회의 운영 개선(안)

Contents I. 목적 및 취지 II. 타사자료 III. 현재 회의현황 장/단점 IV. 개선(안) 및 향후 과제

I. 목적 및 취지 1. 현재 전사적 회의운영 현황을 파악한 후 장/단점을 분석하여 효율적인 개선방안을 찾기 위함 2. 업무집중도, 연속성, 신속성 향상을 통하여 생산성을 향상시키기 위함 3. 신속한 업무처리/업무협조/의사결정 환경을 정착 시키기 위함 4. 빈번한 야근발생으로 인한 근로의욕저하 방지하기 위함 5. 부서 내에서는 회의보다는 Coaching을 적극 활용 하기 위함 3

3가지 사고 (3 Ways of Thinking) II. 타사자료_삼성그룹_3.3.7운동 3가지 사고 (3 Ways of Thinking) 1. 즉흥적 회의보다는 계획된 회의를 하라 - 꼭 필요한 회의인가? - 스스로 결정하면 안 되는 회의인가? - 더 좋은 수단이 있는 건 아닌가? 2. 회의를 최대한 간소화 시켜라 - 참석자를 줄일 수는 없는가? - 빈도, 시간, 배포자료를 줄여라. - 좀 더 원활한 운영을 할 수는 없는가? 3. 다른 회의와 통합하거나 위임할 수는 없는가 모색한다 - 다른 회의와 통합할 수는 없는가? - 권한 위임으로 해결 할 수는 없는가? - 다른 회의에 맡겨도 좋은 내용이 아닌가? 3가지 원칙 (3 Principles) 꼭 해야 하는 회의라면 효율적으로 하라 1. 회의 없는 날을 운영 2. 회의 시간은 1시간을 넘지 않도록 한다. ( Maximum 1.5 HR) - 모래시계나 타이머 준비 - 회의 시작시간을 정시가 아닌 10~15분에 작하여 정시에 종료 유도 3. 회의 기록은 한 장으로 정리 - 회의록은 반드시 한 장 이내로 정리해 참석자에게 배포 7가지 지침( 7 Rules) 1. 정시 시작 & 정시 종료 (참석자가 다 참석하지 않아도 시작) 2. 회의 소요 경비를 반드시 명시 (회의 통보서 & 회의록 내 기입) 3. 참석자를 적임자 또는 담당자로 제한 4. 회의 목적을 사전에 명확히 공지 (다른 주제나 방담은 배제) 5. 회의 자료 사전 배포 6. 참석자 전원 발언 유도 및 발표된 의견은 서로 존중하도록 한다. 7. 결정된 사항만을 기록해 보관 다양한 회의 1. 제품이 있는곳에서 회의하라. 생산회의는 생산라인, 불량 회의는 불량품 발생처, 외주품 회의는 외주처에서 실시 2. 아침회의 (맑은 정신으로 임할 수 있다. 임원회의 → 부서장 회의 → 부서회의를 연결 가능) 3. 능률 두배 스탠딩 회의(Standing Meeting) 별도의 높은 탁자만 준비하여 인간의 두뇌 활동이 가장 왕성한 때 서서 실시 4

III. 현재 회의현황 장/단점 장점 2. 단점 ① 충분한 상호의견 및 정보교환가능 ② 경영층에서 지시한 필요사항의 충분한 전파가능 ③ 의사결정시 관련 담당자의 충분한 참여 가능 <참조> EVS Survey결과 (2008년 3월) 1) 나의 상사는 경영층에서 지시한 필요사항을 잘 설명해 준다 (긍정 70%) 2) 우리부서에서는 의사결정 시 관련 담당자를 참여시키고 있다 ( 긍정 66%) 3) 나의 상사는 업무에 대해 상세한 지도를 해주고 있다 ( 긍정 57%) 2. 단점 ① 의사결정권자의 장시간 빈번한 회의로 부재 시 신속한 결재/업무처리 어려움 ② 타 부서간의 신속한 업무협조/업무처리 어려움 ③ 주 업무시간에 회의 시 빈번한 야근 발생 ④ 업무의욕 및 생산성 저하 ⑤ 회의 빈도/시간에 비해 부서간 업무정보의 교환은 원활하지 못함 우리회사에서는 업무정보가 부서간 교환이 잘 되고 있다(긍정 18%) 5

IV. 개선(안) 및 향후 과제 기존회의 통합/일원화 or 시간단축(회의현황 참조) 적정회의시간 및 실시횟수 준수 → 주1회 40~50분 · 심리학 적으로 인간이 집중/최대능률을 올릴 수 있는 시간 · Job Korea HR EXECUTIVE 300대기업 과장급 이상 설문 결과 · Synergy Planner 마케팅전략연구소 조사결과(2007.12) 3. 효율적 회의운영 ① 타 부서와의 협조/협의가 필요한 경우만 회의 실시 ② 사전준비 철저/회의 이유/목적 명확화 ③ 회의 진행/우선순위를 정하여 운영 ④ 회의 참석자의 신속하고 즉각적인 참여 유도 ⑤ 회의 결과/의사결정사항 명확화 ⑥ 회의시간 준수 ⑦ 회의 때 결정/수명한 사항은 업무 중 수시로 feed back을 받아 확인 ⑧ 긴급사항이 아닌 경우 현 업무자리에서 Peer Coaching 또는 One minute Coaching 활용 ⑨ 회의 없는 날 지정(ex.매주 수요일) 6

IV. 개선(안) 및 향후 과제 ☞ Peer Coaching 또는 One minute Coaching 활용 팀 장 팀 원 7