직장매너 05 Chapter 비즈니스 매너와 글로벌 에티켓 성공적인 취업과 직장예절의 길잡이 비즈니스 매너와 글로벌 에티켓 오정주 ▪ 권인아

1. 직장 예절 1) 근무자세 직무 = 책임 + 권한 + 책무 책임 = 권한 = 책무 업무 3면 등가의 원칙 권한 : 맡은 바 직무수행에 필요한 결정, 지시, 행동을 할 수 있는 권리이며, 이를 수행할 수 있는 지식 등을 포함한 개인의 능력을 말한다. 책임: 자신의 능력을 최대한으로 발휘하고 주어짐 임무를 수행해야 하는 개인의 의무에 대한 부분을 말한다. 책무: 책임완수에 따른 설명, 보고, 해명의 의무를 뜻한다.

1. 직장 예절 출근 시 매너 지각하지 않도록 여유 있게 출근한다. 출근시간은 적어도 15분~30분 정도의 여유를 두고 준비하도록 한다. 업무 중에는 T.P.O 에 적합한 바람직한 복장을 입는다. 눈이 마주치면 “내가 먼저”라는 마음으로 활기찬 아침 인사를 한다. 밝고 큰 소리로 내가 먼저 인사하는 것을 생활화하여 동료들에게 좋은 이미지를 줄 수 있도록 노력한다. 혹시라도 사정이 생기거나 몸이 아파서 결근 시에는 본인이 직접 출근시간 이전에 연락하는 것이 직장인의 기본 예의이다 사정이 생겨서 결근해야 할 상황이 생기면 상사에게 전화로 사과와 함게 이유를 설명한다. 무단결근은 금물이다. 결근시 자신이 해야하는 업무를 상사에게 보고하고 동료들의 협조를 얻어 신속하게 조치를 취함으로서 일에 방해가 되지 않도록 한다.

1. 직장 예절 근무 중 매너 모든 사람에게 항상 예의 바르고 명랑하게 대한다. 조직의 분위기는 내가 만든다는 생각으로 쾌활하게 일한다. 근무 중 개인적인 잡담은 삼가 하도록 한다. 하루 1/3 의 시간을 보내는 일터에서 갖는 마음 자세는 개인의 행복과도 큰 연관이 있다. 직장을 사랑하고 자신의 일을 좋아하며, 사람들과 좋은 관계를 유지하는 것이 기본이다. 일터에서는 사명감을 갖고 최선을 다해 회사 생활을 한다. 주어진 일만 하는 것이 아니라 모든 일을 스스로 찾아서 하고 자신이 한 일과 행동에 책임을 지는 조직에 꼭 필요한 인재가 될 수 있도록 노력한다. 친한 동료 사이일수록 예의가 중요하다. 언제나 예의가 기본이 된 관계이며 일터에서의 관계는 공과 사를 구분하도록 한다. 공동 물품은 사용한 후 반드시 제자리에 두어서 사용에 불편함이 없도록 한다. 휴식시간의 구분을 명확히 해서 업무에 생산성을 높이도록 한다. 통행 중 상사를 만나게 되면 잠깐 멈춰선 뒤 가볍게 인사하다. 통행로가 좁을 경우에는 한편으로 비켜서서 상대가 먼저 지나갈 수 있도록 배려한다.

1. 직장 예절 외출 할 때의 매너 외출시에는 반드시 상사의 허가를 받는다. 자리를 비우더라도 업무에 지장이 없도록 업무 처리를 확실히 한다. 외근시에는 행선지, 용건, 돌아올 시간 등등을 상사에게 보고하고 예정 일정을 정확히 메모한다 업무가 늦어질 시에도 회사에 연락을 하도록 한다. 외부 일정이 늦어져 바로 퇴근하게 될 경우에는 상사에게 꼭 보고 한다.

