OWA Quick Guide 2016. 09

Agenda Ⅰ OWA 및 로그인 Ⅱ 메일 Ⅲ 일정 IV 연락처 Ⅴ 작업 Ⅵ 옵션

1. OWA 및 로그인 ○ OWA란 MS사에서 기본으로 제공하는 서비스로 PC에 아웃룩을 설치 하지 않고도 메일 수 발신, 일정관리, 작업관리 등 아웃룩 기능 과 동일 수준의 기능을 사용할 수 있습니다. 또한 이글오피스 정기 점검 또는 장애 시 OWA를 통하여 메일 확인 및 발신이 가능합니다 ○ OWA 접속 주소 : http://owa.hanwha.com (사용자 이름 , 암호는 이글오피스와 동일) 사용 방법 아래 2가지 방법으로 로그인 가능 방법1) [공개 또는 공유 컴퓨터입니다] : 공용PC를 사용하는 경우 선택 할 수 있으며, 자동로그오프 시간은 30분임. 방법2) [개인 컴퓨터 입니다] : 개인PC를 사용하는 경우 선택할 수 있으며, 자동로그오프 시간은 8시간이며, 한번 로그인 한 사용자이름은 저장되어 재입력필요 없음 ※ PC나 인터넷 환경이 좋지 않은 경우, [Outlook Web App Light 사용] 으로 접속하면 축소된 기능의 빠른 OWA를 사용할 수 있습니다. ① ② ③

1. OWA 및 로그인 사용 방법 ① ○ OWA를 로그인하면 OWA 메일 화면이 기본으로 열리도록 되어 있습니다. 다른 메뉴로 이동을 원한다면 좌측 하단의 ‘일정’ 또는 ‘연락처’ 메뉴를 클릭하여 이동할 수 있습니다 사용 방법 ① 1. 나의 상태 표시( ) : 나의 현재 상태를 표시 해주며, 이름을 클릭 하여 상태 변경을 할 수 있습니다. (※ 상태변경 시, 메신저 상태도 동시 적용) 사람찾기 기능 : 조직도를 열어서 이름을 검색하거나, 이름을 입력하여 사람 찾기를 할 수 있습니다. 검색된 사용자에게 메일을 보내거나, 채팅을 할 수 있습니다. 3. 알림기능 : 새로운 메일, 대화 또는 알림 설정되어 있는 일정을 숫자 아이콘으로 표시 해줍니다. 4. 옵션 설정 : 자동회신 설정 등 여러 가지 옵션을 설정할 수 있습니다.

기존 지정한 수신자의 경우, 수신자 이름이 자동표시 2. 메일 ○ 메일 작성 또는 모임요청 메일을 작성할 수 있으며, 모임요청 메일 작성 방법은 ‘3. 일정(도우미) 8page’ 를 참고하시기 바랍니다 ○ 메일 작성은 아래와 같이 받는 사람(참조) , 제목 본문 입력 후 상단의 옵션을 선택하여 발송할 수 있습니다. 사용 방법 ① [새로 만들기] : 메일 또는 모임 요청메일을 선택하여 작성할 수 있으며, 아웃룩 또는 OWA에서 메일 수신자로 한번 지정된 수신자 는 아래 이름이 자동 표시되어 손쉽게 선택 2. [삭제] : 삭제는 지운 편지함으로 이동하는 기능이고, 대화무시를 눌러 삭제된 메일은 앞으 로도 해당자의 메일을 수신할 수 없도록 하는 기능. 대화무시 된 메일은 지운 편지함에서 삭제 전까지 대화무시해제를 할 수 있음 3. [이동] : 메일을 지정한 폴더로 이동 또는 삭제 처리 4. [필터] : 현재 폴더에서 ‘읽지않음’ , ‘보낸사람’ 등의 조건의 메일만 선택하여 조회하는 기능 5. [보기] 대화로 묶기 : 제목이 같은 메일을 하나의 항목으로 묶어서 보는 방법 (메일제목 앞에 “▷” 펼치기로 클릭하면 동일제목의 수 발신 메일을 확인할 수 있음) ) 기존 지정한 수신자의 경우, 수신자 이름이 자동표시

