2002년도 산업 및 조직심리사 수련 워크샵 직무분석 실습 Workshop

2002년도 산업 및 조직심리사 수련 워크샵 1. 직무분석의 개념 1.1 직무의 정의 과업(task) → 개별 활동들의 집합으로서 직무에서 수행해야 할 목표를 달성하기 위한 가장 기본적인 작업단위 직위(position) → 조직에 속한 종업원 각각이 수행하는 과업들의 집합. 조직에 종업원들의 수만큼 직책의 수가 존재 직무(job) → 유사한 직책들을 통합하여 명칭(title)을 붙인 것 직무군(job family) → 유사한 직무들을 통합한 것

사무직군 비서 접수원 부기원 직무군 직무 직위 과업 그림 1. 과업, 직위, 직무, 직무군들간의 관계 그림 1. 과업, 직위, 직무, 직무군들간의 관계 비서 접수원 부기원 과업 A, B, C를 수행하는 사람 1 과업 D, E, F를 수행하는 사람 3 과업 G, H, I를 수행하는 사람 5 과업 A, B, C를 수행하는 사람 2 과업 D, E, F를 수행하는 사람 4 과업 G, H, I를 수행하는 사람 6 A: 서류 타이핑 B: 회의일정 잡기 C: 지시를 따름 D: 전화 응대 E: 손님 접대 F: 명부 작성 G: 자료 입력 H: 서류를 갱신 F: 명부 작성

1.2 직무분석의 정의 직무분석→ 어떤 일을 어떤 목적으로 어떤 방법에 의해 어떤 장소에서 수행하는지를 알아내고, 직무를 수행하는 데 요구되는 지식, 능력, 기술, 경험, 책임 등이 무엇인지를 과학적이고 합리적으로 알아내는 것 Ghorpade와 Atchison(1980)의 정의→“조직의 계획수립과 설계, 인적자원관리, 기타 관리적 기능들을 위한 기초 정보를 얻기 위하여 조직 내에서 직무에 관한 정보를 수집, 분석, 종합하는 관리적 활동(p. 136)” 직무분석은 조직 내의 인적자원관리의 가장 핵심적인 기능이며 인적자원관리의 출발점

2. 직무분석과 역량모델링간의 차이 역량모델링(competency modeling)→ 종업원들이 직무를 성공적으로 수행하는 데 요구되는 바람직한 인적 특성들을 찾아내는 절차 역량 → 조직에서 종업원들이 갖추어야 할 특성이나 자질. 중요한 지식, 기술, 능력 및 기타특성(Critical KSAO) 예) 항상 높은 수준의 성실성을 나타냄 다른 종업원들을 존중하고 배려함 자기가 맡은 분야에서의 최신 기술이나 지식을 지속적으로 습득함. 개인의 성공보다는 조직의 성공을 더 중요하게 여김

역량모델링은 수행에 요구되는 인적요건을 찾아내는 데에만 초점을 두고 일 자체에 대한 분석은 고려하지 않음 직무분석과 역량모델링의 차이 첫째, 조직내의 직무들간에 공유될 수 있는 정보의 일반화가능성 둘째, 인적요건들을 도출하는 방법 셋째, 도출된 인적요건들에 대한 조직의 수용정도에서 차이

3. 직무분석의 목적과 용도 직무분석결과 직무기술서와 작업자명세서의 작성 모집공고와 인사선발 배치, 경력개발 및 진로상담 교육 및 훈련 직무수행평가(인사고과) 직무평가 직무의 재설계 및 작업환경 개선 적정인원 산정 및 향후 인력수급계획 수립 직무분류

4. 직무분석의 두 가지 유형 과업 중심 직무분석(task-oriented job analysis) °직무에서 수행하는 과업이나 활동이 어떤 것들인지를 파악하는 데 초점. °과업 분석(task analysis)이라고도 부름 °직무기술서를 작성하는데 중요한 정보를 제공 작업자 중심 직무분석(worker-oriented job analysis) ° 직무를 수행하는데 요구되는 인간의 재능들에 초점° ° 작업자 명세서를 작성할 때 중요한 정보를 제공 ° 직책분석설문지(Position Analysis Questionnaire, PAQ)