1. 직장 예절 퇴근 시 매너 그 날의 일은 가급적 그 날에 마치도록하며, 지시받은 업무를 끝내지 못해서 미처리된 일, 다시 해야 할 일은 상사에게 보고한 뒤 다시 지시 받는다. 상사보다 먼저 퇴근해야 하는 경우에는 양해를 얻고 나가도록 한다. 근무시간 종료와 함께 바로 자리를 뜨는 것은 바람직하지 않다. 동료들이 일 하고 있는데 혼자만 퇴근시간이라고 나가는 것은 팀웍을 저해하는 행동이다. 따라서 뭔가 도울 일을 없는지 물어보고 함께 일을 마무리 하도록 한다. 책상 위의 서류와 문서를 정리하고 사무용품, 서류등은 지정된 장소에 위치하여 언제나, 누구든지 쉽게 찾을 수 있도록 마무리 한다. 서류 및 사무용품은 제자리에 두고 정리하여 혹시 모를 상황에 대비하도록 한다. 다음날 예정된 업무는 퇴근시에 미리 메모하여 그 다음날 바로 착수할 수 있도록 준비한다. 문단속이나 안전장치 점검, 컴퓨터나 전등 등을 소등하며 마무리 점검을 잊지 않는다. 퇴근시의 인사는 "내일 뵙겠습니다“, “먼저 나가보겠습니다.” 등이 좋다. 먼저 퇴근하는 사람에게는 “안녕히 가십시오” 등의 인사를 하도록 한다.

1. 직장 예절 2) 직장 내 호칭예절 상급자에 대한 호칭 하급자 또는 동급자에 대한 호칭 상급자에게 타 상급자 호칭 상사의 성과 직위 다음에 존칭을 붙인다. 상사에게 자신을 지칭할 경우 ‘저’ 또는 성이 직위만 붙인다. 하급자 또는 동급자에 대한 호칭 하급자와 동급자에게는 성과 직위 또는 직명으로 호칭하는게 보통이다. 동급자인 경우에는 이름을 부르는 것보다는 ’00씨’라는 칭호가 적당하다. 아래 직원이나 동료들 간에 자신의 호칭은 ‘나’를 사용한다. 상급자에게 타 상급자 호칭 차장이 사장 옆에서 부장의 지시를 보고 할 때 : “홍부장이 지시한 일을 보고드리겠습니다.” 틀리기 쉬운 호칭 문서상에는 상사의 존칭을 생략한다. 상사에 대한 존칭은 호칭에만 쓴다.

1. 직장 예절 3) 상급자에 대한 예절 상급자에 대한 예절 상사로부터 신뢰를 받으려면 조직의 문화를 이해하고, 상사를 이해하며 존경하는 태도를 가지는 것이 기본이다. 상사의 지시사항이 예정보다 처리가 늦어질 때는 중간보고를 반드시 한다. 상사의 지시사항은 정확히 처리하고 결과보고는 기한 내에 신속히 처리한다. 상사가 부를 때는 "네“라고 대답하고 필기도구와 메모지를 들고 간다. 상사가 자신에게 지시한 일은 스스로 해 내기 위해 노력한다. ‘누군가는 하겠지’ 라는 안일한 생각이 조직의 생산성을 떨어뜨린다. 자신의 일을 타인에게 맡기지 말자. 조직 생활을 하면서 늘 조심해야 하는 것은 태도이다. 어떤 경우라도 상사 앞에서 흐트러진 모습을 보이지 않으며 언행에 주의한다. 상사와의 대화 시, 혹은 조직내에서 업무적인 대화사에는 바른 말을 사용한다. “말은 곧 인격”이라는 말을 명심하도록 한다.

1. 직장 예절 4) 하급자에 대한 예절 상사는 스스로 모범이 되어 솔선수범 해야 한다 → ‘솔선수범’은 부하직원을 따르게 하는 통솔력이 된다는 것을 명심하자. 말씨는 상대의 연령에 따라 ‘하시오’, ‘하오’ 나이가 현격히 차이가 날 때, ‘하게’, ‘해’라는 어휘를 사용한다. 하급자라도 먼저 보면 인사를 한다. 하급자가 편하게 해준다. 부하직원에게 주의를 기울일 때는 감정을 자제하고 냉정한 기분으로 말을한다. 부하직원에게 주의를 줄 경우 둘이서만 만날 수 있는 장소를 선택해야 한다. 다른 사람과 비교하는 일은 삼가 한다. 상사는 “수고했어”, “잘했어” 등 칭찬과 격려를 아끼지 말아야 한다. 자신이 저지른 과오를 부하직원에게 전가 시키는 것은 금물이다. 부하직원의 인격을 존중하며 사적인 심부름은 삼가 해야 한다. 상사는 항상 부하직원이 최대한 창의력을 발휘하여 일할 수 있도록 분위기 조성에 힘써야 한다. 하급자에 대한 관심과 사랑이 편중되지 않도록 주의한다.

