소내역은 조회되지 않음(재무회계팀에서 별도관리) 2건 이상의 현금영수증 사용내역을 조회하여 하나의 전표생성 가능 <지출결의 할 금액> 이용금액보다 적은 금액으로 지출결의시 해당금액 입력 필수입력항목: 구매처코드, 전표적요, 계정코드, 사업코드, 송금내역, 기부목적코드(비등록금회계의 기금약정항목 사용시 필수입력사항) 전표 생성

나. 증빙종류에 따라 전표 작성하기- 스마일 EDI를 통해 발행받은 전자세금계산서(계산서) 3. 지출결의서 작성 나. 증빙종류에 따라 전표 작성하기- 스마일 EDI를 통해 발행받은 전자세금계산서(계산서) 1) 화면경로: 포털시스템 > 재무> 지출관리 > 종합지출결의  스마일EDI에서 발행한 세금계산서 비등록금 회계 1 1-① 2016.03.15 3 1. 전자거래조회 SmileEDI에서 발행한 전자세금계산서/계산서를 승인한 내역 조회됨 전자세금계산서/계산서 내역 한건씩 선택하여 전표생성 구매처코드/전자인증수령체크/공급가액/부가세액/총금액/증빙일자/증빙구분은 자동입력됨 신규 구매처인 경우 <구매처(사업자)생성> 후 지출결의 하여야 함 2. 필수입력항목: 구매처코드, 대체수취인, 전표적요, 계정코드, 사업코드, 송금내역, 기부목적코드(비등록금회계의 약정항목 중 기금 사용시) ※ 대체수취인: 세금계산서/계산서 “영수”발행인 경우, 돈을 미리 지급한 자를 입력함 3. 전표 생성

나. 증빙종류에 따라 전표 작성하기- 2) SmileEDI를 통하여 발행된 전자세금계산서/계산서 처리 절차 3. 지출결의서 작성 나. 증빙종류에 따라 전표 작성하기- 스마일 EDI를 통해 발행받은 전자세금계산서(계산서) 2) SmileEDI를 통하여 발행된 전자세금계산서/계산서 처리 절차 ① 전자세금계산서를 수취하여 승인할 개인/부서 이메일 입력 및 수정 - 접속방법1. 우리대학 홈페이지 > 일반인> 입찰,세금계산서>전자세금계산서 - 접속방법2. http://sookmyung.smileedi.com/ - 로그인 ② 공급업체에서 세금계산서/계산서를 발행하면 SmileEDI 전자세금계산서 홈페이지에 등록한 이메일을 확인하여 전자세금계산서/계산서 승인 처리 - 승인: 전자세금계산서/계산서 내역 확인 후 이상이 없으면 <승인> - 반송: 금액, 기재내역, 학교 사업자번호 등에서 이상이 확인되면 <반송> ☞ 자세한 SmileEDI를 통한 전자세금계산서 수취 및 거래처 업무협조요청 매뉴얼:     그룹웨어> 업무진행> 공유자료함> 재무회계팀> 매입전자세금계산서 매뉴얼 참고 구분 교비 부서 ID P002599(예:재무회계팀) PW(임시) sook1111

나. 증빙종류에 따라 전표 작성하기- 타업체인증 전자세금계산서, 일반세금계산서-증빙제출 3. 지출결의서 작성 나. 증빙종류에 따라 전표 작성하기- 타업체인증 전자세금계산서, 일반세금계산서-증빙제출 3) 화면경로: 포털시스템 > 재무> 지출관리 > 종합지출결의  세금계산서/계산서의 경우 비등록금회계 2016.03.15 1 2 <SmileEDI를 통하지 않은 세금계산서/계산서, 종이세금계산서/계산서> 1. 필수입력항목 ① 구매처코드: 구매처코드: 세금계산서/계산서 공급자 사업자등록번호 ② 대체수취인: 세금계산서/계산서 “영수”발행인 경우, 미리 지급한 자를 입력 ③ 전자인증서명: ‘예’ 전자세금계산서, ‘아니오’ 종이세금계산서 ④ 공급가액/부가세액: 세금계산서상에 표시된 대로 기재 ⑤ 증빙일자: 세금계산서의 작성일자 ⑥ 증빙구분: VA – 세금계산서 / VI – 계산서 / V2 – 영세율 세금계산서 ⑦ 기부목적코드: 비등록금회계의 기금약정항목 사용시, 필수 입력 전표 생성