5. 직무분석을 위한 정보의 출처 직무에 현재 종사하고 있는 현직자 (job incumbent) 현직자의 상사 직무분석가 고객 기존 문헌 (예, 기존의 업무편람, 작업일지, 직업사전)

6. 직무분석의 단계 1 단계 : 행정적 단계 (준비단계) 어떤 직무를 분석할 것인지를 결정한다 (분석대상의 선정) 직무 분석을 왜 하는지를 결정한다 (직무분석의 목적을 확인) 조직 내 사람들에게 직무분석의 필요성을 인식시킨다 직무분석에서 수집할 정보의 종류와 범위를 명시한다 직무분석을 실제로 담당할 사람들의 역할과 책임을 할당한다

2 단계 : 직무분석 설계단계 직무에 관한 자료를 얻을 출처와 인원수를 결정한다 자료수집 방법을 결정한다 (예, 관찰법, 면접법, 설문지법 등) 설문지법을 사용하는 경우에는 설문지를 직접 만들 것인지 아니면 구입해서 쓸 것인지를 결정한다 자료분석 방법을 결정한다

3 단계 : 자료수집과 분석 단계 직무분석의 목적에 따라 어떤 정보를 수집할 것인지를 분명히 한다. 직무분석 목적과 관련된 직무요인의 특성을 찾는다 직무정보의 출처로부터 실제로 자료를 수집한다 수집된 정보가 타당한 것인지 현직자나 상사를 사용하여 재검토한다 직무에 관하여 수집된 정보를 분석하고 종합한다

4 단계 : 결과정리 단계 직무기술서를 작성한다 작업자명세서를 작성한다 작업자의 직무수행평가에 사용할 평가요인과 수행기준을 결정한다 직무평가에 사용할 보상요인을 결정한다 유사한 직무들을 묶어서 직무군을 분류한다

6 단계 : 통제단계(최신의 정보로 수정하는 단계) 5 단계 : 직무분석 결과의 배포단계 직무분석 결과를 조직 내에서 실제로 사용할 여러 관련 부서에 배포한다 관련 부서들은 이러한 결과를 모집, 채용, 배치, 교육, 고과, 인력수급계획 등에 활용한다 6 단계 : 통제단계(최신의 정보로 수정하는 단계) 시간의 흐름에 따라 직무에서의 변화를 반영하여 직무정보를 최신화 한다 이러한 통제단계는 다른 모든 단계에 영향을 미칠 수 있다 조직 내의 직무기술서 및 작업자명세서의 사용자로부터 피드백을 받는다

7. 직무분석을 위한 방법 7.1 관찰법 직무에 대하여 가장 기초적인 지식을 제공 직무를 수행하는 사람들을 현장에서 직접 관찰함으로써 직무활동과 내용을 파악 Cascio(1982)의 순찰차 경찰관의 직무분석 사례 작업환경을 몸소 체험할 수 있는 좋은 방법 동영상을 통한 관찰 실습(소방관 직무)

7.2 면접법 개인적으로, 또는 집단토론을 통하여 면접을 진행 대화하기 편한 분위기의 조성, 편견의 배제, 응답을 얻어내는 기술 등에 관한 훈련이 필요 McCormick(1979)이 제시한 면접 지침들과 유의사항 참조 (12쪽의 표1과 13쪽의 표 2 참조) 다양한 직무들에 광범위하게 적용가능하지만 자료 수집에 시간과 노력이 들고 수량화 된 정보를 얻기가 힘든 단점 면접 전에 작업자들에게 면접의 목적을 명확히 알려주어야 함(하수도 청소부의 직무분석 사례) 실무자(공인노무사)와의 면접 실습

7.3 설문지법 종업원이 각 활동들의 빈도와 중요도 평정 직무수행에 요구되는 지식, 기술, 능력들이 얼마나 자주 사용되는지, 얼마나 중요한지를 평정 두 가지 유형의 설문지: 표준화된 직무분석 설문지와 비표준화된 설문지 -> 맞춤복과 기성복에 비유 설문지 작성 실습(공인노무사)