2. 상사에게 사랑받는 보고의 원칙 지시와 명령을 받아들이는 Best Key

2. 상사에게 사랑받는 보고의 원칙 1) 지시와 보고 지시 받을 때의 요령 상급자의 지시를 받을 경우에는 필기도구를 준비하여 지시를 경청하고 요점을 복창한 뒤 기록한다. 지시를 받을 때에는 상사의 말을 가로막지 말고 끝가지 잘 듣는다. 지시 받은 일의 목적과 지시자의 생각, 회사의 내부 방침등도 확실히 파악한다. 지시는 육하원칙에 의하여 정확히 기록하고 의문 나는 점은 다시 질문하며 정확히 확인하고 업무를 수행하도록 한다. 다른 부서의 상급자로부터 지시를 받은 경우에는 자신의 직속 상급자에게 내용을 반드시 보고한다. 지시 내용 중 의견이 있을 때는 근거가 되는 자료나 사실을 확실히 조사한 뒤 상사에게 의견을 진술하고, 그 다음에 다시 상급자의 지시를 받도록 한다. 지시 받은 것은 반드시 실행에 옮기도록 한다. 일의 목적과 처리 방법에 주의한다. 상사의 지시사항을 바로 실행할 수 없을 경우에는 이유를 설명한 뒤 상사의 결정이나 우선순위를 따른다. 자신의 능력으로 상사의 지시 내용을 수행할 수 없는 상황에서는 솔직히 상사에게 보고해서 해결방안을 모색하도록 한다. 실행된 결과를 검토하고 확인하여 실수 없이 마무리 한다. 실행에 옮긴 결과를 시기에 맞춰 충실히 보고한다.

2. 상사에게 사랑받는 보고의 원칙 메모의 5W 3H W W W W W H H H hen 언제 here 어디서 ho 누가 hat 무엇을 W hy 왜 H ow 어떻게 H ow many 어느정도 H ow much 얼마나 비즈니스 현장에서 가장 중요한 것은 ‘정보의 정확한 전달’ 이다. 그러므로 실수를 미연에 방지하기 위해서도 위의 법칙을 기억하는 것이 좋다. 특히, 지명이나 인명등의 고유명사와 숫자, 금액, 날짜, 시간등을 정확히 기록한다.

2. 상사에게 사랑받는 보고의 원칙 2) 보고할 때의 요령 모든 업무는 보고가 끝남으로서 마무리 되므로 지시받은 내용을 완료한 즉시 보고한다. 보고가 끝나면 상사의 지시사항이나 의견을 기록해서 보관하는 것이 좋다 보고 내용과 자신의 의견은 확실히 구분한다. 지시 받은 일이 끝났을 때에는 그 결과를 반드시 보고해야 한다. 지시를 받고 나면 상사의 요구사항이 무엇인지를 정확히 파악하고 일의 중요도를 확인해서 진행 순서를 정한다 만약 일의 진행과정이 복잡하여 시간이 걸릴 때에는 중간보고를 하여 진행상황을 알린다. 결론을 먼저 말하고 과정은 나중에 설명한다. 한국 사람들은 결론을 마지막에 이야기 하는 미괄식에 익숙해 있지만 지시한 사람이 제일 궁금해 하는 것은 지시된 일의 결과이다. 따라서 언제나 결과를 먼저 보고하도록 한다. 보고 순서는 결론, 이유, 경과 그리고 소견 순으로 사실에 입각한 객관적인 보고를 한다. 보고는 지시한 사람에게 직접 한다.지시를 받고 한 일은 반드시 지시한 사람에게 보고하는 것이 원칙이다. 보고의 내용이 복잡할 때는 문서로 작성해서 함께 보고하여 오류를 줄인다. 직장 안에서 일어난 일에 대하여는 지시한 이일이 없더라도 그때그때 알릴 필요가 있는 사람에게 알리는 것이 센스 있는 직원의 태도라 할 수 있다.