나. 증빙종류에 따라 전표 작성하기-인건비( ) 3. 지출결의서 작성 나. 증빙종류에 따라 전표 작성하기-인건비( ) 무증빙 증빙제출 4) 화면경로: 포털시스템 > 재무> 지출관리 > 종합지출결의  인건비 사례 1 비등록금 회계 1 2016.03.15 2 1. 필수입력항목 ① 구매처코드, 대체수취인, 원천세코드, 전표적요, 총금액, 증빙일자, 전표적요, 계정코드, 사업코드, 송금내역, 기부목적코드(비등록금회계의 기금약정항목 사용시 필수입력) ※ 대체수취인: 인건비를 미리 지급한 경우, 미리 지급한 자를 입력 – 영수증 첨부하여 증빙제출(무증빙아님) ※ 원천세코드 전표 생성 코드 구분 대상자 원천세징수 01 근로소득 교직원(교원-1XXXX, 직원-2XXXX, 학기중 시간강사-3XXXX, 연구원-4XXXX, 급여조교-5XXXX, 6XXXX) 급여합산 과세 40 기타소득 특별강의료/1회성 용역 제공건 등(외부인-7XXXX, 방학중 시간강사-3XXXX, 장학금조교-5XXXX, 6XXXX) 25만원초과시4.4% 25 사업소득 평생교육원/공개강좌 등 정규과정 강사 전문직 프리랜서 3.3%

나. 증빙종류에 따라 전표 작성하기-인건비( ) 3. 지출결의서 작성 나. 증빙종류에 따라 전표 작성하기-인건비( ) 무증빙 증빙제출 5) 화면경로: 포털시스템 > 재무> 지출관리 > 종합지출결의  인건비 사례2 비등록금 회계 1 2016.03.15 2 TIP 1. 시간강사의 소득구분 산정 - 학기중(3월 ~ 7월 초, 9월 ~ 12월 초) : 정규학기(1,2) 중 강의를 맡고 있는 시간강사의 경우(3XXXX) 해당 기간 동안에는 근로소득으로 처리함 - 방학 기간 : 계절학기 담당 여부와 관계없이 기타소득(사업소득)으로 처리함 - 지출결의를 올리는 일자가 아닌, 해당 지출결의가 결재 완료되어 지급하는 시기를 기준으로 소득 구분을 판단하게 되므로 지출결의의 결재가 완료되는 시간까지 고려해야 함 - 시간강사 소득구분 선정이 애매한 시기(6월 말 ~ 7월 초, 11월 말 ~ 12월 초)에 시간강사에 대한 인건비 지급을 할 경우 재무회계팀(710-9048)과 상담 요망 TIP2. 조교에게 인건비를 지급하는 경우 해당 조교가 학교에서 정기적인 급여를 받는지(근로소득), 장학금만 수령하는지(기타소득) 미리 조사한 후 지출결의 상신함

다. 결의서 작성하기 1) 화면경로: 포털시스템 > 재무> 지출관리 > 종합지출결의 3. 지출결의서 작성 다. 결의서 작성하기 1) 화면경로: 포털시스템 > 재무> 지출관리 > 종합지출결의 비등록금 회계 2016.03.15 1 1. 결의서 생성 → 그룹웨어 결재 증빙종류에 따른 전표 작성이 완료되면, 전표번호가 생성된 건들은 ‘결의서 생성’ 버튼을 통해 그룹웨어 결재를 진행한다. 2. 결의서 결재 및 결의서 제출 지정된 결재선에 따라 결재가 완료되면, 증빙과 함께 결의서를 제출한다. (무증빙전표로만 작성된 결의서는 제출X) ※ 결재선에 ‘재무회계팀 자동접수’포함 여부를 확인하고, 없는 경우에는 결의서를 꼭 제출하여야 합니다.