7.4 작업일지법 작업자들이 작성한 작업일지에 의해 정보를 수집 기존에 작성되어 있는 작업일지를 입수하여 직무의 내용이나 성질을 추론 작업자들의 문장력에 있어서 개인차가 있기 때문에 가장 덜 사용됨 작업자가 의도적으로 왜곡되게 일지를 작성할 수도 있음

7.5 결정적 사건법 Flanagan(1954)에 의해 개발된 방법을 직무분석에 사용 직무에서 결정적으로 잘한 사건이나 결정적으로 실수를 범한 사건들로부터 직무에서 요구되는 지식, 기술, 능력 등의 인적 요건들을 추론 (1)무엇이 그 사건을 일으켰고 사건이 일어난 환경은 어떠했는지 (2)그 사건에서 종업원의 효과적 행동과 비효과적 행동이 무엇이었는지 (3)그러한 행동으로부터 초래된 결과는 무엇이었는지 (4)그러한 결과가 종업원의 행동에 의한 것인지 아니면 환경 요인에 의한 것인지

8. 직무기술서와 작업자명세서 8.1 직무기술서 직무기술서에 포함되는 정보 (1) 직무의 명칭, 급수, 조직 내 위치, 보고체계, 임금과 같은 직무정의에 관한 정보 (2) 직무의 목적이나 사명, 직무에서 산출되는 재화나 서비스에 관한 직무요약 (3) 직무에서 사용하는 기계, 도구, 장비, 기타 보조장비 (4) 직무에서 사용하는 원재료, 반가공품, 물질, 기타 물품 (5) 재료로부터 최종 산물을 만들어내는 방식 (6) 감독의 형태, 작업의 양과 질에 관한 규정 등의 지침이나 통제 (7) 직무의 목적을 달성하기 위해 작업자가 하는 과제나 활동 (8) 직무가 이루지는는 물리적, 심리적, 정서적 환경 등

8.1 직무기술서 (1) 항상 현재형의 시제를 사용 과업을 기술할 때 유의사항 (2) 능동형의 문장(예, 우편물을 배달한다)을 사용 (3) 가급적 간결하고 직접적인 문체를 사용 (4) 구체적인 행위를 나타내는 동사를 사용하여 과업을 기술 (5) 가급적 수량을 나타내는 용어 사용(예, 약 50kg 짜리 짐을 든다) (6) 은어나 속어 등의 비일상적인 용어는 배제하고 현직자들에게 친숙한 용어 사용 임범식과 권동미 및 이은미(1998)의 웹마스터 직무기술서 참조(20쪽의 표 3)

8.2 작업자명세서 작업자명세서--> 직무를 성공적으로 수행하는데 필요한 인적 요건들을 명시해 놓은 것 작업자에게 요구되는 적성, 지식, 기술, 능력, 성격, 흥미, 가치, 태도, 경험, 자격요건 등 지식(Knowledge)--> 능력과 기술이 발현되는 기초로서 직무수행을 적절하게 수행하기 위하여 개인이 소유하고 있는 사실적 혹은 절차적 정보 기술(Skill)--> 직무에서 요구되는 동작을 할 수 있는 신체적 혹은 운동 능력 능력(Ability)--> 직무수행에 요구되는 인지적 능력으로서 교육이나 경험을 통해 당장 어떤 일을 할 수 있는 준비상태 임범식 등(1998)이 웹마스터 작업자명세서 참조(21쪽의 표 4)

9. 직업사전을 위한 직무분석 미국의 직업사전(Dictionary of Occupational Titles, DOT)은 대규모의 직무분석 결과 -> 직업사전은 국가 내의 직업분류체계에 관한 정보를 제공하고 구직자에 대한 직업지도나 상담을 위하여 사용 국내에서도 한국고용정보원에서 DOT와 유사한 한국직업사전을 발간 인터넷을 통해 워크넷 홈페이지(http://www.work.go.kr)에서도 검색 가능 직무의 자료취급-대인관계-사물조작 부호(DPT code): 23쪽의 표 5 참조 직업정보망(Occupational Information Network, O*NET)  www.onetcenter.org