2. 상사에게 사랑받는 보고의 원칙 3) 보고 할 때의 자세 상사의 책상에서 조금 떨어진 측면에서 보고한다. 책상이 없는 경우에는 더 멀리 떨어진 곳에서 보고한다. 가까이 서야 할 경우 양해를 구한 뒤 다가가서 보고한다. 이메일 등 전자 문서로 보고 할 경우에도 반드시 상사에게 다가가 송신 여부를 알리도록 한다.

3. 상황별로 배워보는 직장매너 1) 고객과의 동행시 안내법 2) 방향안내 고객과 동행하며 안내할 경우, 안내는 앞에서 수행은 뒤에서 한다. 안내 시에는 고객의 바로 앞에 서지 않고 1~2걸음 대각선 방향에서 비스듬히 걸어가며 안내한다. 안내시에는 미소를 띄고 가끔 뒤돌아보며 고객의 걸음과 속도를 맞춘다. 2) 방향안내 손가락을 모두 모아 손바닥을 위로하여 가리키되 먼 곳을 가리킬때는 손바닥을 수직으로 세워 공손한 느낌을 전하도록 한다. (손가락으로 방향을 가리키지 않도록 주의한다.) 거리는 보통 팔꿈치의 각도로 나타낸다. 거리가 먼 곳을 가리킬수록 팔꿈치의 각도를 크게 한다. 동작은 너무 빠르거나 느리지 않고 절도 있게 한다. 시선은 3점법을 지키도록 한다. 방향을 가르킬 때 손과 눈의 방향이 일치하지 않게 되면 어색한 느낌이 든다 (고객의 눈 →가리키는 곳 →다시 고객의 눈)

3. 상황별로 배워보는 직장매너 3) 계단으로 이동 시 4) 엘리베이터 “2층입니다”라고 먼저 안내 말을 하며, 고객이 계단의 난간쪽으로 걸을 수 있도록 배려한다. 올라갈 때는 뒤에서, 내려갈 때는 앞에서 걸어 고객보다 높은 위치가 되지 않도록 한다. 안내자가 앞서는 것이 원칙이지만 , 여성의 경우(고객이든 안내자이든) 내려올 때 여성이 앞서도록 한다. 4) 엘리베이터 안내원이 있는 경우 : 직급이 높은 순으로 탑승한다 안내원이 없는 경우 : 하급자가 먼저 타서 조작하고 제일 나중에 내린다. ( 안내원이 없을 경우는 손으로 문을 누르고 윗사람을 먼저 태우고 내릴 때는 버튼을 누른 채 윗사람을 먼저 내리게 한다.) 엘리베이터의 상석은 엘리베이터 내 조작 단추의 대각선 안쪽 위치이다. 엘리베이터에서는 비스듬히 서서 윗사람의 시야를 가리지 않도록 배려한다. 엘리베이터 사용 시에는 여성이 먼저 타고 내릴 수 있도록 한다.

3. 상황별로 배워보는 직장매너 5) 에스컬레이터 6) 문 7) 승용차 매너 내려올 때는 안내자가 앞에 서고, 올라갈 때는 고객을 앞에 세우고 이동한다. 6) 문 회전문 : 고객이 먼저 통과한다. 밖으로 미는 문 : 안내자가 손잡이를 앞으로 당겨 내방 고객이 먼저 들어가게 안내 한 후 뒤따라 들어가며 소리 나지 않게 살며시 문을 닫는다. 안으로 당기는 문 : 안내자가 문을 열고 먼저 들어간 다음 손잡이를 잡고 고객이 들어오도록 안내한다. 7) 승용차 매너 승용차 : 운전사가 있는 차에서는 운전사와 대각선의 뒷좌석이 1등, 그 옆이 2등, 운전석 옆자리가 그 다음이며 4명이 탈 경우에는 뒷좌석 가운데가 말석이다. 동행자가 직접 운전 할 때에는 운전자의 오른 좌석에 나란히 앉아 주는 것이 바람직한 매너이다. 버스 : 운전기사의 뒷쪽 창문자리가 상석이다.