라. 대량지급(수당/환불 등) - 인건비 처리 건수가 많을 경우 협회비, 환불, 출장비 처리하는 경우 3. 지출결의서 작성 라. 대량지급(수당/환불 등) - 인건비 처리 건수가 많을 경우 협회비, 환불, 출장비 처리하는 경우 1) 화면경로: 포털시스템 > 재무> 지출관리 > 대량지급(수당/환불 등) 2 비등록금 회계 1 1.구분 ① 교직원(근로소득) - 무증빙, 증빙제출(인건비를 미리 지급하여 대체수취인 지정 시) ② 교직원외(기타/사업소득) - 무증빙, 증빙제출(인건비를 미리 지급하여 대체수취인 지정 시) ③ 협회비/환불/출장비 - 증빙제출 ※ 각 구분탭별로 결의서 한 건씩 작성가능 ※ 인건비는 건수가 많을 경우, TXT파일을 업로드하여 처리가능 흰색으로 활성화 된 부분만 엑셀파일에서 입력 후, 저장시 ‘txt(탭으로구분)’파일 형식으로 저장하여 업로드 2. 전표생성 → 그룹웨어 결재로 자동으로 연결됨(다른 탭의 전표를 묶어서 상신할 수 없음)

3. 지출결의서 작성 라. 대량지급(수당/환불 등) – 작성 방법 해당 메뉴에 들어갔을때, 활성화된 열(흰색)만 엑셀에서 작성 1. 계정코드 2. 교번 3. 대체수취인 4. 금액 5. 사업코드 sheet2, sheet3 삭제> '다른 이름으로 저장하기‘>텍스트(탭으로분리)로 저장 엑셀입력시

마. 결의서 작성 사례-1 3. 지출결의서 작성 예1. 가) 화면설명 결의서 작성시에는 아래 항목 등을 육하원칙에 따라 작성하여 지출내용 을 뒷받침해야 함 ① 사용목적 ② 일시 ③ 금액 ④ 참석자 등 예2. 000과에서는 2016학년도 1학기 개강총회 학생 행사지원으로 다음과 같이 학생지원비를 지출하였으니 결재하여주시기 바랍니다. 지출금액: \100,000원 지출내용 -주제: -일시 및 장소: -참석자 -지출내역: 3. 붙임: 영수증 0매, 참석자 명단1부, 행사 사진1부. 끝.

마. 결의서 작성 사례-2 예시에서처럼 구입한 물건 및 사용내역에 대해 상세하게 표시함 3. 지출결의서 작성 마. 결의서 작성 사례-2 예3. 2016년도 예시에서처럼 구입한 물건 및 사용내역에 대해 상세하게 표시함 단순 요약(ex. 책 구입 20권 100만원)으로 어떤 물품을 구입했는지 확인이 어려운 경우에는 반려 처리함 물품구입 목록과 수량 간략히 기재함 우편이나 퀵서비스의 경우 출발지와 도착지를 기재함 * 식사 나 음료 등으로 지출결의 시 참가인 및 참가인원 기재함

목 차 4. 가지급금 요청 및 수입결의 지출결의서 기본사항 구매처 마스터 생성 지출결의서 작성 가지급금 신청 및 수입결의 목 차 지출결의서 기본사항 구매처 마스터 생성 지출결의서 작성 가지급금 신청 및 수입결의 전표/결의서 조회 법인카드 관리 기타 주의사항 4. 가지급금 요청 및 수입결의

4. 가지급금 요청 및 수입결의 가. 가지급금 신청하기 1) 화면경로: 포털시스템 > 재무> 지출관리 > 가지급금 및 선급금 관리 > 가지급금/선급금 요청 1. 필수입력사항 - ‘가지급금’ 선택 - 구매처코드: 부서코드 (부서통장으로 입금) - 부서코드 - 요청금액 - 전표적요 - 송금내역 2. 전표생성 3. 그룹웨어 결재 . 결재선: 기안자 >소속부서장> 소속처장>재무회계팀장>총장 (가지급금은 결의서를 작성하기 전에 재무회계팀에 문의) ※ 가지급금 전표번호: 가지급금 정산시, 가지급 요청 번호 2 1