10. 21세기의 직무분석 조직환경과 일의 변화에 맞추어 직무분석의 방법이나 형태도 변화 필요 직무분석에서의 변화 첫째, 직무분석을 위한 정보 출처로서 내부고객이나 외부고객 사용 둘째, 정보 수집에서 관찰, 면접, 설문지 사용이 줄어들 고 자동적으로 수행을 기록하는 장비들의 사용 증가 셋째, 팀수행이 증가에 따라 맥락수행이나 조직시민행 동을 포함할 필요 마지막으로, 역량(competency)을 중심으로 분석할 필요

강남이와 김지언(1999)의 직업상담원의 직무분석 사례 참조 (26쪽의 표 7과 28쪽의 표 8 참조) 11. 직무분석의 실제 예 강남이와 김지언(1999)의 직업상담원의 직무분석 사례 참조 (26쪽의 표 7과 28쪽의 표 8 참조) 12. 실제 직무분석을 위한 수행지침 1 단계 : 직무분석 할 직무를 선택

2 단계 : 해당 직무활동의 직접관찰 및 면접 그들이 어떤 활동들을 하는지 관찰한다. 그들과의 면접을 통하여 그들의 직무 활동들을 알아내고 직무수행에 요구되는 지식(Knowledge), 기술(Skill), 능력(Ability), 기타특성(Other characteristic) 들이 무엇인지를 알아낸다. 면접할 때 얻는 정보를 반드시 기록하고, 적어도 3명과 면접을 실시한다. 면접 시, 필히 자신의 소개를 하고 직무분석 목적을 분명히 밝힌다.

3 단계 : 설문지 작성 및 수정 설문지 작성은 워드프로세서를 이용하여 한다. 설문지 맨 앞에 직무분석을 위한 설문지임을 나타내는 제목과 직무명을 포함시키고 응답자가 어떻게 응답하는지에 관한 간략한 지시문을 넣는다. 직접관찰과 면접으로부터 얻은 정보에 기초하여 설문지를 작성한다. 설문지에 직무수행을 위하여 요구되는 지식, 기술, 능력, 기타 특성들(KSAOs)에 관한 진술문들을 만들어서 다음의 세 측면으로 물어보는 문항들을 포함시킨다.

중요한 5-7가지 직무 활동들에 어느 정도의 시간을 보내는지를 상대적 백분율로 알아내기 위한 문항을 설문지에 포함시킨다. (1) 그것들이 얼마나 자주 사용되어지는가? (2) 그것들이 얼마나 중요한가? (3) 직무에 들어오기 전에 그것들을 얼마나 갖추고 있어야 하는가? 중요한 5-7가지 직무 활동들에 어느 정도의 시간을 보내는지를 상대적 백분율로 알아내기 위한 문항을 설문지에 포함시킨다. 설문지 끝에 감사의 말을 반드시 포함시킨다.

4 단계 : 설문지를 이용한 자료수집 작성된 설문지를 이용하여 적어도 10명으로부터 자료를 수집한다(앞서 면접했던 사람들을 자료수집에 포함하여도 무방함). 동일직무에서 가능한 한 동질적인 사람들(예, 나이, 근무연한 등이 같은 사람들)로부터 자료를 수집한다. 자료수집 시, 필히 자신의 소개를 하고 직무분석의 목적을 분명히 밝힌다. 설문지 응답요령을 설명한 후, 바로 설문지에 응답하도록 하여 수집하거나 그것이 여의치 않을 경우에는 응답요령만을 설명한 후, 설문지를 주고 시간이 날 때 응답하도록 하고 나중에 수거한다.

5 단계 : 컴퓨터를 이용한 자료입력 및 자료분석 수집해온 자료를 데이터 파일로 만들어 저장한다. SAS나 SPSS를 이용하여 자료를 분석한다(각 KSAO의 평균, 표준편차, 척도간 상관 등 필요한 통계치를 얻는다). 자료분석 결과를 토대로 보고서를 작성한다. 직무분석 보고서에 포함할 내용들은 다음과 같다. 6 단계 : 직무분석 보고서 작성

(1) 서론(직무분석 목적 및 용도) (2) 자료수집 절차 및 분석 (3) 통계분석 결과(표 제시) (4) 결과의 해석 및 논의 (5) 직무기술서 및 작업자명세서 (6) 선발, 교육훈련, 인사고과 등을 위한 제안 (7) 참고문헌 (8) 부록: 사용한 설문지