올바른 이메일 사용법 2008.07

목 차 I. 이메일과 다른 통신 도구와 비교 하기 -----3 ~ 9 목 차 I. 이메일과 다른 통신 도구와 비교 하기 -----3 ~ 9 II. 이메일 제대로 이해하기 --------------10~15 III. 이메일 양식 이해하기 ---------------16~17

I. 이메일과 다른 통신 도구와 비교 하기 이메일 휴대폰 메신저 20세기 커뮤니케이션 도구 팩스 전화

이메일이 가져다 주는 선물(?) I. 이메일과 다른 통신 도구와 비교 하기 ❖ 전체 메일이 그렇게 나쁜 것일까? ❖ 왜 상대방은 내 진심을 몰라주는 것일까? ❖ 왜 메일을 주고받을 수록 감정이 상하는 것일까? ❖ 참조나 숨은 참조는 왜 자꾸 문제를 일으키는 것일까?

이메일의 장점은? I. 이메일과 다른 통신 도구와 비교 하기 ❖ 역사상 가장 훌륭한 정보 교환 매체다. ❖ 거의 모든 사람들과 경제적이고 효과적으로 연락을 주고 받을 수 있다. ❖ 기록이 남기 때문에 검색이 가능하다. ❖ 예전에 주고 받은 이메일을 보관하거나 꺼내 볼 수 있다. ❖ 수신인에게 부가 정보를 추가하거나 첨부할 수 있다.

이메일의 단점은? I. 이메일과 다른 통신 도구와 비교 하기 ❖ 이메일이 전화통화를 대신할 수 없는 경우도 있다. ❖ 이메일은 아무한테나 보낼 수 있지만 아무나 답장해 주는 것은 아니다. ❖ 이메일 한통이 상대방의 업무를 방해할 수도 있다. ❖ 이메일은 기록으로 남기 때문에 자신이 책임을 져야 한다. ❖ 이메일을 통하면 원래 의도가 변질될 수 있다. ❖ 이메일 첨부 뿐 아니라 이메일 자체도 짐이다. -. 메일을 보냈다고 업무가 끝나는 것이 아니다. -. 메일은 업무의 시작을 말하는 것이고, 메일로 보내는 것은 업무를 진행하지 않는다.

이메일 대신 전화를 사용하는 이유 I. 이메일과 다른 통신 도구와 비교 하기 ❖ 감정을 전달하거나 상대방의 감정을 알아야 할때 ❖ 무수히 오고가는 이메일의 늪을 빠져 나와야 할때 ❖ 일을 빨리 처리해야 할 때 ❖ 이메일을 확인하지 않는 사람에게 연락을 취할 때 ❖ 타격을 줄 수 있는 이메일 이전에 미리 전화를 걸어 알려 줌으로써 그 충격으로부터 거리를 둘 수 있다.

이메일 대신 메신저를 사용하는 이유 I. 이메일과 다른 통신 도구와 비교 하기 ❖ 실시간으로 대화할 수 있다. ❖ 짧은 메시지를 보낼 때 안성맞춤이다. ❖ 누가 언제 무슨 이야기를 했는지가 화면에 기록된다. ❖ 부재중, 회의 중 등 상대방의 근무상황을 알 수 있다. ❖ 소규모 모임에 적당하다(대화방)

이메일 대신 팩스를 사용하는 이유 I. 이메일과 다른 통신 도구와 비교 하기 ❖ 팩스에는 서명의 원본이 따라올 수 있어서 많은 경우 법적인 구속력을 갖는다. ❖ 계약서나 그림 등 종이형태로 된 문서를 신속하게 보낼 수 있다. ❖ 더 안전하다.(이메일의 문서는 어디든 보낼 수 있다.)

II. 이메일 제대로 이해하기 수신인 이란? ❖ 메일 내용에 대한 정보확인, 업무협조 또는 의사결정이 필요한 사람(필요시 답변 메일을 보내야 하는 사람) ❖ 수신인을 지나치게 많이 써 넣으면 아무도 답장을 써야 한다는 의무감을 느끼지 못 할 것이다. (요청메일을 한 사람에게 보낼 경우 답장을 받을 확률이 95%이지만, 열 사람에게 보내면 5%로 떨어진다 – “탁월한 조직이 빠지기 쉬운 다섯 가지 함정” 중에서…-) ❖ 수신인과 참조란을 혼동해서는 안 된다. ❖ 보통은 직책이 높은 사람부터 적는다. -. 뭔가를 요청하는 메일을 한 사람에게 보내면 답장을 받을 확률이 95%이지만, 10명에게 보내면 그 확률이 5%로 떨어진다. -. 누가 담당자인지 모르면 전화나 메신저로 확인 후 수신자를 지정해야 함