나. 수입결의- 무증빙 1) 화면경로: 포털시스템 > 재무> 수입관리 > 수입결의 4. 가지급금 요청 및 수입결의 나. 수입결의- 무증빙 1) 화면경로: 포털시스템 > 재무> 수입관리 > 수입결의 4 1. 수입은행내역 조회 - 수입은행코드: 5자리 2. 가수금내역확인 - 복수선택 가능 3. 필수입력사항 전표적요/ 계정코드/ 부서코드/ 사업코드 입력 4. 전표생성 ※ 매월 1일 전월 수입처리 종료 해주세요. 비등록금 회계 1 3 2

목 차 5. 전표/결의서 조회 지출결의서 기본사항 구매처 마스터 생성 지출결의서 작성 가지급금 요청 및 수입결의 목 차 지출결의서 기본사항 구매처 마스터 생성 지출결의서 작성 가지급금 요청 및 수입결의 전표/결의서 조회 및 기타 처리방법 법인카드 관리 기타 주의사항 5. 전표/결의서 조회

가. 회계전표 조회 및 출력 - 작성된 전표 및 결의서의 결재진행/지급 등 상태를 조회 5. 전표/결의서 조회 및 기타 처리방법 가. 회계전표 조회 및 출력 - 작성된 전표 및 결의서의 결재진행/지급 등 상태를 조회 1) 화면경로: 포털시스템> 재무 > 전표관리 > 회계전표 조회/출력 및 결의문서 재상신 1. 회계전표 조회/출력 조회조건을 입력하고 <검색> 전표의 구매처명/입금계좌번호/증빙접수일/지급일자 확인가능 해당 전표를 한건씩 선택하여 <미리보기> 하면 전표출력 가능

나. 결의문서 재상신 - 전표는 생성되었으나, 그룹웨어에서 조회되지 않는 경우 5. 전표/결의서 조회 및 기타 처리방법 나. 결의문서 재상신 - 전표는 생성되었으나, 그룹웨어에서 조회되지 않는 경우 1) 화면경로: 포털시스템> 재무 > 전표관리 > 회계전표 조회/출력 및 결의문서 재상신 1. 결의문서 재상신 전표번호는 생성되었으나 결의번호가 없는 건을 선택한 후 <GW 결재 재상신> 그룹웨어 전자결재로 이동되면 결재진행 전표를 삭제하고 싶은 경우 현재 화면에서 GW결재 재상신을 통해 그룹웨어에서 결의서를 생성하여 임시저장 후, 임시저장함에서 해당 결의서를 삭제하면 전표도 같이 삭제됨

다. 지출결의서 수정 – 결재진행중인 결의서 수정하기 5. 전표/결의서 조회 및 기타 처리방법 다. 지출결의서 수정 – 결재진행중인 결의서 수정하기 1) 회수(화면경로): 그룹웨어 > 전자결재 > 진행함 > 해당문서 열기 > 회수버튼 클릭 회수한 문서는 미결함 으로 자동 이동합니다. 2) 수정 및 재상신(화면경로): 그룹웨어 > 전자결재 > 미결함 > 해당문서 열기 > 회수버튼 클릭 재상신 혹은 문서 삭제, 결재선 수정 등 가능 ※ 전표 내용이 잘못된 경우에는 결의서 자체를 삭제하고, 전표부터 재작성 해야 함.

5. 전표/결의서 조회 및 기타 처리방법 라. 지출결의서 삭제 삭제 가능한 문서 - 미결함에 있는 문서 - 임시저장함에 있는 문서 - 반려함에 있는 문서 - 완결함에 있는 문서 중 아직 대금지급이 안된 문서 2. 문서(지출결의서) 삭제 시 해당 지출결의서의 전표도 같이 삭제됩니다. 1) 화면경로: 그룹웨어 > 전자결재 > 완결함/미결함/반려함/임시저장함> 문서선택 > 문서삭제 ※ 이미 지급이 완료된 건은 삭제 불가하고, 회수처리 해야 합니다. ※ 잘못 작성된 결의서는 반드시 삭제 또는 회수 되어야 합니다.