3. 일정 ○ 일정을 이용해 개인의 스케줄을 관리할 수 있으며, 이글오피스/Outlook/모바일 기기와 연동해서 사용할 수 있습니다. ○ 개인의 일정은 물론 다른 사람의 일정이나 회의실 일정을 공유할 수 있습니다. (단, 이글오피스의 부서/회사/동호회일정은 등록 및 조회를 할 수 없습니다) ① ② 사용 방법 1. 표시 방법 변경 : 달력을 일/작업 주/주/월 별로 표시 방법을 변경하여 조회할 수 있습니다. ※ 작업 주의 요일은 옵션에서 설정 가능 (기본 설정 : 월~금) 2. 일정 공유하기 일정추가 : 사용자를 찾아 타인의 일정을 추가하고, 좌측 사용자 일정에 체크 하면 조회가 가능합니다. 이 일정을 공유 : 자신의 일정을 다른 사람에게 공유하는 기능입니다. 일정 초대는 메일로 전송이 됩니다. (8page참조) 공유권한 변경 : 내 일정을 공유 받고 있는 사람의 권한을 변경, 삭제하는 기능입니다.

3. 일정(도우미) ○ 모임을 만들 때, 일정 도우미 기능을 이용하여 참석자와 회의실 일정을 확인해 적절한 시간과 장소에 약속을 생성할 수 있습니다. 이 기능은 Outlook에서도 동일한 기능을 가지고 있지만 이글오피스에서는 제공되지 않습니다. ① 사용 방법 ② 일정>[새로 만들기]에서 약속을 등록하기 전에 [일정 도우미] 탭을 클릭합니다. 시작시간과 종료시간을 설정하고, 참석자를 선택하면 자신을 포함한 참석자들의 일정이 나오게 됩니다. 장소 선택 후 오른쪽 하단에 이 장소에서 사용할 수 있는 시간이 나오고 적절한 시간에 맞춰 일정을 조절합니다. 다시 [일정] 탭으로 넘어가면 [일정 도우미] 에서 설정했던 사항들이 자동으로 기재되고 필요한 부분을 입력해 모임 요청을 합니다. ※ 회의실 등록은 관리자에게 문의. ③

공유한 일정은 한 번에 5개까지만 조회 가능합니다. 3. 일정(공유) ○ 사용자끼리의 일정을 자세하게 조회하려면 일정 공유를 이용해서 확인할 수 있습니다. ○ 상대방과 일정을 공유하려면 권한을 주거나 요청해야 합니다. ① ② 사용 방법 [공유]>이 일정 공유를 클릭하면 메일 작성 창과 함께 일정 정보에 대해 어떤 권한(ex.약속 있음/없음 등)을 줄 것인지 선택하고, 상대방의 일정을 조회할 수 있는 권한도 요청할 수 있습니다. 수신된 메일을 확인하면 [내 일정 공유]를 눌러 상대방이 요청한 내 일정을 공유할 수 있고, [이 일정 추가]를 하게 되면 상대방이 공유한 일정을 내 달력에서 확인할 수 있습니다. 전송 추가 공유한 일정은 한 번에 5개까지만 조회 가능합니다.