3. 상황별로 배워보는 직장매너 8) 방문매너 보통 방문 시간은 오후 3~5시가 적당하다. 사무실을 방문 할 때는 출근 이나 퇴근 시간대 등 바쁜 시간은 피해서 미리 시간약속을 잡는다. 사무실 방문 시 미리 초대되지 않은 사람과 동행 하는 것은 매너에 어긋난다. 미팅시에 대화의 소재로 이용할 수 있도록 방문회사의 현황이나 매출정보등을 사전에 파악해 준비한다. 명함이나 미팅자료등의 휴대여부를 확인한다. 방문 시간에 20분 쯤 다소 여유있게 도착해서 화장실에 들려 용모와 복장을 점검한다. 미팅 예정시간보다 너무 빨리 도착하는 것도 업무에 방해가 될 수 있으므로 주의하도록 한다. 사무실에 들어가게 되면 미리 약속이 된 면담자의 이름을 알리고 본인의 명함을 내놓는다. 응접실에 안내를 받으면 출입구에서 가까운 말석에 앉아 기다리는 것이 겸손한 인상을 준다. 사무실에 들어가기 전에 코트와 장갑은 미리 벗고 들어간다. 가방이나 코트는 책상 위에 두지 않고 가방은 바닥에 코트는 무릎, 또는 쇼파의 팔걸이에 놓고 기다린다. 상대방이 들어오면 곧 일어서며, 상대가 상석을 권하면 "감사합니다“ 인사를 한 뒤 옮겨 앉는다. 차나 음료를 가지고 오면 감사의 표시를 하고 상대가 권하면 마신다. 상대방이 들어오면 바로 일어나 반갑게 인사한 뒤 상대방이 좌석을 새로 권하게 되면 옮겨서 앉도록 한다. 면담 중의 주의점으로 방문자나 손님을 맞이하는 측 모두 시계를 보지 않는것이 매너라는 것을 기억한다. 용건은 명확하고 간결하게 말하며 사무실은 업무 공간이므로 너무 오래 머무르지 않는다. 업무협조가 합의된 부분은 반드시 메모하도록 한다. 사무실에서는 사적인 대화나 사생활과 관련된 질문은 하지 않도록 하며, 방문의 목적이 달성되지 않아도 표정을 바꾸지 않고 시간을 내어 준 것에 대한 감사의 인사를 정중히 표현 한 뒤, 다음 미팅을 기약한다.

3. 상황별로 배워보는 직장매너 9) 미팅중의 예절 10) 술자리 예절 미팅 중 응접실에 들어갈 때는 먼저 노크한 다음 들어가 인사한다. 미팅중에 급히 연락할 일이 생기면 메모로 적어 고객에게 메모의 내용이 보이지 않도록 건네준다. 미팅 중 상사가 들렀을 경우 상사를 고객에게 소개한다. 고객을 장시간 기다리게 할 경우 양해를 구한 다음에 중간보고를 한다. 10) 술자리 예절 연장자나 상사로부터 술을 받을 때는 두 손으로 받으며 왼손을 가볍게 술잔에 댄다. 술을 따를 때는 술병의 글자가 위로 가게 오른 손으로 잡고 왼손으로 받쳐 정중한 자세로 술을 따라 권한다. 상사와 합석한 술자리는 근무의 연장이라 생각하고 예의바른 행동을 보인다. 경영방침이나 특정 인물에 대하여 비판하지 않는다. 상사의 험담을 늘어놓지 않는다. 과음하거나 자기의 지식을 장황하게 늘어놓지 않는다.

생각해 봅시다 근무시의 매너를 5가지 정리해서 이야기 하시오 업무 3면등가의 법칙이란 무엇을 말하는가? 지시받을 때의 요형에서 중요한 것을 3가지만 나누어 보시오 메모의 법칙 중 5W 3H 법칙이란 무엇을 말하는가? 방문매너에서 기억할 점 중에 중요하다고 생각되는 것을 3가지 적으시오

감사합니다 성공적인 취업과 직장예절의 길잡이 비즈니스 매너와 글로벌 에티켓