마. 관련서식 다운로드 1) 화면경로: 그룹웨어 > FAQ > 공유자료함 > 재무회계팀 폴더 5. 전표/결의서 조회 및 기타 처리방법 마. 관련서식 다운로드 1) 화면경로: 그룹웨어 > FAQ > 공유자료함 > 재무회계팀 폴더 1. 지출결의 작성관련 자료 및 서식을 다운 로드 받을 수 있다. 2. 보관자료 - 입금계좌신청서 - 사업자등록증 사본 - 업무 매뉴얼 - 전자세금계산서 매뉴얼 - 지출결의서 작성법 - 세금계산서 확약서 등

목 차 6. 법인카드 관리 지출결의서 기본사항 구매처 마스터 생성 지출결의서 작성 가지급금 요청 및 수입결의 전표/결의서 조회 목 차 지출결의서 기본사항 구매처 마스터 생성 지출결의서 작성 가지급금 요청 및 수입결의 전표/결의서 조회 법인카드 관리 기타주의사항 6. 법인카드 관리

6. 법인카드 관리 가. 법인카드 사용 내역 조회 1) 화면경로: 포털시스템 > 재무 > 법인카드 관리 > 법인카드 사용 내역 조회 - 법인카드 내역은 한달 단위로 기본적으로 조회됨 (매월 25일 결제: 전월 3일 ~ 당월2일 사용내역) 카드사용내역조회는 카드 사용일로부터 공휴일 제외하고 2~3일 정도 소요 카드사용내역의 회계전표 번호/전표진행상태/일자를 조회 지출결의하지 않을 사용내역은 법인카드 전자내역조회에서 제외되도록 삭제 표시 (수정 > 삭제표시 > 저장) 이용금액 (-)는 취소거래내역으로 삭제 불가하며, 거래 취소한 사용내역을 지출결의하여 지급처리 되었다면 반납하여야 함(재무회계팀에서 취소내역 별도관리함) 카드사용내역 검색 기능: 결제예정일, 카드이용기간, 회계전표번호, 지급일자 (검색을 원하는 조건값 입력 > 검색)

나. 법인카드 마스터 관리 1) 화면경로: 포털시스템 > 재무 > 법인카드 관리 > 법인카드 마스터 관리 6. 법인카드 관리 나. 법인카드 마스터 관리 1) 화면경로: 포털시스템 > 재무 > 법인카드 관리 > 법인카드 마스터 관리 1 3 2 ※ 지출결의 권한 부여 - 본인의 카드사용내역을 타인이 조회하여 지출결의를 할 수 있는 권한을 부여하는 기능 - 2명 이상 가능 - 작업순서: 수정 > 권한부여대상자 교번, 권한부여 시작일/종료일 입력 > 저장 ※ 학과/전공 조교 법인카드 지출결의 권한 부여 - 학과/전공 조교는 개인 아이디가 아닌 부서 공통 아이디로 숙명포털시스템에 로그인하여 지출결의 작성 - 조교 개인 아이디로 숙명포털시스템에 로그인하여 부서공통아이디에 본인의 법인카드 지출결의 권한 부여 - 부서공통아이디로 법인카드 전자내역조회 시 타인의 카드내역 조회가능 ※ 기타 유의사항 : 퇴직 후 법인카드 반납 必-> 재무회계팀 (행정관 302호)

목 차 7. 기타 주의사항 지출결의서 기본사항 구매처 마스터 생성 지출결의서 작성 가지급금 요청 및 수입결의 전표/결의서 조회 목 차 지출결의서 기본사항 구매처 마스터 생성 지출결의서 작성 가지급금 요청 및 수입결의 전표/결의서 조회 법인카드 관리 기타주의사항 7. 기타 주의사항

가. 증빙 수취 시 주의사항 7. 기타 주의사항 구분 주의사항 문화상품권 지급 시 구입시, 지출증빙용 현금영수증을 발급받았는가? 교보문고에서 구입시, 카드 결제 가능함 1人당 5만원 이상 지급을 위해 전표 작성시 기타소득 처리하였는가? 문화상품권 수령자로부터 영수증 또는 명부에 사인을 받았는가? 신용카드 법인카드를 사용하였는가? 개인카드/체크카드 등으로 결제한 경우에는 증빙으로 인정받을 수 없음 현금 금액이 인정범위(3만원)를 초과하지 않았는가? 초과한 경우에는 ‘지출증빙용 현금영수증’을 발급받아야 함. 간이영수증의 경우, 대표자 날인, 날짜, 내역 등이 모두 기재되어 있는가? 영수증 금액을 임의로 수정하지는 않았는가? (수기/화이트) 금액에 상관없이 되도록 간이영수증보다는 지출증빙용 현금영수증을 권장함. 인건비 특강료 등 인건비를 미리 지급한 경우, 영수증을 수취하였는가? 신규 구매처(인사)인 경우, 통장/신분증 사본을 수취하였는가? 입시수당/입시경비의 계정처리가 맞게 되었는가? 입시수당: 교원, 직원, 연구원, 전임조교A/ 입시경비: 출장비 (항공료) 항공료는 법인카드/현금(지출증빙용 현금영수증)으로 결제하였는가? 개인카드는 증빙으로서 불인정. 학교에서 직접 여행사로 지급하는 경우, 인보이스만 수취하여도 결제 가능함.