4. 연락처 ○ 개인의 연락처를 관리할 수 있으며, MS Outlook 및 스마트 모바일 기기와 연동해서 사용할 수 있습니다. ① 사용 방법 [연락처 자동 완성]이란 주소록 외에 외부사람과 메일을 주고 받았을 때에 자동적으로 추가되는 기능이며, 추가적으로 전화번호 및 주소 등의 연락처를 저장할 수 있습니다. 연락처 내 그룹을 생성하려면 그룹 이름을 입력한 후에 [평일(월요일 – 금요일)] 을 눌러 그룹에 추가할 사람을 찾아 [그룹에 추가] 버튼을 클릭한 후에 [저장 후 닫기] 합니다. 지정한 그룹은 아웃룩과 OWA에서 만 보이며, 이글오피스 주소록 목록 에서는 지원되지 않습니다 생성된 그룹에서 우클릭을 하면 그룹 대상으로 메일 및 일정요청을 할수 있습니다. ② ③

5. 작업 ○ 자신이 해야 할 업무를 등록하고 관리할 수 있습니다. 메일을 플래그( ) 지정하거나, 등록한 작업항목을 모두 조회 가능 합니다. 사용 방법 ① 작업 등록 [새로 만들기]>작업 에서 제목, 날짜 등 사항을 입력하거나 [작업] 페이지 에서 제목과 기한만 입력하여 간단 하게 작업을 생성할 수 있습니다. 지연이 된 작업은 빨간 글씨로 나타나고, 완료된 작업은 줄이 그어지고 오른쪽에 깃발 아이콘이 아닌 체크 표시로 바뀝니다. 작업이 완료되었다면 깃발 아이콘을 눌러 완료된 작업으로 표시할 수 있습니다. ※ [참조] 공용폴더란? 공용 폴더는 OWA를 같이 사용하는 사람들 끼리 공용으로 폴더를 생성하고 글을 등록할 수 있는 기능. 단, 공용 폴더생성은 시스템관리자에게 있음 <메일목록 플래그 지정 화면> <작업 등록 화면> ② 작업 조회

6. 옵션(계정) ○ OWA 화면의 우측 상단에 [옵션]>모든 옵션보기를 선택해 계정, 메일, 그룹 등 다양한 옵션을 설정할 수 있습니다. ○ 계정 탭에서는 자신의 정보를 조회하거나 편집합니다. 사용 방법 내 정보의 ‘연락처 위치’ 및 ‘연락처 정보’를 수정할 수 있습니다. ※ OWA 수정된 정보는 이글오피스와 별개로 연동되지 않습니다.

6. 옵션(전자 메일 구성-받은 편지함 규칙) 사용 방법 ① ② ③ ○ 받은 편지함 규칙을 이용하여 메일을 간편하게 분류하고 관리합니다. 사용 방법 ① [새로 만들기]로 새로운 규칙을 생성 합니다. 조건과 작업을 선택, 입력합니다. [기타 옵션]을 눌러 추가적인 설정이 가능합니다. 설정한 규칙을 사용하지 않으려면, 규칙명 앞의 체크박스를 클릭하여 해제합니다. ※ 이글오피스와 OWA에서 설정하는 규칙의 조건은 일부 다르지만, 생성된 규칙은 이글오피스/ 아웃룩에서도 동일 하게 적용 됩니다. ② ③

6. 옵션(전자 메일 구성-자동 회신&배달 보고서) ○ 부재 중이나 휴가 등으로 메일을 바로 확인하기 어려운 경우 자동 회신 메일을 설정해둡니다. ○ 메일의 송수신 배달 정보를 간단하게 조회하기 위해 배달 보고서를 사용할 수 있습니다 ① 자동 회신 ② 배달 보고서 사용 방법 1. 자동회신 : 부재 기간을 설정하고 조직 내 또는 외부에 회신할 내용을 입력하여 설정할수 있습니다 2. 배달 보고서 : 단어를 입력하고 검색 버튼을 누르면 하단에 결과가 나타나고 주고받은 메일 들의 배달 정보(보낸 시간)를 확인할 수 있습니다. ※ 배달 보고서는 OWA에서만 제공되는 기능입니다.

6. 옵션(그룹) ○ 현재 자신이 소속된 그룹 정보를 확인하거나 탈퇴 혹은 신규 그룹에 가입하기 위한 옵션이며, 가입/탈퇴 권한은 관리자만 설정이 가능합니다.