참조란? II. 이메일 제대로 이해하기 ❖ 의사 결정에 개입하지 않는 사람은 참조란에 넣는다. ❖ 참조의 의미는 “당신이 특별히 할 일은 없지만 일이 이렇게 진행되고 있으니 알아 뒀으면 좋겠다” 이다. ❖ 이메일을 주고받는 시점에 참조란에 넣었다고 해서 그 사람을 계속 넣을 필요는 없다.(참조인의 정체를 밝혀라) ❖찬밥취급을 당하고도 기분 좋은 사람은 없다. 그렇다고 모든 사람을 다 포함 시킬 수는 없다.

숨은참조란? II. 이메일 제대로 이해하기 ❖ 은밀한 기능이므로 각별한 주의가 필요하다. ❖ 숨은 참조의 의미는 “당신에게 알려주고 싶어요. 하지만 당신에게 이야기 했다는 것을 다른 사람에게 알리고 싶진 않아요” 이다.

제목 작성 방법 II. 이메일 제대로 이해하기 ❖ 제목은 이메일에서 가중 중요한 부분이다. ❖ 제목은 수신인이 내용을 짐작할 수 있도록 구체적인 제목을 쓰도록 하라 ❖ 제목은 상대방이 어디에 중점을 두고 읽어야 하는지, 언제 읽어야 하는지를 알려주는 단서가 된다. ❖ 이메일을 주고 받는 동안에도 제목을 지속적으로 업데이트 해야 한다.

첨부하기 II. 이메일 제대로 이해하기 ❖ 첨부 파일을 자제하라. 첨부 파일을 보내기 전에 반드시 보내야 하는지 자문하라. ❖ 첨부 파일을 자제하라. 첨부 파일을 보내기 전에 반드시 보내야 하는지 자문하라. ❖ 파일을 첨부하기로 결정 했다면, 첨부한 게 무엇인지 이메일 본문이나 제목에 써 두도록 하라.

본문쓰기 II. 이메일 제대로 이해하기 문단을 짧게 쓰라 공손하라 화제를 바꿀 때는 문단을 나누도록 하라 부드럽게 재촉하라 화제를 바꿀 때는 문단을 나누도록 하라 부드럽게 재촉하라 -. 중요한 내용은 상단에 적어라, 상대방이 메일을 다 읽는 다는 보장을 할 수 있는가? -. 품위 있게 물러나지 않으면 다음에 부탁할 일이 있을 때 어찌 하겠는가? 한가지에 집중하라 품위 있게 물러나라 눈에 띄게 써라 소개한 사람을 밝혀라

답장 이메일 쓰기 III. 이메일 양식 이해하기 ❖ 이메일 상단에 답변을 쓰라 ❖ 받은 메일 사이사이에 답변을 써 보낼 때는 잘 구분 되도록 색, 폰트로 구분하라 ❖ 경과를 보고하라 ❖ 나쁜 소식은 빨리 전하라 ❖ 답장이 너무 늦어졌을 때는 왜 이제야 답장을 보내는지 함께 설명해야 한다. -. 나쁜 소식은 빨리 전하돼 가급적이면 전화로 미리 알려주라…

III. 이메일 양식 이해하기 기타 이메일 쓰기 ❖ 정보 전달 이메일  요청 메일로 착각하지 않도록 제목 에 “참고하세요” 와 같이 적어준다. ❖ 감사 이메일  감사인사만 하고 다른 부탁은 하지 마라 ❖ 사과 이메일  거짓으로 쓰지 마라. 상대방에게 쓰는 것이다. 짧게 쓰라 허락 없이 참조인을 덧붙이지 않는다. 이메일로 사과하는 것이 최선인지 생각 한다. -. 메일을 전달할때 그냥 전달만 하는 것이 아니라 본인의 의견을 적어서 보내주어야 한다. 전달받은 사람이 왜 메일을 전달을 통해서 받게 되었는지? 또, 왜 나에게 전달하는지 등을 명시해야 한다. 즉, 받는 사람에게 전달하는 자신의 의견을 정확하게 전달해야 한다.

자료출처:”비즈니스는 메일로 완성된다” 중에서…