나. 지출결의서 반려사유 7. 기타 주의사항 구분 사유 세금계산서/계산서 거래명세서 미첨부(적요에 “~외”)일 경우 분기별 마감 기한 후 제출- 확약서 미첨부 공급받는자 사업자등록번호 오류(106-82-02879) 세금계산서(VA)/계산서(V1) 코드 오류 구매처코드 오류(사업자 등록번호와 불일치) 여러 장의 세금계산서를 하나의 전표로 입력한 경우(세금계산서 장당 전표 작성) 영수/청구 오류 구매처명과 공급자 상호 상이-사업자등록증 제출 공급자 대표자 날인 누락 세금계산서/계산서의 작성(증빙)일자를 잘못 입력한 경우 원본이 아닌 사본 제출

나. 지출결의서 반려사유 7. 기타 주의사항 구분 사유 법인카드 매출전표 개인카드 사용 - 법인카드로 결제한 증빙만 인정(4140-, 4866-으로 시작) “지출증빙으로 인정되지 않는다”고 기재된 영수증(인터파크, 지마켓 등) 현금영수증 영수증 장당 금액 3만원 초과하였으나, 지출증빙으로 발급받지 않은 경우 지출증빙 현금영수증- 사업자등록번호 오류(106-82-02879) 개인소득공제 현금영수증 제출 시 - 현금영수증은 반드시 ‘지출증빙용’으로 발급받을 것 간이영수증 간이영수증 장당 3만원 초과 같은 날짜/ 같은 업체 2장 이상 분할하는 것 영수증 대표자 날인 누락/ 날짜, 내역 미기재 영수증 금액 수정(수기/화이트) 인건비 원천세 코드 오류- 교직원 01/ 교직원외 기타소득 40 / 평교원, 국제언어교육원 등 전문강사 25 대체수취 시 인건비 영수증 누락 인건비 지급대상자와 구매처 코드 상이

나. 지출결의서 반려사유 7. 기타 주의사항 구분 사유 회의비 회의록 미첨부 ‘회의비’ 계정과목으로 지출된 결의서에는 회의록이 반드시 첨부되어야 함. 회의록 내용 : 일시, 장소, 회의내용, 참석자 상품권 상품권 지급 시 수령자 명단 미첨부하거나 수령 싸인이 없는 경우 문화상품권/도서상품권 등 모든 상품권은 현금과 동일 1인당 수령액 기준 5만원권 이하: 영수증과 함께 수령인 명단 첨부 1인당 5만원 이상 지급: 인건비성 지출결의서로 처리 퀵서비스 출발지/도착지, 서비스 이용일자 누락 전자결재 결재진행정보 누락 결의내역 기재 불충분 계정과목 오류 인솔출장비- 교무지원팀 결재 누락 홈페이지 개편- 정보통신처 결재 누락

나. 지출결의서 반려사유 끝. 7. 기타 주의사항 구분 사유 공통 증빙제출 영수증 등 증빙 미첨부 불인정 증빙 첨부 시 (영수증이 아닌 입금표/거래명세서 등) 결의금액과 합계금액 불일치 영수증 사본을 첨부한 경우(원본 제출해야 함) 신규 구매처인 경우(입금계좌신청서 미제출) 기지급 (지출결의서 이중 작성/제출) 구매팀의 결재를 득하지 아니한 자체 결의서 삭제된 전표 또는 결의서 제출 시 끝.