6. 옵션(설정-메일) 사용 방법 ① ④ ⑤ ② ⑥ 대화 트리 ③ 1. 전자 메일 서명 : 서명으로 등록할 내용을 입력하고 저장하면 설정됩니다. ※ OWA 수정된 정보는 이글오피스/아웃룩과는 별개로 연동 되지 않습니다. 2. 메시지 형식 : 숨은 참조나 보낸 사람을 항상 표시할 수 있도록 설정하고, 메일 작성 시 적용되는 기본 글꼴을 설정할 수 있습니다. 3. 메시지 옵션 : 알림 표시 기능 외 메일의 옵션을 설정합니다. 4. 읽음 확인 : 상대방이 읽음 확인 요청을 보냈을 때에 대한 응답 방법을 선택할 수 있습니다. 5. 읽기 창 : 선택된 옵션인 상태로 메일을 확인하게 되면 사용자 임의로 [읽은 상태로 표시]를 하지 않은 이상은 확인을 해도 읽지 않은 상태로 표시됩니다. 6. 대화 : 대화 보기 방식에 대한 옵션을 설정합니다 ※ 위 모든 기능들은 OWA에서만 지원되는 기능입니다 ⑤ ② ⑥ 대화 트리 ③

6. 옵션(설정-맞춤법 검사&일정) 사용 방법 ① ② 맞춤법 검사 : 맞춤법 검사 옵션에서 언어를 선택하고 항상 맞춤법 검사 실행으로 설정 후 메일 전송을 하게 될 경우 맞춤법과 맞지 않은 내용에 빨간 밑줄이 그어지게 되며 수정해서 다시 전송할 수 있습 니다. 2. 일정 (1) 모양 : 일정에 보이는 ‘작업 주 보기’ 를 클릭했을 때 나 달력에 표시할 요일과 시간설정을 할 수 있습니다 (2) 미리 알림 : 일정의 미리 알림의 여부나 알림 받을 기본 시간을 설정합니다. (3) 자동 처리 : 모임 요청의 알림이나 응답하고 난 후 자동으로 처리하는 방법을 설정합니다. ※ 문자 메시지 알림 서비스는 제공되지 않습니다. ②

6. 옵션(설정-일반&보낸 편지함&국가별) 사용 방법 ③ ① ② ④ 1. 일반 – 전자 메일 이름 확인 : [전체 주소 목록]을 선택하는 경우엔 메시지를 작성할 때 받는 사람의 이름 확인을 하게 되면 동명이인들의 전체 목록이 나타나지만 [연락처]로 설정하게 되면 동명이인이 많아도 연락처에 등록되어 있는 사람만 확인됩니다. 2. 일반 – 내게 필요한 옵션 : 이 옵션을 설정하고 재로그인을 하게 되면 light 버전으로 접속됩니다. 3. 보낸 편지함 : 보낸 사람을 타인으로 지정하여 보낼 경우, 해당 메시지를 어느 사서함에 복사할 것인가에 대한 옵션입니다. 단, 설정권한은 관리자에게만 있음 4. 국가별 : 언어, 날짜 및 시간 등을 사용자 형식에 맞게 설정합니다. ※ 위 모든 기능들은 OWA에서만 동작되는 기능임. ① ② ④

6. 옵션(전화&차단 또는 허용) 사용 방법 휴대폰 : OWA와 연동된 스마트 기기를 관리하는 옵션으로, 연동된 기기를 삭제( )하거나 기기의 정보를 지울수 있습니다. ※ 주의: [장치 데이터 지움]을 실행 했을 경우엔 휴대폰 ‘자체의 공장 초기화’가 진행 되오니 분실 혹은 미사용 기기의 경우만 실행하여 주시기 바랍니다. 2. 차단 또는 허용 : 특정인이 보낸 메일에 대하여 정크 메일로 분류 및 해제설정을 할 수 있습니다. ※ OWA 설정된 정보는 이글오피스 / 아웃룩과는 별개로 연동 되지 않습니다.